O gerador de formulários do Quick Event é um construtor de arrastar e soltar para os formulários de inscrição que os participantes preenchem para se inscreverem no seu evento. Em vez de um formulário fixo e único, o senhor/a senhora adiciona qualquer número de campos personalizados — texto, e-mail, listas suspensas, caixas de seleção, datas e muito mais — reordena-os arrastando e define regras "se-então" para que um campo apareça apenas quando for relevante. Cada campo é validado automaticamente, sem necessidade de escrever código. Os formulários suportam inscrições individuais e em grupo, seleção opcional de bilhetes e recolha de dados em conformidade com o RGPD, e cada submissão flui diretamente para a gestão de participantes com um e-mail de confirmação automático. O senhor/A senhora pode exigir aprovação antes que uma inscrição seja confirmada, definir limites de capacidade e exportar respostas a qualquer momento. Como formulários, bilhetes e dados de participantes partilham um único sistema, tudo o que alguém insere no momento da inscrição é imediatamente pesquisável e filtrável — sem necessidade de reintrodução de dados e sem exportações para uma folha de cálculo separada para gerir a sua lista de convidados.
Visão geral
O editor visual no Studio permite que o senhor/a senhora adicione, mova e configure campos. O senhor/A senhora sempre verá uma pré-visualização ao vivo do formulário como ele aparecerá para os seus participantes. Todas as entradas são validadas automaticamente e de forma fiável durante o registo — tanto no navegador quanto no servidor — garantindo que nenhum dado erróneo ou incompleto seja guardado.
Não há limite para o número de campos. Quer o senhor/a senhora precise de três campos padrão ou trinta campos personalizados com lógica aninhada — o gerador suporta ambos. Todos os dados do formulário fluem diretamente para o sistema de gestão de participantes e estão disponíveis lá para pesquisa, filtragem e exportação.
Tipos de campo
O gerador de formulários oferece nove tipos de campo diferentes, cada um adequado para diferentes cenários de entrada. Cada tipo de campo vem com as suas próprias regras de validação e opções de exibição.
Entrada de texto
Texto — Um campo de texto de linha única para informações curtas, como nome, empresa ou cargo. O senhor/a senhora pode definir comprimentos mínimos e máximos e definir texto de marcador de posição.
E-mail — Campo de texto com validação automática de e-mail. O formato é verificado tanto no navegador quanto no servidor. Endereços inválidos são imediatamente marcados com uma mensagem de erro.
Número — Campo de entrada numérica com valores mínimos e máximos opcionais. Adequado para informações como idade, número de pessoas ou orçamentos.
Área de texto — Campo de texto de várias linhas para entradas mais longas, como comentários, pedidos especiais ou instruções dietéticas.
Campos de seleção
Seleção — Lista suspensa para seleção individual de opções predefinidas. Ideal para campos como saudação, tamanho de T-shirt ou seleção de workshop.
Rádio — Botões de rádio onde exatamente uma opção pode ser selecionada. Todas as opções são visíveis simultaneamente, o que facilita a decisão quando há poucas escolhas.
Caixa de seleção — Caixas de seleção para seleção múltipla. Os participantes podem ativar várias opções simultaneamente — por exemplo, para áreas de interesse ou serviços adicionais.
Campos especiais
Data — Campo de data com widget de calendário. Para informações como aniversário, data de chegada ou partida. O formato é automaticamente validado.
Título — Não é um campo de entrada, mas um cabeçalho para a estruturação visual do formulário. Use campos de título para agrupar campos relacionados em seções lógicas — por exemplo, "Dados Pessoais", "Detalhes da Reserva" ou "Pedidos Especiais".
Organização por arrastar e soltar
Os campos podem ser reorganizados usando arrastar e soltar. Basta agarrar um campo pelo seu identificador e arrastá-lo para a nova posição. Os outros campos ajustar-se-ão automaticamente. Isso permite que o senhor/a senhora altere a estrutura do formulário em segundos, sem ter que excluir e recriar campos.
Quando o senhor/a senhora move um campo, verá um marcador visual indicando onde ele será inserido. Este feedback imediato torna a edição intuitiva — o senhor/a senhora manterá uma visão geral mesmo com formulários contendo muitos campos.
Lógica condicional
Campos condicionais só aparecem se certas pré-condições forem atendidas. Eles definem regras "se-então" com base nas respostas em outros campos. Isso encurta o formulário para participantes que não selecionaram certas opções e aumenta a taxa de conclusão.
Um exemplo típico: O campo "Dados da Empresa" só é exibido se o participante tiver selecionado "Empresarial" em "Tipo de Inscrição". Ou o campo "Alergias" só aparece se "Catering Necessário" estiver ativado. Múltiplas condições podem ser combinadas, permitindo que até mesmo ramificações complexas sejam implementadas.
A lógica é invisível para os participantes. Eles veem apenas os campos relevantes para a sua seleção. Isso reduz a confusão e leva a dados mais limpos.
Validação automática de entradas
O Quick Event verifica automaticamente todas as entradas dos seus participantes: os erros são exibidos imediatamente ao lado do campo relevante — por exemplo, se um campo obrigatório for deixado em branco, um endereço de e-mail for inválido ou um número estiver fora do intervalo permitido. Os participantes veem o feedback enquanto inserem as suas informações, não apenas após a submissão. Como organizador, o senhor/a senhora não precisa de configurar nada — as regras de validação são geradas automaticamente a partir da sua configuração de campo.
Otimização para dispositivos móveis
Todos os formulários são otimizados desde o início para dispositivos móveis. Os campos se ajustam automaticamente à largura da tela, os campos de entrada são grandes o suficiente para uso com telas sensíveis ao toque e as mensagens de validação são facilmente legíveis mesmo em telas pequenas.
Os campos de seleção em dispositivos móveis utilizam o menu suspenso nativo do sistema operacional, permitindo uma operação rápida e intuitiva. Os campos de data abrem o calendário nativo. O formulário carrega rapidamente e funciona de forma confiável mesmo com uma conexão móvel lenta.
Tipos de inscrição
Nem todo evento é igual. É por isso que o Quick Event suporta diferentes tipos de inscrição, que podem ser combinados dependendo do tipo de evento.
Inscrição pública
Com a inscrição pública, qualquer visitante da página do evento pode inscrever-se diretamente. A página de destino é otimizada para SEO, para que potenciais participantes também possam encontrar o evento através de motores de busca. Este modo é adequado para conferências, feiras, palestras públicas e qualquer evento que vise o alcance máximo.
Inscrição privada (apenas por convite)
Com a inscrição privada, apenas contactos convidados podem inscrever-se. O acesso é controlado através do sistema de gestão de contactos integrado: O senhor/A senhora convida pessoas por e-mail, e apenas elas recebem um link de inscrição personalizado. Este modo é ideal para eventos internos da empresa, noites de gala exclusivas ou workshops fechados.
Proteção por palavra-passe
Para eventos que se destinam a ser publicamente acessíveis, mas abertos apenas a um grupo específico de pessoas, o senhor/a senhora pode ativar a proteção por palavra-passe. Os participantes terão então de inserir uma palavra-passe antes de verem o formulário de inscrição. Isso permite que o senhor/a senhora partilhe o link, por exemplo, através de uma newsletter ou de um portal interno, garantindo simultaneamente que apenas indivíduos autorizados podem inscrever-se.
O processo de inscrição
O assistente de inscrição divide o processo de inscrição em passos claramente separados. Os participantes veem apenas a informação que é atualmente relevante — isto reduz a taxa de abandono e garante uma orientação intuitiva para o utilizador. Um indicador de progresso mostra o quão avançada está a inscrição em qualquer momento.
Passo 1: Selecione o número de pessoas
No primeiro passo, os participantes selecionam quantas pessoas desejam inscrever. Como organizador, o senhor define o número máximo de pessoas por inscrição no Studio. Se for permitida apenas uma pessoa por inscrição, este passo é automaticamente ignorado, e o participante é direcionado diretamente para a página de introdução de dados. Se o evento tiver um limite de capacidade, os lugares restantes serão exibidos.
Passo 2: Dados do participante e contingente
O formulário de inscrição é exibido individualmente para cada pessoa. Os campos são configurados utilizando o gerador de formulários descrito acima e podem incluir campos padrão (nome, e-mail, empresa), bem como quaisquer campos personalizados. Campos condicionais só aparecem se certos pré-requisitos forem cumpridos.
Se contingentes forem configurados, cada participante seleciona o seu tipo de bilhete neste passo. Todos os contingentes disponíveis são exibidos com o seu título, descrição e capacidade restante — contingentes totalmente reservados são automaticamente desativados. Para reservas de grupo, várias pessoas podem partilhar um contingente.
Todas as entradas são validadas em tempo real. Campos obrigatórios, formatos de e-mail e regras definidas pelo utilizador são verificados imediatamente, para que os erros sejam detetados à medida que são inseridos. Para vários utilizadores, o assistente guia-os através de cada formulário sequencialmente antes de prosseguir para o resumo.
Passo 3: Resumo e Conclusão
Antes de submeter, os participantes veem uma visão geral completa: os dados inseridos por todos os indivíduos e os contingentes de bilhetes selecionados. Após concordar com a política de privacidade, a reserva é concluída. O Quick Event redireciona automaticamente os participantes para a página de sucesso, onde podem descarregar os seus bilhetes em formato PDF. Simultaneamente, todos os participantes recebem um e-mail de confirmação com o seu código QR individual.
Status da reserva
Cada reserva passa por um fluxo de trabalho de status claramente definido. O status atual determina quais ações estão disponíveis e quais processos automatizados são acionados.
Pendente
Assim que um participante submete o formulário de inscrição, a reserva é criada com o status "Pendente". Uma confirmação automática de recebimento informa o participante que a sua inscrição foi recebida. Dependendo da configuração, a confirmação pode ser feita manualmente pelo organizador ou automaticamente.
Confirmado
Reservas confirmadas dão direito ao participante de comparecer e fazer o check-in. Após a confirmação, um e-mail contendo detalhes do evento, um código QR e, se aplicável, o bilhete PDF ou o passe Apple Wallet será enviado automaticamente. O participante aparecerá então na lista de participantes .
Cancelado
Reservas canceladas liberam automaticamente o espaço reservado, tornando a capacidade alocada disponível novamente. O participante recebe uma notificação de cancelamento. Os cancelamentos podem ser iniciados pelo organizador ou — se configurado — pelo próprio participante.
Confirmações automáticas
O Quick Event envia automaticamente o e-mail apropriado sempre que o status muda. Os modelos de e-mail podem ser configurados no Studio em "E-mails" e suportam marcadores de posição para dados de participantes, informações de reserva e detalhes do evento.
A configuração padrão inclui uma confirmação de pedido para novas inscrições, uma confirmação de reserva com um código QR quando o status muda para "Confirmado" e uma notificação de cancelamento. Além disso, o senhor/a senhora pode criar os seus próprios modelos de e-mail para lembretes e acompanhamentos via campanhas de e-mail .
Inscrição sem contingente
Para eventos simples sem categorias de bilhetes, o senhor/a senhora pode desativar completamente a seleção de contingente . Os participantes procederão então diretamente à entrada de dados. Esta opção é adequada para eventos onde há apenas um tipo de participação e nenhuma diferenciação por tipo de bilhete é necessária.
Exemplos de aplicação
Dependendo do tipo de evento, o senhor/a senhora precisará de campos diferentes. Aqui estão algumas configurações típicas.
Eventos Corporativos
Para eventos da empresa, além dos dados padrão, o senhor/a senhora frequentemente recolhe informações como nome da empresa, cargo, departamento, centro de custo e requisitos dietéticos. Usando lógica condicional, o senhor/a senhora pode garantir que o campo "Centro de Custo" só seja exibido se o participante tiver selecionado uma empresa específica.
Cursos de formação e seminários
Para eventos educacionais, campos como conhecimento prévio, objetivos de aprendizagem, requisitos de certificado e se os participantes trarão os seus próprios laptops são relevantes. Botões de rádio são adequados para avaliar níveis de conhecimento, enquanto caixas de seleção permitem a seleção de múltiplas áreas de interesse.
Eventos de Networking
Eventos comunitários beneficiam de campos como perfil do LinkedIn, interesses, "Estou à procura de" e "Estou a oferecer". Esta informação ajuda os participantes a encontrar parceiros de conversa adequados e dá-lhe, como organizador, informações valiosas sobre a composição da sua comunidade.
Feiras e congressos
Para grandes eventos com sistemas de reserva complexos, são utilizados campos como número do stand, interesse no produto, orçamento e reserva de slot de reunião. A lógica condicional é particularmente útil aqui: os expositores veem campos diferentes dos visitantes, e os convidados VIP recebem opções adicionais.
Integração e Exportação
Todos os dados de formulário recolhidos estão disponíveis através de vários métodos. A exportação CSV permite que o senhor/a senhora descarregue cada inscrição num formato compatível com Excel diretamente do Studio. Um endpoint público de criação de eventos já existe em POST /api/public/create-event; uma API REST de leitura completa para acesso programático a dados de formulário e integração com sistemas externos está no roteiro.
Webhooks também estão planeados e notificarão sistemas externos em tempo real sobre cada nova inscrição. Eles permitirão que o senhor/a senhora crie automaticamente leads no seu CRM, adicione participantes a listas de marketing por e-mail ou acione fluxos de trabalho internos — tudo sem esforço manual.
Os dados do formulário também fluem diretamente para o sistema de gestão de participantes do Quick Event. Lá, todos os campos definidos pelo utilizador são pesquisáveis e filtráveis, assim como os campos padrão. Um processo de exportação e importação separado não é necessário.