La liste d'invités est le point de départ d'une invitation. Vous téléchargez les contacts sous forme de fichier CSV — Quick Event suggère le mappage des colonnes et reconnaît les doublons — ou ajoutez des personnes une par une. Des filtres combinables transforment la liste en segments tels que les intervenants, la presse, les partenaires ou les invités, et les filtres enregistrés sont disponibles pour toute l'équipe. Chaque contact a un statut qui évolue automatiquement à mesure que l'invitation est envoyée et que l'invité s'inscrit, afin que vous sachiez toujours qui n'a pas encore répondu.
Importation de contacts
Le moyen le plus rapide d'importer des contacts dans Quick Event est l'importation CSV. Faites glisser votre fichier dans la zone de téléchargement ou sélectionnez-le — Quick Event détecte automatiquement les colonnes et suggère un mappage vers les champs standard (Prénom, Nom, E-mail, Entreprise, Poste, Civilité, Titre). Vous pouvez personnaliser le mappage avant l'importation et ajouter des colonnes supplémentaires en tant que champs personnalisés.
L'importation elle-même est rapide : 1 000 contacts en 10 à 15 secondes. Pendant l'importation, Quick Event vérifie les doublons. Cette détection utilise la correspondance floue sur l'adresse e-mail, de sorte que les fautes de frappe évidentes et les variations sont identifiées. Si une correspondance est trouvée, le contact existant est mis à jour au lieu d'être créé en double. Vous pouvez voir les résultats immédiatement après l'importation : combien de contacts ont été créés, combien ont été mis à jour et combien ont été ignorés.
En plus de l'importation en masse, vous pouvez également ajouter des contacts individuellement — par exemple, si vous souhaitez ajouter rapidement quelqu'un à la liste des invités lors d'un appel téléphonique. Tous les contacts apparaissent immédiatement dans la liste de contacts et sont disponibles pour les campagnes.
Segmentation
La segmentation dans Quick Event fonctionne via des filtres combinables — le même principe que dans la gestion des participants. Vous pouvez filtrer les contacts par statut, entreprise, poste, civilité, champs personnalisés importés ou toute autre donnée enregistrée. Les filtres peuvent être librement combinés, vous permettant de définir des groupes cibles même restreints : « Tous les contacts avec le statut 'Livré', 'Entreprise' inclut 'Conseil', 'Poste' inclut 'Manager'. »
Enregistrez les segments fréquemment utilisés en tant qu'ensemble de filtres et réappliquez-les en un seul clic. Les filtres enregistrés sont disponibles pour tous les membres de l'équipe et se mettent à jour dynamiquement — les nouveaux contacts qui répondent aux critères apparaissent automatiquement dans le segment.
Vous pouvez effectuer des opérations en masse sur des listes de contacts filtrées : changer leur statut, les attribuer à une campagne, les exporter en tant que fichier CSV ou les supprimer. Cela permet de gagner un temps considérable lors de la gestion de grandes listes d'invités contenant des centaines ou des milliers de contacts.
Flux de travail des statuts
Chaque contact dans Quick Event passe par un flux de travail de statut en sept étapes qui cartographie l'ensemble du processus d'inscription et de suivi. Le statut se met à jour automatiquement avec les événements pertinents — vous n'avez rien à maintenir manuellement.
Les sept étapes en détail :
Créé — Le contact a été créé (via importation ou manuellement) mais n'a pas encore été contacté. En attente — Un e-mail a été mis en file d'attente et est en cours d'envoi. Livré — L'e-mail a été livré avec succès. Cliqué — Le destinataire a cliqué sur un lien dans l'e-mail. Commencé — Le destinataire a ouvert le formulaire d'inscription mais ne l'a pas encore complété. Inscrit — Le destinataire s'est inscrit avec succès et est maintenant répertorié comme participant. Rejeté — Le contact a été manuellement marqué comme « rejeté » ou s'est explicitement désabonné.
Ce suivi permet des campagnes de suivi ciblées. Par exemple, vous pouvez envoyer un rappel uniquement aux contacts dont le statut est « Livré » ou « Cliqué » — c'est-à-dire des personnes qui ont reçu un e-mail mais n'ont pas encore répondu. Cela évite les contacts en double inutiles et augmente les chances d'inscription.