Quick Event te permet d'envoyer des e-mails de suivi aux participants qui confirment pour ton événement — inclus gratuitement pour chaque compte. Au lieu de maintenir des listes dans un outil et d'envoyer des e-mails depuis un autre, la gestion des contacts et les campagnes d'e-mails fonctionnent en toute transparence — de l'importation CSV et de la segmentation à l'envoi à des dizaines de milliers de destinataires. Chaque contact passe par un flux de travail de statut transparent, et chaque campagne bénéficie d'une personnalisation allemande précise.
Aperçu
Le module de contact de Quick Event n'est pas un simple carnet d'adresses. C'est un CRM autonome pour vos événements, directement lié à l'email marketing. Importez votre liste d'invités, segmentez-la selon vos critères, créez une campagne et envoyez des emails, le tout depuis une seule et même interface.
Le processus de base se déroule comme suit : importez les contacts (via un fichier CSV ou manuellement), segmentez-les (par statut, entreprise, étiquettes ou tout autre champ), créez une campagne (choisissez un modèle, personnalisez-la et prévisualisez-la), puis envoyez-la . Le statut de chaque contact est mis à jour automatiquement : il passe de « Créé » à « Distribué », puis de « Clic » à « Inscrit » dès que le contact s’inscrit via le formulaire d’inscription .
Importation de contact
Le moyen le plus rapide d'importer des contacts dans Quick Event est l'importation CSV. Glissez votre fichier dans la zone d'importation ou sélectionnez-le : Quick Event détecte automatiquement les colonnes et propose une correspondance avec les champs standard (Prénom, Nom, Adresse e-mail, Société, Poste, Civilité, Titre). Vous pouvez personnaliser cette correspondance avant l'importation et ajouter des colonnes supplémentaires en tant que champs personnalisés.
L'importation est rapide : 1 000 contacts en 10 à 15 secondes . Pendant l'importation, Quick Event vérifie les doublons. Cette détection utilise une correspondance approximative sur l'adresse e-mail, ce qui permet d'identifier les fautes de frappe et les variations évidentes. Si une correspondance est trouvée, le contact existant est mis à jour au lieu d'être créé deux fois. Vous pouvez consulter les résultats immédiatement après l'importation : le nombre de contacts créés, mis à jour et ignorés.
Outre l'importation groupée, vous pouvez également ajouter des contacts individuellement, par exemple pour ajouter rapidement une personne à la liste des invités lors d'un appel téléphonique. Tous les contacts apparaissent immédiatement dans la liste et sont disponibles pour les campagnes.
Flux de travail de statut
Chaque contact dans Quick Event passe par un flux de travail de statut en sept étapes qui cartographie l'ensemble du processus d'inscription et de suivi. Le statut se met à jour automatiquement avec les événements pertinents — tu n'as rien à maintenir manuellement.
Les sept étapes en détail :
Créé — Le contact a été créé (via importation ou manuellement) mais n'a pas encore été contacté. En attente — Un e-mail a été mis en file d'attente et est en cours d'envoi. Délivré — L'e-mail a été livré avec succès. Cliqué — Le destinataire a cliqué sur un lien dans l'e-mail. Commencé — Le destinataire a ouvert le formulaire d'inscription mais ne l'a pas encore complété. Inscrit — Le destinataire s'est inscrit avec succès et est maintenant listé comme participant. Rejeté — Le contact a été manuellement marqué comme « rejeté » ou s'est explicitement désabonné.
Ce suivi permet des campagnes de suivi ciblées. Par exemple, tu peux envoyer un rappel uniquement aux contacts dont le statut est « Délivré » ou « Cliqué » — c'est-à-dire les personnes qui ont reçu un e-mail mais n'ont pas encore répondu. Cela évite les doublons inutiles et augmente les chances d'inscription.
segmentation
La segmentation dans Quick Event fonctionne grâce à des filtres combinables, selon le même principe que pour la gestion des participants . Vous pouvez filtrer les contacts par statut, entreprise, poste, civilité, champs personnalisés importés ou toute autre donnée enregistrée. Les filtres sont librement combinables, ce qui vous permet de définir des groupes cibles très précis : « Tous les contacts dont le statut est “Livré”, “Entreprise” incluant “Consultant”, “Poste” incluant “Manager” ».
Enregistrez les segments fréquemment utilisés comme ensemble de filtres et réappliquez-les en un seul clic. Les filtres enregistrés sont accessibles à tous les membres de l'équipe et se mettent à jour automatiquement : les nouveaux contacts correspondant aux critères apparaissent automatiquement dans le segment.
Vous pouvez effectuer des opérations groupées sur des listes de contacts filtrées : modifier leur statut, les affecter à une campagne, les exporter au format CSV ou les supprimer. Cela permet un gain de temps considérable lors du traitement de listes d’invités volumineuses contenant des centaines, voire des milliers de contacts.
Créer des campagnes
Dans Quick Event, une campagne d'emailing commence par la sélection ou la création d'un modèle. L'éditeur d'emails propose des sections structurées pour l'objet, la formule de salutation, le corps du message, l'appel à l'action et le pied de page. Vous travaillez directement dans le modèle et visualisez instantanément le rendu de votre email.
La personnalisation va bien au-delà des simples formules de politesse. Quick Event génère automatiquement les formules de politesse allemandes correctes – « Sehr geehrte Frau Dr. Müller » ou « Lieber Herr Professor Schmidt » – en fonction du sexe, du titre et du nom de famille du contact. Cette fonctionnalité est également compatible avec les conventions autrichiennes et suisses. Outre la formule de politesse, des champs sont disponibles pour le prénom, le nom, l’entreprise, la fonction et toutes les données spécifiques à l’événement (date, lieu, quota).
Pour les équipes qui ont besoin d'emails professionnels rapidement, Quick Event propose du contenu généré par IA . Décrivez l'objet de l'email en quelques mots – « Rappel du gala formel de la semaine prochaine » – et l'IA créera un brouillon complet que vous pourrez personnaliser.
Avant l'envoi, vérifiez l'e-mail dans l'aperçu et, si vous le souhaitez, envoyez-vous un e-mail de test. Cela vous permettra de tester la personnalisation, la mise en page et les liens sur différents appareils avant l'envoi de la campagne à tous les destinataires.
Expédition
L'envoi d'emails via Quick Event repose sur l' infrastructure SendGrid , également utilisée par des entreprises comme Uber, Spotify et Airbnb. Tous les forfaits incluent l'envoi illimité d'emails sans frais supplémentaires.
Le statut de chaque contact est mis à jour automatiquement pendant le processus d'envoi.
RGPD et désabonnement
Chaque courriel contient automatiquement un lien de désabonnement qui exclut immédiatement le contact des campagnes futures. Toutes les données sont traitées dans des centres de données européens.