De gastenlijst is waar een uitnodiging begint. U uploadt contacten als een CSV-bestand — Quick Event stelt de kolomtoewijzing voor en herkent duplicaten — of voegt personen één voor één toe. Combineerbare filters veranderen de lijst in segmenten zoals sprekers, pers, partners of gasten, en opgeslagen filters zijn beschikbaar voor het hele team. Elk contact heeft een status die vanzelf verandert zodra de uitnodiging wordt verzonden en de gast zich registreert, zodat u altijd weet wie nog niet heeft gereageerd.
Contacten importeren
De snelste manier om contacten in Quick Event te krijgen, is via CSV-import. Sleep uw bestand naar het uploadgebied of selecteer het — Quick Event detecteert automatisch de kolommen en stelt een toewijzing voor aan de standaardvelden (Voornaam, Achternaam, E-mail, Bedrijf, Functie, Aanhef, Titel). U kunt de toewijzing aanpassen vóór het importeren en extra kolommen toevoegen als aangepaste velden.
De import zelf is snel: **1.000 contacten in 10–15 seconden** . Tijdens de import controleert Quick Event op duplicaten. Deze detectie maakt gebruik van **fuzzy matching** op het e-mailadres, zodat duidelijke typefouten en variaties worden geïdentificeerd. Als een overeenkomst wordt gevonden, wordt het bestaande contact bijgewerkt in plaats van tweemaal te worden aangemaakt. U ziet de resultaten direct na de import: hoeveel contacten zijn aangemaakt, hoeveel zijn bijgewerkt en hoeveel zijn overgeslagen.
Naast bulkimport kunt u ook contacten individueel toevoegen — bijvoorbeeld als u snel iemand aan de gastenlijst wilt toevoegen tijdens een telefoongesprek. Alle contacten verschijnen direct in de contactenlijst en zijn beschikbaar voor campagnes.
Segmentatie
Segmentatie in Quick Event werkt via combineerbare filters — hetzelfde principe als in deelnemersbeheer . U kunt contacten filteren op status, bedrijf, functie, aanhef, geïmporteerde aangepaste velden of andere vastgelegde gegevens. Filters kunnen vrij worden gecombineerd, waardoor u zelfs smalle doelgroepen kunt definiëren: "Alle contacten met de status 'Afgeleverd', 'Bedrijf' omvat 'Consultancy', 'Functie' omvat 'Manager'."
Sla veelgebruikte segmenten op als een **filterset** en pas ze opnieuw toe met één klik. Opgeslagen filters zijn beschikbaar voor alle teamleden en worden dynamisch bijgewerkt — nieuwe contacten die aan de criteria voldoen, verschijnen automatisch in het segment.
U kunt **bulkoperaties** uitvoeren op gefilterde contactlijsten: hun status wijzigen, ze toewijzen aan een campagne, ze exporteren als een CSV-bestand of ze verwijderen. Dit bespaart aanzienlijke tijd bij het omgaan met grote gastenlijsten die honderden of duizenden contacten bevatten.
Statusworkflow
Elk contact in Quick Event doorloopt een **zevenfasen statusworkflow** die het gehele registratie- en follow-upproces in kaart brengt. De status wordt automatisch bijgewerkt met relevante evenementen — u hoeft niets handmatig te onderhouden.
De zeven fasen in detail:
Aangemaakt — Het contact is aangemaakt (via import of handmatig) maar is nog niet gecontacteerd. In behandeling — Een e-mail is in de wachtrij geplaatst en wordt verzonden. Afgeleverd — De e-mail is succesvol afgeleverd. Geklikt — De ontvanger heeft op een link in de e-mail geklikt. Gestart — De ontvanger heeft het inschrijfformulier geopend, maar heeft het nog niet voltooid. Geregistreerd — De ontvanger heeft zich succesvol geregistreerd en staat nu vermeld als deelnemer . Geweigerd — Het contact is handmatig gemarkeerd als "geweigerd" of heeft zich expliciet afgemeld.
Deze tracking maakt gerichte follow-up campagnes mogelijk. U kunt bijvoorbeeld een herinnering sturen naar contacten waarvan de status "Afgeleverd" of "Geklikt" is — dat wil zeggen, mensen die een e-mail hebben ontvangen maar nog niet hebben gereageerd. Dit voorkomt onnodige dubbele contacten en vergroot de kans op registratie.