Privacy

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: oktober 2026

Dit privacybeleid is voor iedereen die zich registreert voor of deelneemt aan een evenement dat via Quick Event wordt georganiseerd: evenementpagina's, inschrijving, tickets en wallet-passen, evenement-e-mails, de evenement-app en check-in.

Bent u een evenementorganisator met een Quick Event-account, of bezoekt u onze website quick-event.com? Dan is ons privacybeleid voor organisatoren en websitebezoekers van toepassing.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

De organisator van het evenement beslist welke gegevens worden verzameld wanneer u zich registreert en waarvoor deze worden gebruikt. De organisator is daarom de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van Art. 4(7) AVG. U vindt de naam van de organisator — en, indien zij deze verstrekken, hun eigen privacybeleid en impressum — in de footer van de evenementpagina.

Wij, ThePlus UG (haftungsbeschränkt), bieden Quick Event aan als het technische platform. Wij verwerken uw gegevens uitsluitend namens en in opdracht van de organisator, als verwerker conform Art. 28 AVG. Er is een verwerkersovereenkomst van kracht tussen de organisator en ons. Wij gebruiken deelnemersgegevens niet voor onze eigen doeleinden, verkopen deze niet en combineren deze niet over verschillende evenementen heen.

Verzoeken om inzage, rectificatie of verwijdering dient u te richten aan de organisator. Als u in plaats daarvan contact met ons opneemt, sturen wij uw verzoek onverwijld door naar de organisator.

Quick Event — een merk van ThePlus UG (haftungsbeschränkt)
Hüchtingstraße 5
28816 Stuhr
Duitsland
E-mail: info@quick-event.com

2. Welke gegevens worden verwerkt en waarom

Welke velden worden gevraagd, wordt door de organisator bepaald. Afhankelijk van het evenement kan dit omvatten:

Stamgegevens: naam, aanhef, titel
Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, postadres
Organisatiegegevens: bedrijf, functie
Boekings- en ticketgegevens: tickettypes, gekozen opties (bijvoorbeeld workshops, maaltijden, accommodatie), prijzen, facturen
Aanwezigheidsgegevens: check-in en check-out bij de ingang en bij individuele sessies
Communicatiegegevens: of een evenement-e-mail is afgeleverd of geweigerd
Verdere informatie die de organisator vraagt in het inschrijfformulier

Betalingsgegevens zoals kaart- of bankgegevens worden rechtstreeks ingevoerd bij de betalingsprovider Stripe. Wij ontvangen of bewaren deze niet.

De gegevens worden gebruikt om uw inschrijving en tickets te verwerken, uitnodigingen te beheren, u informatie over het evenement te sturen, voor toegang inclusief naambadges, en voor de evaluatie van het evenement door de organisator. De wettelijke basis wordt bepaald door de organisator — meestal Art. 6(1)(b) AVG (uw deelname), Art. 6(1)(a) AVG wanneer de organisator om uw toestemming vraagt, en Art. 6(1)(f) AVG.

3. Waar uw gegevens worden bewaard

Quick Event draait op servers van Hetzner Online GmbH in Duitsland. Het live systeem bevindt zich in het datacenter van Neurenberg, back-ups bevinden zich in het datacenter van Falkenstein. De database en de opslag voor geüploade bestanden worden door ons beheerd op deze infrastructuur.

Versleuteling: alle verbindingen lopen via TLS; opslagmedia en back-ups zijn versleuteld.
Scheiding: elk record behoort tot precies één evenement, en elke query is beperkt tot dat evenement. Alleen de organisator van dat evenement en de personen die zij daarvoor hebben uitgenodigd, hebben er toegang toe.
Back-ups: continu, minimaal 30 dagen bewaard.
Serverlogs: wanneer u een pagina opent, registreert de server het IP-adres, de tijd, de opgevraagde pagina, de browser en het besturingssysteem. Dit is noodzakelijk om de pagina te leveren en om fouten en aanvallen te detecteren (Art. 6(1)(f) AVG). Logboekvermeldingen worden na 30 dagen verwijderd.

4. Dienstverleners

Wij maken gebruik van de volgende dienstverleners als subverwerkers. Elk van hen is gebonden aan een gegevensverwerkingsovereenkomst conform Art. 28 AVG. Voor elk vermelden wij de contractpartij met haar statutaire zetel en, afzonderlijk, waar de gegevens worden verwerkt – deze twee zijn niet altijd hetzelfde.

Hetzner Online GmbH — hosting, database, bestandsopslag

Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Duitsland. Verwerking: datacenters in Neurenberg en Falkenstein, Duitsland.

Twilio Ireland Limited (SendGrid) — event-e-mails

3 Dublin Landings, North Wall Quay, Dublin 1, D01 C4E0, Ierland. Verwerking: EU-datacenters (SendGrid EU Data Residency). Gebruikt voor bevestigingen, tickets en uitnodigingen. Open- en kliktracking is uitgeschakeld: onze e-mails bevatten geen trackingpixels en links worden niet herschreven.

Stripe Payments Europe, Limited — betalingen

1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin 2, D02 H210, Ierland. Verwerking: EU/EER. Alleen voor betaalde tickets; u voert uw betalingsgegevens rechtstreeks bij Stripe in.

PostHog, Inc. (PostHog Cloud EU) — foutmonitoring en gebruiksanalyses

San Francisco, Californië, VS. Verwerking: uitsluitend op de EU-instantie. Om technische storingen te detecteren, registreren wij paginaweergaven en foutmeldingen. Op evenementpagina's en in de event-app wordt hiervoor niets in uw browser opgeslagen: bezoeken worden geteld met behulp van een server-side hash die dagelijks verandert. Gegevens worden via ons eigen domein verzonden. Er is geen sessieopname, en klikken en invoer worden niet automatisch vastgelegd.

Google Ireland Limited (Gemini API) — AI-functies, alleen als de organisator deze gebruikt

Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland. Verwerking: EU. Alleen als de organisator de AI-assistent van de event-app inschakelt: wanneer u er iets aan vraagt, worden uw bericht en de evenementinformatie die nodig is om het te beantwoorden — agenda, sprekers, exposanten, uw eigen agenda en profiel, en deelnemersprofielen die voor u zichtbaar zijn — verwerkt door Gemini. Als de organisator deze functie niet gebruikt, bereiken geen deelnemersgegevens een AI-dienst.

Geen enkele andere dienstverlener ontvangt deelnemersgegevens. Deze lijst is identiek aan Bijlage 2 van onze gegevensverwerkingsovereenkomst (zie sectie 9). Wij kondigen elke wijziging hiervan van tevoren aan.

5. Cookies en tracking op evenementpagina's

Evenementpagina's en de evenement-app slaan niets op in uw browser waarvoor uw toestemming vereist is. Wat ze opslaan is technisch noodzakelijk: uw taal, uw aanmelding bij de evenement-app, uw cookiekeuze wanneer een banner wordt getoond, en uw beslissing om ingesloten inhoud te laden.

Quick Event gebruikt geen eigen advertentie- of analysetags op evenementpagina's en in de evenement-app.

Om organisatoren te laten zien hoeveel mensen een bezoek brengen en zich registreren, tellen wij zelf ook de bezoeken aan de evenementpagina en de registratie: één keer per dag en per apparaat, met behulp van een hash die dagelijks verandert. Uw IP-adres wordt niet opgeslagen, er wordt geen cookie geplaatst en de geschatte stad wordt op onze eigen server bepaald, zonder een verzoek aan een derde partij.

De eigen tracking van de organisator: organisatoren kunnen hun eigen analyse- en advertentieaccounts koppelen (Google Analytics 4, Google Ads, Meta, Microsoft Advertising). Pas dan toont de evenementpagina een cookiebanner, en hiervan wordt niets geladen voordat u akkoord gaat (Art. 6(1)(a) AVG samen met § 25(1) TDDDG). Voor Google Analytics 4, Google Ads en Meta worden registraties en ticketaankopen server-side doorgestuurd via onze eigen tagging-server in Duitsland; Microsoft Advertising laadt in de browser na toestemming. De organisator is verantwoordelijk voor deze tracking. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken in de cookie-instellingen met werking voor de toekomst.
Ingesloten inhoud: als de organisator een video insluit (YouTube, Vimeo), wordt deze pas geladen wanneer u erop klikt. Pas dan ontvangt de provider uw IP-adres en technische browsergegevens. Uw keuze wordt op dit apparaat onthouden. Kaarten worden geleverd vanaf onze eigen servers (kaartgegevens © OpenStreetMap-bijdragers, via OpenFreeMap), zodat geen derde partij uw gegevens ontvangt; Google Maps wordt alleen geopend als u op de routeknop tikt.
Pushmeldingen: als u meldingen toestaat in de evenement-app, worden deze geleverd door de pushservice van uw browser (bijvoorbeeld Google, Apple of Mozilla, afhankelijk van uw apparaat). De inhoud is end-to-end versleuteld; de pushservice ziet alleen dat een bericht wordt afgeleverd. U kunt meldingen op elk moment uitschakelen.

De aanbieders van deze tools kunnen ook gegevens verwerken in de VS. Dergelijke doorgiften zijn gebaseerd op het adequaatheidsbesluit voor het EU-VS Data Privacy Framework (Art. 45 AVG).

6. Doorgiften buiten de EU

Het platform zelf — hosting, database, bestandsopslag, e-mailverzending, betalingen en foutmonitoring — draait volledig binnen de EU, en de gegevens van het platform worden in Duitsland bewaard. De contractpartij van PostHog is gevestigd in de VS, terwijl de verwerking plaatsvindt op de EU-instantie; hiervoor zijn standaard contractuele clausules conform Art. 46(2)(c) AVG van kracht. Daarnaast verlaten gegevens de EU alleen via de tracking van de organisator na uw toestemming, via ingesloten inhoud die u kiest te laden, en via pushmeldingen die u inschakelt.

Evenementen zonder dienstverleners met een Amerikaans moederbedrijf

Op verzoek van de organisator organiseren wij een evenement volledig zonder dienstverleners met een Amerikaans moederbedrijf. Alleen Hetzner in Duitsland verwerkt dan de gegevens: er is geen online betaling, geen e-mail (u slaat uw ticket op de bevestigingspagina op en meldt u aan bij de evenement-app met uw persoonlijke link), geen foutmonitoring, geen AI-functies, geen tracking door de organisator, en ingesloten video's en kaarten verschijnen alleen als links. Pushmeldingen blijven beschikbaar als u deze zelf inschakelt; de inhoud ervan is end-to-end versleuteld. Wij bevestigen dit alles aan de organisator in de gegevensverwerkingsovereenkomst.

7. Hoe lang uw gegevens worden bewaard

Hoe lang deelnemersgegevens worden bewaard, wordt bepaald door de organisator. Wanneer ons contract met de organisator eindigt, dragen wij alle gegevens over aan de organisator en verwijderen deze vervolgens aantoonbaar, tenzij wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn. Back-ups worden in hun normale cyclus overschreven. Serverlogs worden na 30 dagen verwijderd.

8. Uw rechten

U hebt het recht op inzage (Art. 15 AVG), rectificatie (Art. 16), verwijdering (Art. 17), beperking van de verwerking (Art. 18), gegevensoverdraagbaarheid (Art. 20) en bezwaar (Art. 21). Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze te allen tijde met toekomstige ingang intrekken. Gelieve deze verzoeken te richten aan de organisator van het evenement; wij ondersteunen de organisator bij het beantwoorden ervan.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (Art. 77 AVG), met name in het land van uw gewone verblijfplaats of werkplek. De voor ons bevoegde autoriteit is de Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, lfd.niedersachsen.de.

9. Voor organisatoren: verwerkersovereenkomst

Als u uw evenementen via Quick Event organiseert, bent u de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw deelnemers en zijn wij uw verwerker. De verwerkersovereenkomst en de bijlagen zijn klaar om te ondertekenen:

Voeg uw gegevens toe, onderteken en stuur de overeenkomst naar info@quick-event.com; u ontvangt dan een medeondertekend exemplaar.