O Quick Event combina gerenciamento de contatos e campanhas de e-mail em um único sistema. Em vez de manter listas de contatos em uma ferramenta e enviar convites em outra, ambas as áreas funcionam perfeitamente juntas — da importação e segmentação de CSV ao envio para dezenas de milhares de destinatários. Cada contato passa por um fluxo de trabalho de status transparente e cada campanha se beneficia da personalização precisa para o idioma alemão.
Visão geral
O módulo de contatos no Quick Event não é um catálogo de endereços isolado. É um CRM autônomo para os seus eventos, diretamente vinculado ao marketing por e-mail. O senhor/a senhora importa a sua lista de convidados, segmenta por quaisquer critérios, cria uma campanha e envia e-mails — tudo dentro da mesma interface.
O fluxo de trabalho básico é o seguinte: Importar contatos (CSV ou manualmente), segmentá-los (por status, empresa, tags ou quaisquer campos), criar uma campanha (escolher um modelo, personalizá-lo, pré-visualizá-lo) e enviá-la. O status de cada contato é atualizado automaticamente — de "Criado" para "Entregue" e "Clicado" até "Registrado" assim que o contato se registra via formulário de inscrição.
Importação de Contatos
A maneira mais rápida de inserir contatos no Quick Event é via importação de CSV. Arraste o seu arquivo para a área de upload ou selecione-o — o Quick Event detecta automaticamente as colunas e sugere um mapeamento para os campos padrão (Nome, Sobrenome, E-mail, Empresa, Cargo, Saudação, Título). O senhor/a senhora pode personalizar o mapeamento antes de importar e adicionar colunas adicionais como campos personalizados.
A importação em si é rápida: 1.000 contatos em 10–15 segundos. Durante a importação, o Quick Event verifica duplicatas. Esta detecção usa correspondência aproximada no endereço de e-mail, então erros de digitação óbvios e variações são identificados. Se uma correspondência for encontrada, o contato existente é atualizado em vez de ser criado duas vezes. O senhor/a senhora pode ver os resultados imediatamente após a importação: quantos contatos foram criados, quantos foram atualizados e quantos foram ignorados.
Além da importação em massa, o senhor/a senhora também pode adicionar contatos individualmente — por exemplo, se o senhor/a senhora quiser adicionar rapidamente alguém à lista de convidados durante uma ligação telefônica. Todos os contatos aparecem imediatamente na lista de contatos e estão disponíveis para campanhas.
Fluxo de trabalho de status
Cada contato no Quick Event passa por um fluxo de trabalho de status de sete etapas que mapeia todo o processo de registro e acompanhamento. O status é atualizado automaticamente com eventos relevantes — o senhor/a senhora não precisa manter nada manualmente.
As sete etapas em detalhe:
Criado — O contato foi criado (via importação ou manualmente), mas ainda não foi contatado. Pendente — Um e-mail foi enfileirado e está sendo enviado. Entregue — O e-mail foi entregue com sucesso. Clicado — O destinatário clicou em um link no e-mail. Iniciado — O destinatário abriu o formulário de inscrição, mas ainda não o concluiu. Registrado — O destinatário se registrou com sucesso e agora está listado como participante. Rejeitado — O contato foi marcado manualmente como "rejeitado" ou explicitamente cancelou a inscrição.
Este rastreamento permite campanhas de acompanhamento direcionadas. Por exemplo, o senhor/a senhora pode enviar um lembrete apenas para contatos cujo status é "Entregue" ou "Clicado" — ou seja, pessoas que receberam um e-mail, mas ainda não responderam. Isso evita contatos duplicados desnecessários e aumenta a chance de registro.
Segmentação
A segmentação no Quick Event funciona via filtros combináveis — o mesmo princípio do gerenciamento de participantes. O senhor/a senhora pode filtrar contatos por status, empresa, cargo, saudação, campos personalizados importados ou quaisquer outros dados registrados. Os filtros podem ser combinados livremente, permitindo que o senhor/a senhora defina até mesmo grupos-alvo restritos: "Todos os contatos com status 'Entregue', 'Empresa' inclui 'Consultoria', 'Cargo' inclui 'Gerente'."
Salve segmentos frequentemente usados como um conjunto de filtros e reaplique-os com um único clique. Os filtros salvos estão disponíveis para todos os membros da equipe e são atualizados dinamicamente — novos contatos que atendem aos critérios aparecem automaticamente no segmento.
O senhor/a senhora pode realizar operações em massa em listas de contatos filtradas: alterar o status, atribuí-los a uma campanha, exportá-los como um arquivo CSV ou excluí-los. Isso economiza um tempo considerável ao lidar com grandes listas de convidados contendo centenas ou milhares de contatos.
Criar campanhas
Uma campanha de e-mail no Quick Event começa com a seleção ou criação de um modelo. O editor de e-mail oferece seções estruturadas para a linha de assunto, saudação, corpo, chamada para ação e rodapé. O senhor/a senhora trabalha diretamente dentro do modelo e vê imediatamente como o e-mail ficará.
Personalização vai além de simples placeholders. O Quick Event gera automaticamente saudações alemãs corretas — "Sehr geehrte Frau Dr. Müller" ou "Lieber Herr Professor Schmidt" — com base no gênero, título e sobrenome do contato. Isso também funciona para convenções austríacas e suíças. Além da saudação, placeholders estão disponíveis para nome, sobrenome, empresa, cargo e todos os dados específicos do evento (data, local, designação do contingente).
Para equipes que precisam de e-mails profissionais rapidamente, o Quick Event oferece conteúdo gerado por IA. Descreva o propósito do e-mail em poucas palavras — "Lembrete da gala da próxima semana, formal" — e a IA criará um rascunho completo que o senhor/a senhora pode personalizar.
Antes de enviar, revise o e-mail na visualização de prévia e, opcionalmente, envie um e-mail de teste para si mesmo. Isso permite que o senhor/a senhora teste a personalização, o layout e os links em diferentes dispositivos antes que a campanha seja enviada a todos os destinatários.
Envio
O envio de e-mails no Quick Event é baseado na infraestrutura SendGrid , a mesma utilizada por empresas como Uber, Spotify e Airbnb. Todos os planos incluem envio ilimitado de e-mails sem custo adicional por mensagem.
O status de cada contato é atualizado automaticamente durante o processo de envio.
GDPR e Cancelamento de Inscrição
Cada e-mail contém automaticamente um link para cancelar a inscrição, excluindo imediatamente o contato de campanhas futuras. Todos os dados são processados em data centers europeus.