Deelnemersbeheer is het hart van elk evenement. Quick Event brengt alle bevestigde registraties, boekingsgegevens en check-in statussen samen op één plek — met full-text zoekfunctie, geavanceerde filters en realtime synchronisatie. Geen Excel-export nodig, geen databreuken.
Overzicht
Quick Event maakt onderscheid tussen twee belangrijke gebieden: Contacten en Deelnemers. Contacten zijn potentiële gasten die u wilt uitnodigen voor uw evenement — zij doorlopen een meerfasige statusworkflow van 'Aangemaakt' naar 'Uitgenodigd' naar 'Geregistreerd'. Deelnemers daarentegen zijn personen die het registratieproces succesvol hebben voltooid en een bevestigde boeking hebben.
Zodra iemand zich registreert via het inschrijfformulier, wordt automatisch een deelnemersprofiel aangemaakt. Dit profiel bevat alle ingevulde formuliervelden, boekingsinformatie (geselecteerd contingent, betaalstatus) en de check-in status. Als de persoon eerder als contact was opgeslagen, wordt hun contactstatus bijgewerkt naar 'Geregistreerd'.
Zoeken en filteren
In plaats van deelnemersgegevens naar Excel te exporteren en daar moeizaam te filteren, biedt Quick Event alle zoek- en filterfuncties direct in de app. Dit bespaart tijd en voorkomt verouderde gegevens.
Volledige tekst zoeken
De zoekbalk zoekt automatisch in alle deelnemersvelden — naam, e-mail, bedrijf, boekingsnummer en eventuele aangepaste velden. Resultaten verschijnen binnen een seconde, zelfs met duizenden deelnemers. U hoeft niet te weten in welk veld een term staat: voer eenvoudig de zoekterm in en Quick Event vindt de overeenkomende vermeldingen.
Geavanceerde filters
Naast vrije tekst zoeken, kunt u een willekeurig aantal filters combineren. Filter op check-in status, contingent, betaalstatus, registratiedatum of een aangepast veld. Filters kunnen zonder beperking worden gecombineerd, wat complexe zoekopdrachten mogelijk maakt — bijvoorbeeld 'alle deelnemers van bedrijf X die het VIP-contingent hebben geboekt en nog niet zijn ingecheckt'.
Opgeslagen filtersets
Veelgebruikte filtercombinaties kunnen worden opgeslagen als een filterset en met één klik opnieuw worden toegepast. Dit is vooral handig voor terugkerende taken zoals 'Alle VIP-gasten die niet zijn ingecheckt' of 'Deelnemers zonder betaling'. Opgeslagen filters zijn beschikbaar voor alle teamleden.
Deelnemersgegevens en -profielen
Elke deelnemer heeft een compleet profiel dat alle relevante informatie samenstelt. De gegevens zijn verdeeld in drie secties.
Stamgegevens
De stamgegevens omvatten de kernvelden die tijdens de registratie zijn verzameld: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en optioneel bedrijf, functie, aanhef en titel. Deze velden zijn standaard inbegrepen en vormen de basis voor communicatie, het afdrukken van naambadges en het genereren van PDF's.
Boekingsgegevens
Elke registratie omvat boekingsinformatie: het geselecteerde contingent (tickettype), de betaalstatus en, indien van toepassing, het factuurnummer. Groepsboekingen tonen alle personen die aan de boeking zijn gekoppeld. De betaalstatus wordt automatisch bijgewerkt voor Stripe-betalingen.
Aangepaste velden
Alle velden die u hebt gedefinieerd in de formulierbouwer verschijnen ook in het deelnemersprofiel. Dit omvat tekstvelden, dropdowns, selectievakjes, datum- en nummervelden, evenals conditionele velden die alleen zichtbaar waren voor bepaalde antwoorden. Alle aangepaste velden zijn doorzoekbaar en filterbaar — ze worden hetzelfde behandeld als standaardvelden.
Check-in beheer
Het check-in systeem van Quick Event is gebaseerd op QR-codes. Elke deelnemer ontvangt een individuele QR-code bij registratie — via e-mail, als PDF-ticket of als Apple Wallet-pas. Op de dag van het evenement scant u de code direct in uw browser via de mobiele check-in weergave, zonder dat u een extra app hoeft te installeren.
Check-in duurt doorgaans minder dan twee seconden. Na het scannen ziet u direct de naam, het geboekte contingent en of de deelnemer al is ingecheckt. Meerdere check-in stations kunnen gelijktijdig werken en de gegevens synchroniseren in realtime.
Via het dashboard kunt u de check-in voortgang live volgen: Hoeveel deelnemers zijn al ter plaatse, hoeveel ontbreken er nog? Aanwezigheidsrapporten kunnen na het evenement worden geëxporteerd.
Exporteren en rapporteren
Hoewel Quick Event de meeste analyses direct binnen de app mogelijk maakt, kunt u deelnemersgegevens op elk moment als CSV-bestand exporteren. De export houdt rekening met actieve filters — wat betekent dat u alleen de deelnemers exporteert die overeenkomen met uw huidige filtering. De kolomselectie kan worden aangepast, zodat alleen relevante velden in het exportbestand verschijnen.
Het geïntegreerde rapportagedashboard toont registratietrends, check-in statistieken en conversiepercentages. Een REST API is beschikbaar voor verdere integratie, waardoor deelnemersgegevens programmatisch kunnen worden opgehaald en bijgewerkt.