La gestion des participants est essentielle à tout événement. Quick Event centralise toutes les inscriptions confirmées, les données de réservation et les statuts d'arrivée, grâce à une recherche en texte intégral, des filtres avancés et une synchronisation en temps réel. Plus besoin d'exporter vos données vers Excel : fini les pertes de données !
Aperçu
Quick Event distingue deux domaines clés : les Contacts et les Participants. Les contacts sont des invités potentiels que vous souhaitez inviter à votre événement — ils passent par un flux de travail de statut en plusieurs étapes, de « Créé » à « Invité » à « Inscrit ». Les participants, quant à eux, sont des personnes qui ont terminé avec succès le processus d'inscription et ont une inscription confirmée.
Dès que quelqu'un s'inscrit via le formulaire d'inscription, un profil de participant est automatiquement créé. Ce profil contient tous les champs de formulaire remplis, les informations d'inscription (le contingent sélectionné, le statut du paiement) et le statut du check-in. Si la personne était précédemment enregistrée comme contact, le statut de son contact est mis à jour à « Inscrit ».
Recherche et filtrage
Au lieu d'exporter les données des participants vers Excel et de les filtrer laborieusement là-bas, Quick Event offre toutes les fonctions de recherche et de filtrage directement dans l'application. Cela gagne du temps et évite les données obsolètes.
Recherche en texte intégral
La barre de recherche recherche automatiquement tous les champs des participants — nom, e-mail, entreprise, numéro d'inscription et tous les champs personnalisés. Les résultats apparaissent en moins d'une seconde, même avec des milliers de participants. Vous n'avez pas besoin de savoir dans quel champ se trouve un terme : saisissez simplement le terme de recherche, et Quick Event trouvera les entrées correspondantes.
Filtres avancés
En plus de la recherche en texte libre, vous pouvez combiner un nombre illimité de filtres. Filtrez par statut de check-in, contingent, statut de paiement, date d'inscription ou tout champ personnalisé. Les filtres peuvent être combinés sans restriction, permettant des requêtes complexes — par exemple, « tous les participants de l'entreprise X qui ont réservé le contingent VIP et n'ont pas encore effectué leur check-in ».
Ensembles de filtres enregistrés
Les combinaisons de filtres fréquemment utilisées peuvent être enregistrées comme un ensemble de filtres et réappliquées en un seul clic. C'est particulièrement utile pour les tâches récurrentes telles que « Tous les invités VIP qui n'ont pas effectué leur check-in » ou « Participants sans paiement ». Les filtres enregistrés sont disponibles pour tous les membres de l'équipe.
Données et profils des participants
Chaque participant dispose d'un profil complet qui compile toutes les informations pertinentes. Les données sont divisées en trois sections.
Données de base
Les données de base comprennent les champs principaux collectés lors de l'inscription : prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, et éventuellement l'entreprise, le poste, la civilité et le titre. Ces champs sont inclus par défaut et constituent la base pour la communication, l'impression des badges nominatifs et la génération de PDF.
Données d'inscription
Chaque inscription comprend des informations d'inscription : le contingent sélectionné (catégorie de billet), le statut du paiement et, le cas échéant, le numéro de facture. Les inscriptions de groupe affichent toutes les personnes associées à l'inscription. Le statut du paiement est mis à jour automatiquement pour les paiements Stripe.
Champs personnalisés
Tous les champs que vous avez définis dans le constructeur de formulaires apparaissent également dans le profil du participant. Cela inclut les champs de texte, les listes déroulantes, les cases à cocher, les champs de date et de nombre, ainsi que des champs conditionnels qui n'étaient visibles que pour certaines réponses. Tous les champs personnalisés sont consultables et filtrables — ils sont traités de la même manière que les champs standard.
Gestion du Check-in
Le système de check-in de Quick Event est basé sur un code QR. Chaque participant reçoit un code QR individuel lors de l'inscription — soit par e-mail, sous forme de billet PDF, soit sous forme de pass Apple Wallet. Le jour de l'événement, vous scannez le code directement dans votre navigateur à l'aide de la vue de check-in mobile, sans avoir besoin d'installer d'application supplémentaire.
Le check-in prend généralement moins de deux secondes. Après le scan, vous voyez immédiatement le nom, le contingent réservé et si le participant a déjà effectué son check-in. Plusieurs stations de check-in peuvent fonctionner simultanément, et les données se synchronisent en temps réel.
Le tableau de bord vous permet de suivre la progression du check-in en direct : Combien de participants sont déjà sur place, combien manquent encore ? Les rapports de présence peuvent être exportés après l'événement.
Exportation et Rapports
Bien que Quick Event permette la plupart des analyses directement dans l'application, vous pouvez exporter les données des participants sous forme de fichier CSV à tout moment. L'exportation tient compte des filtres actifs — ce qui signifie que vous n'exportez que les participants qui correspondent à votre filtrage actuel. La sélection des colonnes peut être personnalisée afin que seuls les champs pertinents apparaissent dans le fichier d'exportation.
Le tableau de bord de rapports intégré affiche les tendances d'inscription, les statistiques de check-in et les taux de conversion. Une API REST est disponible pour une intégration plus poussée, permettant de récupérer et de mettre à jour les données des participants par programmation.