Le générateur de formulaires Quick Event est un constructeur par glisser-déposer pour les formulaires d'inscription que les participants remplissent pour s'inscrire à votre événement. Au lieu d'un formulaire fixe et universel, vous ajoutez autant de champs personnalisés que vous le souhaitez — texte, e-mail, listes déroulantes, cases à cocher, dates, et plus encore — les réorganisez par glisser-déposer, et définissez des règles si-alors pour qu'un champ n'apparaisse que lorsqu'il est pertinent. Chaque champ est validé automatiquement, sans avoir à écrire de code. Les formulaires prennent en charge les inscriptions individuelles et de groupe, la sélection facultative de billets et la collecte de données conforme au RGPD, et chaque soumission est directement intégrée à la gestion des participants avec un e-mail de confirmation automatique. Vous pouvez exiger une approbation avant qu'une inscription ne soit confirmée, définir des limites de capacité et exporter les réponses à tout moment. Parce que les formulaires, les billets et les données des participants partagent un seul système, tout ce que quelqu'un saisit lors de l'inscription est immédiatement consultable et filtrable — pas de ressaisie et pas d'exportations vers une feuille de calcul séparée pour gérer votre liste d'invités.
Aperçu
L'éditeur visuel dans le Studio vous permet d'ajouter, de déplacer et de configurer des champs. Vous verrez toujours un aperçu en direct du formulaire tel qu'il apparaîtra à vos participants. Toutes les entrées sont automatiquement et fiablement validées lors de l'inscription — à la fois dans le navigateur et sur le serveur — garantissant qu'aucune donnée erronée ou incomplète n'est enregistrée.
Il n'y a pas de limite au nombre de champs. Que vous ayez besoin de trois champs standard ou de trente champs personnalisés avec une logique imbriquée — le générateur prend en charge les deux. Toutes les données du formulaire sont directement intégrées au système de gestion des participants et y sont disponibles pour la recherche, le filtrage et l'exportation.
Types de champs
Le générateur de formulaires propose neuf types de champs différents, chacun adapté à différents scénarios de saisie. Chaque type de champ est livré avec ses propres règles de validation et options d'affichage.
Saisie de texte
Texte — Un champ de texte sur une seule ligne pour des informations courtes telles que le nom, l'entreprise ou le poste. Vous pouvez définir des longueurs minimales et maximales et un texte d'espace réservé.
E-mail — Champ de texte avec validation automatique de l'e-mail. Le format est vérifié à la fois dans le navigateur et sur le serveur. Les adresses invalides sont immédiatement signalées par un message d'erreur.
Nombre — Champ de saisie numérique avec valeurs minimales et maximales facultatives. Convient pour des informations telles que l'âge, le nombre de personnes ou les budgets.
Zone de texte — Champ de texte multi-lignes pour des entrées plus longues telles que des commentaires, des demandes spéciales ou des instructions diététiques.
Champs de sélection
Sélection — Liste déroulante pour une sélection individuelle parmi des options prédéfinies. Idéal pour des champs tels que la civilité, la taille de T-shirt ou la sélection d'atelier.
Radio — Boutons radio où exactement une option peut être sélectionnée. Toutes les options sont visibles simultanément, ce qui facilite la décision lorsqu'il y a peu de choix.
Case à cocher — Cases à cocher pour sélection multiple. Les participants peuvent activer plusieurs options simultanément — par exemple, pour les centres d'intérêt ou les services supplémentaires.
Champs spéciaux
Date — Champ de date avec widget calendrier. Pour des informations telles que la date de naissance, la date d'arrivée ou de départ. Le format est automatiquement validé.
Titre — Pas un champ de saisie, mais un titre pour la structuration visuelle du formulaire. Utilisez les champs de titre pour regrouper les champs liés en sections logiques — par exemple, « Données personnelles », « Détails de la réservation » ou « Demandes spéciales ».
Disposition par glisser-déposer
Les champs peuvent être réorganisés par glisser-déposer. Saisissez simplement un champ par sa poignée et faites-le glisser vers la nouvelle position. Les autres champs s'ajusteront automatiquement. Cela vous permet de modifier la structure du formulaire en quelques secondes sans avoir à supprimer et recréer des champs.
Lorsque vous déplacez un champ, vous verrez un marqueur visuel indiquant où il sera inséré. Ce retour immédiat rend l'édition intuitive — vous garderez une vue d'ensemble même avec des formulaires contenant de nombreux champs.
Logique conditionnelle
Les champs conditionnels n'apparaissent que si certaines conditions préalables sont remplies. Ils définissent des règles si-alors basées sur les réponses dans d'autres champs. Cela raccourcit le formulaire pour les participants qui n'ont pas sélectionné certaines options et augmente le taux de complétion.
Un exemple typique : Le champ « Données de l'entreprise » n'est affiché que si le participant a sélectionné « Entreprise » sous « Type d'inscription ». Ou le champ « Allergies » n'apparaît que si « Restauration requise » est activé. Plusieurs conditions peuvent être combinées, permettant d'implémenter même des branchements complexes.
La logique est invisible pour les participants. Ils ne voient que les champs pertinents pour leur sélection. Cela réduit la confusion et conduit à des données plus propres.
Validation automatique des entrées
Quick Event vérifie automatiquement toutes les entrées de vos participants : les erreurs sont affichées immédiatement à côté du champ pertinent — par exemple, si un champ obligatoire est laissé vide, si une adresse e-mail est invalide ou si un nombre est en dehors de la plage autorisée. Les participants voient le retour pendant qu'ils saisissent leurs informations, et non seulement après la soumission. En tant qu'organisateur, vous n'avez rien à configurer — les règles de validation sont automatiquement générées à partir de votre configuration de champ.
Optimisation mobile
Tous les formulaires sont optimisés dès leur conception pour les appareils mobiles. Les champs s'adaptent automatiquement à la largeur de l'écran, les champs de saisie sont suffisamment grands pour une utilisation tactile et les messages de validation restent parfaitement lisibles, même sur les petits écrans.
Sur les appareils mobiles, les champs de sélection utilisent le menu déroulant natif du système d'exploitation, pour une utilisation intuitive et rapide. Les champs de date ouvrent le calendrier intégré. Le formulaire se charge rapidement et fonctionne de manière fiable même avec une connexion mobile lente.
Types d'inscription
Tous les événements ne sont pas identiques. C'est pourquoi Quick Event prend en charge différents types d'inscription, qui peuvent être combinés en fonction du type d'événement.
Inscription publique
Avec l'inscription publique, tout visiteur de la page de l'événement peut s'inscrire directement. La page de destination est optimisée pour le référencement, afin que les participants potentiels puissent également trouver l'événement via les moteurs de recherche. Ce mode convient aux conférences, foires commerciales, conférences publiques et à tout événement visant une portée maximale.
Inscription privée (sur invitation uniquement)
Avec l'inscription privée, seuls les contacts invités peuvent s'inscrire. L'accès est contrôlé via le système de gestion des contacts intégré : Vous invitez des personnes par e-mail, et seules celles-ci reçoivent un lien d'inscription personnalisé. Ce mode est idéal pour les événements d'entreprise internes, les soirées de gala exclusives ou les ateliers fermés.
Protection par mot de passe
Pour les événements qui sont destinés à être accessibles au public mais ouverts uniquement à un groupe spécifique de personnes, vous pouvez activer la protection par mot de passe. Les participants devront alors saisir un mot de passe avant de voir le formulaire d'inscription. Cela vous permet de partager le lien, par exemple, via une newsletter ou un portail interne, tout en garantissant que seules les personnes autorisées peuvent s'inscrire.
Le processus d'inscription
L'assistant d'inscription divise le processus d'inscription en étapes clairement séparées. Les participants ne voient que les informations pertinentes à l'instant T, ce qui réduit le taux d'abandon et assure une navigation intuitive. Un indicateur de progression montre à tout moment l'avancement de l'inscription.
Étape 1 : Sélectionner le nombre de personnes
Lors de la première étape, les participants sélectionnent le nombre de personnes qu'ils souhaitent inscrire. En tant qu'organisateur, vous définissez le nombre maximal de personnes par inscription dans le Studio. Si une seule personne par inscription est autorisée, cette étape est automatiquement ignorée et le participant accède directement à la page de saisie des données. Si l'événement a une limite de capacité, les places restantes seront affichées.
Étape 2 : Données des participants et contingent
Le formulaire d'inscription est affiché individuellement pour chaque personne. Les champs sont configurés à l'aide du générateur de formulaires décrit ci-dessus et peuvent inclure des champs standards (nom, e-mail, entreprise) ainsi que des champs personnalisés. Les champs conditionnels n'apparaissent que si certaines conditions préalables sont remplies.
Si des contingents sont configurés, chaque participant sélectionne son type de billet à cette étape. Tous les contingents disponibles sont affichés avec leur titre, leur description et leur capacité restante — les contingents complets sont automatiquement désactivés. Pour les inscriptions de groupe, plusieurs personnes peuvent partager un contingent.
Toutes les saisies sont validées en temps réel. Les champs obligatoires, les formats d'e-mail et les règles définies par l'utilisateur sont vérifiés immédiatement, de sorte que les erreurs sont détectées au fur et à mesure de la saisie. Pour plusieurs utilisateurs, l'assistant les guide séquentiellement à travers chaque formulaire avant de passer au récapitulatif.
Étape 3 : Récapitulatif et conclusion
Avant de soumettre, les participants voient un aperçu complet : les données saisies par toutes les personnes et les contingents de billets sélectionnés. Après avoir accepté la politique de confidentialité, l'inscription est finalisée. Quick Event redirige ensuite automatiquement les participants vers la page de succès, où ils peuvent télécharger leurs billets au format PDF. Simultanément, tous les participants reçoivent un e-mail de confirmation avec leur code QR individuel.
Statut de la réservation
Chaque réservation passe par un flux de travail de statut clairement défini. Le statut actuel détermine les actions disponibles et les processus automatisés déclenchés.
En attente
Une fois qu'un participant soumet le formulaire d'inscription, la réservation est créée avec le statut « En attente ». Une confirmation de réception automatique informe le participant que son inscription a été reçue. Selon la configuration, la confirmation peut être effectuée manuellement par l'organisateur ou automatiquement.
Confirmé
Les réservations confirmées donnent droit au participant d'assister et de s'enregistrer. Dès confirmation, un e-mail contenant les détails de l'événement, un code QR et, le cas échéant, le billet PDF ou le pass Apple Wallet sera envoyé automatiquement. Le participant apparaîtra alors dans la liste des participants.
Annulé
Les réservations annulées libèrent automatiquement l'espace réservé, rendant la capacité allouée à nouveau disponible. Le participant reçoit une notification d'annulation. Les annulations peuvent être initiées par l'organisateur ou — si configuré — par le participant lui-même.
Confirmations automatiques
Quick Event envoie automatiquement l'e-mail approprié chaque fois que le statut change. Les modèles d'e-mails peuvent être configurés dans le Studio sous « E-mails » et prennent en charge les espaces réservés pour les données des participants, les informations de réservation et les détails de l'événement.
La configuration standard comprend une confirmation de commande pour les nouvelles inscriptions, une confirmation de réservation avec un code QR lorsque le statut passe à « Confirmé », et une notification d'annulation. De plus, vous pouvez créer vos propres modèles d'e-mails pour les rappels et les suivis via les campagnes d'e-mails.
Inscription sans contingent
Pour les événements simples sans catégories de billets, vous pouvez désactiver complètement la sélection de contingent. Les participants passeront alors directement à la saisie des données. Cette option convient aux événements où il n'y a qu'un seul type de participation et aucune différenciation par type de billet n'est requise.
Exemples d'application
Selon le type d'événement, vous aurez besoin de différents champs. Voici quelques configurations typiques.
Événements d'entreprise
Pour les événements d'entreprise, en plus des données standard, vous collectez souvent des informations telles que le nom de l'entreprise, le poste, le département, le centre de coûts et les exigences alimentaires. En utilisant la logique conditionnelle, vous pouvez vous assurer que le champ « Centre de coûts » n'est affiché que si le participant a sélectionné une entreprise spécifique.
Formations et séminaires
Pour les événements éducatifs, des champs tels que les connaissances préalables, les objectifs d'apprentissage, les exigences de certificat et si les participants apporteront leurs propres ordinateurs portables sont pertinents. Les boutons radio conviennent pour évaluer les niveaux de connaissances, tandis que les cases à cocher permettent la sélection de plusieurs domaines d'intérêt.
Événements de réseautage
Les événements communautaires bénéficient de champs tels que le profil LinkedIn, les centres d'intérêt, « Je recherche » et « J'offre ». Ces informations aident les participants à trouver des interlocuteurs appropriés et vous donnent, en tant qu'organisateur, des informations précieuses sur la composition de votre communauté.
Salons professionnels et congrès
Pour les grands événements avec des systèmes de réservation complexes, des champs tels que le numéro de stand, l'intérêt pour le produit, le budget et la réservation de créneaux de réunion sont utilisés. La logique conditionnelle est particulièrement utile ici : les exposants voient des champs différents des visiteurs, et les invités VIP reçoivent des options supplémentaires.
Intégration et exportation
Toutes les données de formulaire collectées sont disponibles via plusieurs méthodes. L'exportation CSV vous permet de télécharger chaque inscription dans un format compatible Excel directement depuis le Studio. Un point de terminaison public de création d'événements existe déjà à POST /api/public/create-event ; une API REST complète pour l'accès programmatique aux données de formulaire et l'intégration avec des systèmes externes est sur la feuille de route.
Les Webhooks sont également prévus et notifieront les systèmes externes en temps réel de chaque nouvelle inscription. Ils vous permettront de créer automatiquement des leads dans votre CRM, d'ajouter des participants à des listes de marketing par e-mail ou de déclencher des flux de travail internes — le tout sans effort manuel.
Les données du formulaire sont également directement intégrées au système de gestion des participants de Quick Event. Là, tous les champs définis par l'utilisateur sont consultables et filtrables, tout comme les champs standard. Un processus d'exportation et d'importation séparé n'est pas requis.