A gestão de participantes é a essência de qualquer evento. O Quick Event reúne todas as inscrições confirmadas, dados de reservas e status de check-in em um só lugar — com busca de texto completo, filtros avançados e sincronização em tempo real. Sem necessidade de exportar para o Excel, sem interrupções nos dados.
Visão Geral
O Quick Event distingue entre duas áreas principais: Contatos e Participantes . Contatos são convidados em potencial que o senhor/a senhora deseja convidar para o seu evento — eles passam por um fluxo de trabalho de status em várias etapas, de 'Criado' a 'Convidado' a 'Inscrito'. Participantes, por outro lado, são pessoas que concluíram com sucesso o processo de inscrição e têm uma reserva confirmada.
Assim que alguém se inscreve através do formulário de inscrição , um perfil de participante é criado automaticamente. Este perfil contém todos os campos do formulário preenchidos, informações da reserva ( contingente selecionado, status do pagamento) e o status do check-in. Se a pessoa foi previamente salva como contato, o status do contato é atualizado para 'Inscrito'.
Pesquisa e filtragem
Em vez de exportar dados de participantes para o Excel e filtrá-los tediosamente lá, o Quick Event oferece todas as funções de pesquisa e filtro diretamente no aplicativo. Isso economiza tempo e evita dados desatualizados.
Pesquisa de texto completo
A barra de pesquisa busca automaticamente em todos os campos do participante — nome, e-mail, empresa, número da reserva e quaisquer campos personalizados. Os resultados aparecem em menos de um segundo, mesmo com milhares de participantes. O senhor/a senhora não precisa saber em qual campo um termo está: basta inserir o termo de pesquisa, e o Quick Event encontrará as entradas correspondentes.
Filtros Avançados
Além da pesquisa de texto livre, o senhor/a senhora pode combinar qualquer número de filtros. Filtre por status de check-in, contingente, status de pagamento, data de inscrição ou qualquer campo personalizado. Os filtros podem ser combinados sem restrição, permitindo consultas complexas — por exemplo, 'todos os participantes da empresa X que reservaram o contingente VIP e ainda não fizeram o check-in'.
Conjuntos de filtros salvos
Combinações de filtros frequentemente usadas podem ser salvas como um conjunto de filtros e reaplicadas com um único clique. Isso é especialmente útil para tarefas recorrentes, como 'Todos os convidados VIP que não fizeram check-in' ou 'Participantes sem pagamento'. Os filtros salvos estão disponíveis para todos os membros da equipe.
Dados e perfis dos participantes
Cada participante possui um perfil completo que compila todas as informações relevantes. Os dados são divididos em três seções.
Dados mestres
Os dados mestres incluem os campos principais coletados durante a inscrição: nome, sobrenome, endereço de e-mail, número de telefone e, opcionalmente, empresa, cargo, tratamento e título. Esses campos são incluídos por padrão e formam a base para comunicação, impressão de crachás e geração de PDFs.
Dados da reserva
Cada inscrição inclui informações da reserva: o contingente selecionado (tipo de ingresso), o status do pagamento e, se aplicável, o número da fatura. Reservas de grupo mostram todos os indivíduos associados à reserva. O status do pagamento é atualizado automaticamente para pagamentos Stripe.
Campos personalizados
Todos os campos que o senhor/a senhora definiu no construtor de formulários também aparecem no perfil do participante. Isso inclui campos de texto, listas suspensas, caixas de seleção, campos de data e número, bem como campos condicionais que eram visíveis apenas para certas respostas. Todos os campos personalizados são pesquisáveis e filtráveis — eles são tratados da mesma forma que os campos padrão.
Gerenciamento de Check-in
O sistema de check-in do Quick Event é baseado em código QR. Cada participante recebe um código QR individual após a inscrição — seja por e-mail, como um ingresso em PDF , ou como um cartão Apple Wallet . No dia do evento, o senhor/a senhora escaneia o código diretamente no seu navegador usando a visualização de check-in móvel, sem precisar instalar nenhum aplicativo adicional.
O check-in geralmente leva menos de dois segundos. Após escanear, o senhor/a senhora vê imediatamente o nome, o contingente reservado e se o participante já fez o check-in. Múltiplas estações de check-in podem operar simultaneamente, e os dados são sincronizados em tempo real.
O painel permite que o senhor/a senhora acompanhe o progresso do check-in ao vivo: Quantos participantes já estão no local, quantos ainda estão faltando? Relatórios de presença podem ser exportados após o evento.
Exportação e Relatórios
Embora o Quick Event permita a maioria das análises diretamente no aplicativo, o senhor/a senhora pode exportar os dados dos participantes como um arquivo CSV a qualquer momento. A exportação leva em consideração os filtros ativos — o que significa que o senhor/a senhora exporta apenas os participantes que correspondem à sua filtragem atual. A seleção de colunas pode ser personalizada para que apenas os campos relevantes apareçam no arquivo de exportação.
O painel de relatórios integrado exibe tendências de inscrição, estatísticas de check-in e taxas de conversão. Uma API REST está disponível para integração adicional, permitindo que os dados dos participantes sejam recuperados e atualizados programaticamente.