O Quick Event combina gerenciamento de contatos e campanhas de e-mail em um único sistema. Em vez de manter listas de contatos em uma ferramenta e enviar convites em outra, ambas as áreas funcionam perfeitamente juntas — da importação e segmentação de CSV ao envio para dezenas de milhares de destinatários. Cada contato passa por um fluxo de trabalho de status transparente e cada campanha se beneficia da personalização precisa para o idioma alemão.
Visão geral
O módulo de contactos no Quick Event não é um livro de endereços isolado. É um CRM autónomo para os seus eventos, diretamente ligado ao marketing por e-mail. O senhor/A senhora importa a sua lista de convidados, segmenta por quaisquer critérios, cria uma campanha e envia e-mails — tudo dentro da mesma interface.
O fluxo de trabalho básico é o seguinte: Importar contactos (CSV ou manualmente), segmentá-los (por status, empresa, tags ou quaisquer campos), criar uma campanha (escolher um modelo, personalizá-lo, pré-visualizá-lo) e enviá-la . O status de cada contacto é atualizado automaticamente — de "Criado" para "Entregue" e "Clicado" para "Registado" assim que o contacto se regista através do formulário de inscrição .
Importação de Contactos
A forma mais rápida de importar contactos para o Quick Event é através da importação de CSV. Arraste o seu ficheiro para a área de upload ou selecione-o — o Quick Event deteta automaticamente as colunas e sugere um mapeamento para os campos padrão (Nome, Apelido, E-mail, Empresa, Cargo, Saudação, Título). O senhor/A senhora pode personalizar o mapeamento antes de importar e adicionar colunas adicionais como campos personalizados.
A importação em si é rápida: **1.000 contactos em 10–15 segundos**. Durante a importação, o Quick Event verifica duplicados. Esta deteção usa **correspondência difusa** no endereço de e-mail, de modo que erros de digitação óbvios e variações são identificados. Se uma correspondência for encontrada, o contacto existente é atualizado em vez de ser criado duas vezes. O senhor/A senhora pode ver os resultados imediatamente após a importação: quantos contactos foram criados, quantos foram atualizados e quantos foram ignorados.
Além da importação em massa, o senhor/a senhora também pode adicionar contactos individualmente — por exemplo, se o senhor/a senhora quiser adicionar rapidamente alguém à lista de convidados durante uma chamada telefónica. Todos os contactos aparecem imediatamente na lista de contactos e estão disponíveis para campanhas.
Fluxo de trabalho de status
Cada contacto no Quick Event passa por um **fluxo de trabalho de status de sete etapas** que mapeia todo o processo de registo e acompanhamento. O status é atualizado automaticamente com eventos relevantes — o senhor/a senhora não precisa de manter nada manualmente.
As sete etapas em detalhe:
Criado — O contacto foi criado (via importação ou manualmente) mas ainda não foi contactado. Pendente — Um e-mail foi enfileirado e está a ser enviado. Entregue — O e-mail foi entregue com sucesso. Clicado — O destinatário clicou num link no e-mail. Iniciado — O destinatário abriu o formulário de inscrição mas ainda não o concluiu. Registado — O destinatário registou-se com sucesso e agora está listado como participante . Rejeitado — O contacto foi marcado manualmente como "rejeitado" ou explicitamente cancelou a subscrição.
Este rastreamento permite campanhas de acompanhamento direcionadas. Por exemplo, o senhor/a senhora pode enviar um lembrete apenas para contactos cujo status é "Entregue" ou "Clicado" — ou seja, pessoas que receberam um e-mail mas ainda não responderam. Isso evita contactos duplicados desnecessários e aumenta a chance de registo.
Segmentação
A segmentação no Quick Event funciona através de filtros combináveis — o mesmo princípio que na gestão de participantes . O senhor/A senhora pode filtrar contactos por status, empresa, cargo, saudação, campos personalizados importados ou quaisquer outros dados registados. Os filtros podem ser livremente combinados, permitindo que o senhor/a senhora defina até mesmo grupos-alvo restritos: "Todos os contactos com o status 'Entregue', 'Empresa' inclui 'Consultoria', 'Cargo' inclui 'Gerente'."
Guarde segmentos frequentemente usados como um **conjunto de filtros** e reaplique-os com um único clique. Os filtros guardados estão disponíveis para todos os membros da equipa e atualizam-se dinamicamente — novos contactos que satisfazem os critérios aparecem automaticamente no segmento.
O senhor/A senhora pode realizar **operações em massa** em listas de contactos filtradas: alterar o seu status, atribuí-los a uma campanha, exportá-los como um ficheiro CSV ou eliminá-los. Isso economiza um tempo considerável ao lidar com grandes listas de convidados contendo centenas ou milhares de contactos.
Criar campanhas
Uma campanha de e-mail no Quick Event começa com a seleção ou criação de um modelo. O editor de e-mail oferece seções estruturadas para a linha de assunto, saudação, corpo, chamada para ação e rodapé. O senhor/A senhora trabalha diretamente dentro do modelo e vê imediatamente como o e-mail ficará.
A personalização vai além de simples marcadores de posição. O Quick Event gera automaticamente saudações alemãs corretas — "Sehr geehrte Frau Dr. Müller" ou "Lieber Herr Professor Schmidt" — com base no género, título e apelido do contacto. Isso também funciona para convenções austríacas e suíças. Além da saudação, marcadores de posição estão disponíveis para nome, apelido, empresa, cargo e todos os dados específicos do evento (data, localização, designação do contingente).
Para equipas que precisam de e-mails profissionais rapidamente, o Quick Event oferece conteúdo gerado por IA . Descreva o propósito do e-mail em poucas palavras — "Lembrete da gala da próxima semana, formal" — e a IA criará um rascunho completo que o senhor/a senhora pode personalizar.
Antes de enviar, reveja o e-mail na visualização de pré-visualização e, opcionalmente, envie um e-mail de teste para si mesmo/a. Isso permite que o senhor/a senhora teste a personalização, o layout e os links em diferentes dispositivos antes que a campanha seja enviada a todos os destinatários.
Envio
O envio de e-mails no Quick Event é baseado na infraestrutura SendGrid , a mesma utilizada por empresas como Uber, Spotify e Airbnb. Todos os planos incluem envio ilimitado de e-mails sem custo adicional por mensagem.
O status de cada contato é atualizado automaticamente durante o processo de envio.
GDPR e Cancelamento de Inscrição
Cada e-mail contém automaticamente um link para cancelar a inscrição, excluindo imediatamente o contato de campanhas futuras. Todos os dados são processados em data centers europeus.