De Quick Event formuliergenerator is een drag-and-drop builder voor de inschrijfformulieren die deelnemers invullen om zich aan te melden voor uw evenement. In plaats van een vast, universeel formulier, voegt u een willekeurig aantal aangepaste velden toe — tekst, e-mail, dropdowns, aankruisvakjes, datums en meer — rangschikt u ze door te slepen, en definieert u als-dan regels zodat een veld alleen verschijnt wanneer het relevant is. Elk veld wordt automatisch gevalideerd, zonder dat u code hoeft te schrijven. Formulieren ondersteunen individuele en groepsregistraties, optionele ticketselectie en AVG-conforme gegevensverzameling, en elke inzending stroomt direct door naar het deelnemersbeheer met een automatische bevestigings-e-mail. U kunt goedkeuring vereisen voordat een registratie wordt bevestigd, capaciteitslimieten instellen en antwoorden op elk moment exporteren. Omdat formulieren, tickets en deelnemersgegevens één systeem delen, is alles wat iemand bij de aanmelding invoert direct doorzoekbaar en filterbaar — geen opnieuw invoeren en geen exports naar een aparte spreadsheet om uw gastenlijst te beheren.
Overzicht
De visuele editor in de Studio stelt u in staat velden toe te voegen, te verplaatsen en te configureren. U ziet altijd een live voorvertoning van het formulier zoals het aan uw deelnemers zal verschijnen. Alle invoer wordt automatisch en betrouwbaar gevalideerd tijdens de registratie — zowel in de browser als op de server — zodat er geen foutieve of onvolledige gegevens worden opgeslagen.
Er is geen limiet aan het aantal velden. Of u nu drie standaardvelden nodig heeft of dertig aangepaste velden met geneste logica — de generator ondersteunt beide. Alle formuliergegevens stromen direct in het deelnemersbeheersysteem en zijn daar beschikbaar voor zoeken, filteren en exporteren.
Veldtypen
De formuliergenerator biedt negen verschillende veldtypes, elk geschikt voor verschillende invoerscenario's. Elk veldtype heeft zijn eigen validatieregels en weergaveopties.
Tekstinvoer
Tekst — Een éénregelig tekstveld voor korte informatie zoals naam, bedrijf of functie. U kunt minimale en maximale lengtes instellen en placeholdertekst definiëren.
E-mail — Tekstveld met automatische e-mailvalidatie. Het formaat wordt zowel in de browser als op de server gecontroleerd. Ongeldige adressen worden onmiddellijk gemarkeerd met een foutmelding.
Nummer — Numeriek invoerveld met optionele minimum- en maximumwaarden. Geschikt voor informatie zoals leeftijd, aantal personen of budgetten.
Tekstvak — Meerregelig tekstveld voor langere invoer zoals opmerkingen, speciale verzoeken of dieetinstructies.
Selectievelden
Selectie — Dropdownlijst voor individuele selectie uit vooraf gedefinieerde opties. Ideaal voor velden zoals aanhef, T-shirtmaat of workshopselectie.
Keuzerondje — Keuzerondjes waarbij precies één optie kan worden geselecteerd. Alle opties zijn tegelijkertijd zichtbaar, wat de beslissing vergemakkelijkt bij weinig keuzes.
Aankruisvakje — Aankruisvakjes voor meervoudige selectie. Deelnemers kunnen meerdere opties tegelijk activeren — bijvoorbeeld voor interessegebieden of aanvullende diensten.
Speciale velden
Datum — Datumveld met kalenderwidget. Voor informatie zoals geboortedatum, aankomst- of vertrekdatum. Het formaat wordt automatisch gevalideerd.
Titel — Geen invoerveld, maar een kop voor de visuele structurering van het formulier. Gebruik titelvelden om gerelateerde velden te groeperen in logische secties — bijvoorbeeld "Persoonlijke gegevens", "Boekingsdetails" of "Speciale verzoeken".
Slepen-en-neerzetten rangschikking
Velden kunnen worden herschikt met slepen en neerzetten. Pak een veld eenvoudigweg bij de greep en sleep het naar de nieuwe positie. De andere velden passen zich automatisch aan. Hierdoor kunt u de formulierstructuur in enkele seconden wijzigen zonder velden te hoeven verwijderen en opnieuw aan te maken.
Wanneer u een veld verplaatst, ziet u een visuele markering die aangeeft waar het zal worden ingevoegd. Deze directe feedback maakt bewerken intuïtief — u behoudt het overzicht, zelfs bij formulieren met veel velden.
Conditionele logica
Conditionele velden verschijnen alleen als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Ze definiëren als-dan regels op basis van de antwoorden in andere velden. Dit verkort het formulier voor deelnemers die bepaalde opties niet hebben geselecteerd en verhoogt de voltooiingsgraad.
Een typisch voorbeeld: Het veld "Bedrijfsgegevens" wordt alleen weergegeven als de deelnemer "Zakelijk" heeft geselecteerd onder "Registratietype". Of het veld "Allergieën" verschijnt alleen als "Catering vereist" is geactiveerd. Meerdere voorwaarden kunnen worden gecombineerd, waardoor zelfs complexe vertakkingen kunnen worden geïmplementeerd.
De logica is onzichtbaar voor deelnemers. Zij zien alleen de velden die relevant zijn voor hun selectie. Dit vermindert verwarring en leidt tot schonere gegevens.
Automatische validatie van invoer
Quick Event controleert automatisch alle invoer van uw deelnemers: fouten worden direct naast het relevante veld weergegeven — bijvoorbeeld als een verplicht veld leeg is gelaten, een e-mailadres ongeldig is, of een nummer buiten het toegestane bereik valt. Deelnemers zien de feedback tijdens het invoeren van hun informatie, niet pas na het indienen. Als organisator hoeft u niets te configureren — de validatieregels worden automatisch gegenereerd uit uw veldconfiguratie.
Mobiele optimalisatie
Alle formulieren zijn vanaf de basis geoptimaliseerd voor mobiele apparaten. De velden passen zich automatisch aan de schermbreedte aan, invoervelden zijn groot genoeg voor touchscreengebruik, en de validatieberichten zijn gemakkelijk leesbaar, zelfs op kleine schermen.
Selectievelden op mobiele apparaten maken gebruik van het native dropdownmenu van het besturingssysteem, wat een vertrouwde en snelle bediening mogelijk maakt. Datumvelden openen de native kalender. Het formulier laadt snel en functioneert betrouwbaar, zelfs met een trage mobiele verbinding.
Registratietypen
Niet elk evenement is hetzelfde. Daarom ondersteunt Quick Event verschillende registratietypen, die kunnen worden gecombineerd afhankelijk van het type evenement.
Openbare registratie
Bij openbare registratie kan elke bezoeker van de evenementpagina zich direct registreren. De landingspagina is SEO-geoptimaliseerd, zodat potentiële deelnemers het evenement ook via zoekmachines kunnen vinden. Deze modus is geschikt voor conferenties, beurzen, openbare lezingen en elk evenement dat streeft naar maximaal bereik.
Privéregistratie (alleen op uitnodiging)
Bij privéregistratie kunnen alleen uitgenodigde contacten zich registreren. Toegang wordt gecontroleerd via het geïntegreerde contactbeheersysteem : U nodigt mensen uit per e-mail, en alleen zij ontvangen een gepersonaliseerde registratielink. Deze modus is ideaal voor interne bedrijfsevenementen, exclusieve gala-avonden of besloten workshops.
Wachtwoordbeveiliging
Voor evenementen die openbaar toegankelijk moeten zijn, maar alleen voor een specifieke groep mensen, kunt u wachtwoordbeveiliging activeren. Deelnemers moeten dan een wachtwoord invoeren voordat zij het inschrijfformulier zien. Dit stelt u in staat om de link bijvoorbeeld via een nieuwsbrief of een intern portaal te delen, terwijl u tegelijkertijd ervoor zorgt dat alleen geautoriseerde personen zich kunnen registreren.
Het registratieproces
De registratieassistent verdeelt het registratieproces in duidelijk gescheiden stappen. Deelnemers zien alleen de informatie die op dat moment relevant is – dit vermindert het uitvalpercentage en zorgt voor intuïtieve gebruikersbegeleiding. Een voortgangsindicator toont hoe ver de registratie op elk willekeurig moment is gevorderd.
Stap 1: Aantal personen selecteren
In de eerste stap selecteren deelnemers hoeveel personen zij willen registreren. Als organisator stelt u het maximale aantal personen per registratie in de Studio in. Als slechts één persoon per registratie is toegestaan, wordt deze stap automatisch overgeslagen en gaat de deelnemer direct naar de pagina voor gegevensinvoer. Als het evenement een capaciteitslimiet heeft, worden de resterende plaatsen weergegeven.
Stap 2: Deelnemersgegevens en contingent
Het inschrijfformulier wordt individueel voor elke persoon weergegeven. De velden worden geconfigureerd met behulp van de hierboven beschreven formuliergenerator en kunnen standaardvelden (naam, e-mail, bedrijf) bevatten, evenals aangepaste velden. Voorwaardelijke velden verschijnen alleen als aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
Als contingenten zijn geconfigureerd, selecteert elke deelnemer in deze stap het tickettype. Alle beschikbare contingenten worden weergegeven met hun titel, beschrijving en resterende capaciteit – volgeboekte contingenten worden automatisch gedeactiveerd. Voor groepsboekingen kunnen meerdere personen een contingent delen.
Alle invoer wordt in realtime gevalideerd. Verplichte velden, e-mailformaten en gebruikersgedefinieerde regels worden onmiddellijk gecontroleerd, zodat fouten worden gedetecteerd terwijl ze worden ingevoerd. Voor meerdere gebruikers begeleidt de assistent hen sequentieel door elk formulier voordat wordt overgegaan naar de samenvatting.
Stap 3: Overzicht en afronding
Voordat de boeking wordt afgerond, zien deelnemers een volledig overzicht: de gegevens die door alle personen zijn ingevoerd en de geselecteerde ticketcontingenten. Na akkoord te gaan met het privacybeleid, wordt de boeking voltooid. Quick Event leidt deelnemers dan automatisch door naar de succespagina, waar zij hun tickets als PDF kunnen downloaden. Tegelijkertijd ontvangen alle deelnemers een bevestigingsmail met hun individuele QR-code.
Boekingsstatus
Elke boeking doorloopt een duidelijk gedefinieerde statusworkflow. De huidige status bepaalt welke acties beschikbaar zijn en welke geautomatiseerde processen worden geactiveerd.
In behandeling
Zodra een deelnemer het inschrijfformulier indient, wordt de boeking aangemaakt met de status "In behandeling". Een automatische ontvangstbevestiging informeert de deelnemer dat zijn of haar registratie is ontvangen. Afhankelijk van de configuratie kan de bevestiging handmatig door de organisator of automatisch worden gedaan.
Bevestigd
Bevestigde boekingen geven de deelnemer recht op deelname en check-in. Na bevestiging wordt automatisch een e-mail verzonden met evenementdetails, een QR-code en, indien van toepassing, het PDF-ticket of de Apple Wallet-pas . De deelnemer verschijnt dan in de deelnemerslijst .
Geannuleerd
Geannuleerde boekingen geven automatisch de gereserveerde plaats vrij, waardoor de toegewezen capaciteit weer beschikbaar komt. De deelnemer ontvangt een annuleringsmelding. Annuleringen kunnen worden geïnitieerd door de organisator of — indien geconfigureerd — door de deelnemer zelf.
Automatische bevestigingen
Quick Event verzendt automatisch de juiste e-mail wanneer de status verandert. De e-mailsjablonen kunnen in de Studio onder "E-mails" worden geconfigureerd en ondersteunen placeholders voor deelnemersgegevens, boekingsinformatie en evenementdetails.
De standaardconfiguratie omvat een orderbevestiging voor nieuwe registraties, een boekingsbevestiging met een QR-code wanneer de status verandert naar "Bevestigd," en een annuleringsmelding. Daarnaast kunt u uw eigen e-mailsjablonen maken voor herinneringen en follow-ups via e-mailcampagnes .
Registratie zonder contingent
Voor eenvoudige evenementen zonder ticketcategorieën kunt u de contingentselectie volledig uitschakelen. Deelnemers gaan dan direct door naar de gegevensinvoer. Deze optie is geschikt voor evenementen waarbij er slechts één type deelname is en geen differentiatie per tickettype vereist is.
Toepassingsvoorbeelden
Afhankelijk van het evenementtype heeft u verschillende velden nodig. Hier zijn enkele typische configuraties.
Bedrijfsevenementen
Voor bedrijfsevenementen verzamelt u naast standaardgegevens vaak informatie zoals bedrijfsnaam, functie, afdeling, kostenplaats en dieetwensen. Met behulp van conditionele logica kunt u ervoor zorgen dat het veld "Kostenplaats" alleen wordt weergegeven als de deelnemer een specifiek bedrijf heeft geselecteerd.
Trainingen en seminars
Voor educatieve evenementen zijn velden zoals voorkennis, leerdoelen, certificaatvereisten en of deelnemers hun eigen laptops meenemen relevant. Keuzerondjes zijn geschikt voor het beoordelen van kennisniveaus, terwijl aankruisvakjes de selectie van meerdere interessegebieden mogelijk maken.
Netwerkevenementen
Community-evenementen profiteren van velden zoals LinkedIn-profiel, interesses, "Ik zoek" en "Ik bied aan". Deze informatie helpt deelnemers geschikte gesprekspartners te vinden en geeft u, als organisator, waardevolle inzichten in de samenstelling van uw community.
Beurzen en congressen
Voor grote evenementen met complexe boekingssystemen worden velden zoals standnummer, productinteresse, budget en het boeken van vergaderslots gebruikt. Conditionele logica is hier bijzonder nuttig: exposanten zien andere velden dan bezoekers, en VIP-gasten ontvangen aanvullende opties.
Integratie en Export
Alle verzamelde formuliergegevens zijn beschikbaar via verschillende methoden. Met de CSV-export kunt u elke registratie in een Excel-compatibel formaat direct vanuit de Studio downloaden. Een openbaar evenement-creatie-eindpunt bestaat al op POST /api/public/create-event; een volledige read REST API voor programmatische toegang tot formuliergegevens en integratie met externe systemen staat op de roadmap.
Webhooks zijn ook gepland en zullen externe systemen in realtime op de hoogte stellen van elke nieuwe registratie. Ze stellen u in staat om automatisch leads aan te maken in uw CRM, deelnemers toe te voegen aan e-mailmarketinglijsten, of interne workflows te activeren — alles zonder handmatige inspanning.
De formuliergegevens stromen ook direct in het deelnemersbeheersysteem van Quick Event. Daar zijn alle door de gebruiker gedefinieerde velden doorzoekbaar en filterbaar, net als de standaardvelden. Een apart export- en importproces is niet vereist.