Generator formularzy Quick Event to kreator typu „przeciągnij i upuść” dla formularzy rejestracyjnych, które uczestnicy wypełniają, aby zapisać się na Państwa wydarzenie. Zamiast stałego, uniwersalnego formularza, dodają Państwo dowolną liczbę pól niestandardowych — tekst, e-mail, listy rozwijane, pola wyboru, daty i inne — zmieniają ich kolejność poprzez przeciąganie i definiują reguły „jeśli-wtedy”, tak aby pole pojawiało się tylko wtedy, gdy jest to istotne. Każde pole jest automatycznie walidowane, bez konieczności pisania kodu. Formularze obsługują rejestracje pojedyncze i grupowe, opcjonalny wybór biletów oraz zbieranie danych zgodne z RODO, a każde zgłoszenie trafia bezpośrednio do zarządzania uczestnikami z automatycznym e-mailem potwierdzającym. Mogą Państwo wymagać zatwierdzenia przed potwierdzeniem rejestracji, ustawić limity pojemności i eksportować odpowiedzi w dowolnym momencie. Ponieważ formularze, bilety i dane uczestników współdzielą jeden system, wszystko, co ktoś wprowadzi podczas rejestracji, jest natychmiast przeszukiwalne i filtrowalne — bez ponownego wprowadzania danych i bez eksportowania do oddzielnego arkusza kalkulacyjnego w celu zarządzania listą gości.
Przegląd
Edytor wizualny w Studio pozwala Państwu dodawać, przenosić i konfigurować pola. Zawsze będą Państwo widzieć podgląd formularza na żywo, tak jak będzie on widoczny dla Państwa uczestników. Wszystkie wpisy są automatycznie i niezawodnie walidowane podczas rejestracji — zarówno w przeglądarce, jak i na serwerze — zapewniając, że żadne błędne lub niekompletne dane nie zostaną zapisane.
Nie ma limitu liczby pól. Niezależnie od tego, czy potrzebują Państwo trzech standardowych pól, czy trzydziestu pól niestandardowych z zagnieżdżoną logiką — generator obsługuje oba. Wszystkie dane z formularza trafiają bezpośrednio do systemu zarządzania uczestnikami i są tam dostępne do wyszukiwania, filtrowania i eksportowania.
Typy pól
Generator formularzy udostępnia dziewięć różnych typów pól, z których każdy nadaje się do różnych scenariuszy wprowadzania danych. Każdy typ pola ma własne reguły walidacji i opcje wyświetlania.
Wprowadzanie tekstu
Tekst — Jednowierszowe pole tekstowe na krótkie informacje, takie jak imię, nazwa firmy lub stanowisko. Mogą Państwo ustawić minimalną i maksymalną długość oraz zdefiniować tekst zastępczy.
E-mail — Pole tekstowe z automatyczną walidacją adresu e-mail. Format jest sprawdzany zarówno w przeglądarce, jak i na serwerze. Nieprawidłowe adresy są natychmiast oznaczane komunikatem o błędzie.
Liczba — Numeryczne pole wprowadzania z opcjonalnymi wartościami minimalnymi i maksymalnymi. Odpowiednie dla informacji takich jak wiek, liczba osób lub budżety.
Obszar tekstowy — Wielowierszowe pole tekstowe na dłuższe wpisy, takie jak komentarze, specjalne życzenia lub instrukcje dietetyczne.
Pola wyboru
Wybór — Lista rozwijana do indywidualnego wyboru spośród predefiniowanych opcji. Idealna dla pól takich jak forma powitania, rozmiar koszulki lub wybór warsztatu.
Radio — Przyciski radiowe, gdzie można wybrać dokładnie jedną opcję. Wszystkie opcje są widoczne jednocześnie, co ułatwia podjęcie decyzji, gdy jest mało wyborów.
Pole wyboru — Pola wyboru do wielokrotnego zaznaczania. Uczestnicy mogą aktywować kilka opcji jednocześnie — na przykład dla obszarów zainteresowań lub dodatkowych usług.
Pola specjalne
Data — Pole daty z widżetem kalendarza. Dla informacji takich jak data urodzenia, data przyjazdu lub wyjazdu. Format jest automatycznie walidowany.
Tytuł — Nie jest to pole wprowadzania, ale nagłówek do wizualnego strukturyzowania formularza. Użyjcie Państwo pól tytułowych do grupowania powiązanych pól w logiczne sekcje — na przykład „Dane osobowe”, „Szczegóły rezerwacji” lub „Specjalne życzenia”.
Układanie metodą przeciągnij i upuść
Pola można przestawiać za pomocą metody przeciągnij i upuść. Wystarczy chwycić pole za uchwyt i przeciągnąć je w nowe miejsce. Pozostałe pola automatycznie się dostosują. Pozwala to na zmianę struktury formularza w kilka sekund, bez konieczności usuwania i ponownego tworzenia pól.
Podczas przenoszenia pola zobaczą Państwo wizualny znacznik wskazujący, gdzie zostanie ono wstawione. Ta natychmiastowa informacja zwrotna sprawia, że edycja jest intuicyjna — zachowają Państwo przegląd nawet w przypadku formularzy zawierających wiele pól.
Logika warunkowa
Pola warunkowe pojawiają się tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki wstępne. Definiują one reguły „jeśli-wtedy” oparte na odpowiedziach w innych polach. Skraca to formularz dla uczestników, którzy nie wybrali pewnych opcji, i zwiększa wskaźnik jego wypełnienia.
Typowy przykład: Pole „Dane firmy” jest wyświetlane tylko wtedy, gdy uczestnik wybrał „Biznes” w sekcji „Typ rejestracji”. Lub pole „Alergie” pojawia się tylko wtedy, gdy aktywowano „Wymagany catering”. Można łączyć wiele warunków, co pozwala na implementację nawet złożonych rozgałęzień.
Logika jest niewidoczna dla uczestników. Widzą oni tylko pola istotne dla ich wyboru. Zmniejsza to zamieszanie i prowadzi do czystszych danych.
Automatyczna walidacja wpisów
Quick Event automatycznie sprawdza wszystkie wpisy od Państwa uczestników: błędy są wyświetlane natychmiast obok odpowiedniego pola — na przykład, jeśli wymagane pole jest puste, adres e-mail jest nieprawidłowy lub liczba wykracza poza dozwolony zakres. Uczestnicy widzą informację zwrotną podczas wprowadzania swoich danych, a nie tylko po przesłaniu. Jako organizator, nie muszą Państwo niczego konfigurować — reguły walidacji są automatycznie generowane z Państwa konfiguracji pól.
Optymalizacja mobilna
Wszystkie formularze są od podstaw zoptymalizowane pod kątem urządzeń mobilnych. Pola automatycznie dopasowują się do szerokości ekranu, pola wprowadzania danych są wystarczająco duże, aby można było z nich korzystać za pomocą ekranu dotykowego, a komunikaty walidacyjne są czytelne nawet na małych wyświetlaczach.
Pola wyboru na urządzeniach mobilnych korzystają z wbudowanego menu rozwijanego systemu operacyjnego, umożliwiając znaną i szybką obsługę. Pola daty otwierają wbudowany kalendarz. Formularz ładuje się szybko i działa niezawodnie nawet przy wolnym połączeniu mobilnym.
Typy rejestracji
Nie każde wydarzenie jest takie samo. Dlatego Quick Event obsługuje różne typy rejestracji, które można łączyć w zależności od typu wydarzenia.
Rejestracja publiczna
W przypadku rejestracji publicznej, każdy odwiedzający stronę wydarzenia może zarejestrować się bezpośrednio. Strona docelowa jest zoptymalizowana pod kątem SEO, dzięki czemu potencjalni uczestnicy mogą również znaleźć wydarzenie za pośrednictwem wyszukiwarek. Ten tryb jest odpowiedni dla konferencji, targów, wykładów publicznych i każdego wydarzenia dążącego do maksymalnego zasięgu.
Rejestracja prywatna (tylko na zaproszenie)
W przypadku rejestracji prywatnej, mogą rejestrować się tylko zaproszone kontakty. Dostęp jest kontrolowany za pośrednictwem zintegrowanego systemu zarządzania kontaktami: Zapraszają Państwo osoby e-mailem, a tylko one otrzymują spersonalizowany link rejestracyjny. Ten tryb jest idealny dla wewnętrznych wydarzeń firmowych, ekskluzywnych wieczorów galowych lub zamkniętych warsztatów.
Ochrona hasłem
Dla wydarzeń, które mają być publicznie dostępne, ale otwarte tylko dla określonej grupy osób, mogą Państwo aktywować ochronę hasłem. Uczestnicy będą musieli wtedy wprowadzić hasło, zanim zobaczą formularz rejestracyjny. Pozwala to Państwu udostępnić link, na przykład za pośrednictwem newslettera lub wewnętrznego portalu, jednocześnie zapewniając, że tylko upoważnione osoby mogą się zarejestrować.
Proces rejestracji
Asystent rejestracji dzieli proces rejestracji na wyraźnie oddzielone etapy. Uczestnicy widzą tylko informacje, które są aktualnie istotne – co zmniejsza wskaźnik rezygnacji i zapewnia intuicyjne prowadzenie użytkownika. Wskaźnik postępu pokazuje, na jakim etapie znajduje się rejestracja w danym momencie.
Krok 1: Wybór liczby osób
W pierwszym kroku uczestnicy wybierają, ile osób chcą zarejestrować. Jako organizator, ustawiają Państwo maksymalną liczbę osób na rezerwację w Studio. Jeśli dozwolona jest tylko jedna osoba na rezerwację, ten krok jest automatycznie pomijany, a uczestnik przechodzi bezpośrednio do strony wprowadzania danych. Jeśli wydarzenie ma limit miejsc, wyświetlone zostaną pozostałe wolne miejsca.
Krok 2: Dane uczestników i kontyngent
Formularz rejestracyjny jest wyświetlany indywidualnie dla każdej osoby. Pola są konfigurowane za pomocą opisanego powyżej generatora formularzy i mogą obejmować pola standardowe (imię, adres e-mail, firma) oraz wszelkie pola niestandardowe. Pola warunkowe pojawiają się tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki wstępne.
Jeśli skonfigurowane są kontyngenty, każdy uczestnik wybiera swój rodzaj biletu w tym kroku. Wszystkie dostępne kontyngenty są wyświetlane wraz z ich tytułem, opisem i pozostałą pojemnością – w pełni zarezerwowane kontyngenty są automatycznie dezaktywowane. W przypadku rezerwacji grupowych, wiele osób może współdzielić jeden kontyngent.
Wszystkie wpisy są walidowane w czasie rzeczywistym. Wymagane pola, formaty adresów e-mail i reguły zdefiniowane przez użytkownika są sprawdzane natychmiast, dzięki czemu błędy są wykrywane już podczas wprowadzania danych. W przypadku wielu użytkowników asystent prowadzi ich przez każdy formularz sekwencyjnie, zanim przejdą do podsumowania.
Krok 3: Podsumowanie i zakończenie
Przed przesłaniem uczestnicy widzą pełny przegląd: dane wprowadzone przez wszystkie osoby oraz wybrane kontyngenty biletów. Po zaakceptowaniu polityki prywatności rezerwacja zostaje zakończona. Quick Event automatycznie przekierowuje uczestników na stronę sukcesu, gdzie mogą pobrać swoje bilety w formacie PDF. Jednocześnie wszyscy uczestnicy otrzymują e-mail z potwierdzeniem zawierający ich indywidualny kod QR.
Status rezerwacji
Każda rezerwacja przechodzi przez jasno zdefiniowany przepływ pracy statusów. Aktualny status określa, które działania są dostępne i które zautomatyzowane procesy są uruchamiane.
Oczekujący
Gdy uczestnik prześle formularz rejestracyjny, rezerwacja zostaje utworzona ze statusem „Oczekujący”. Automatyczne potwierdzenie odbioru informuje uczestnika, że jego rejestracja została przyjęta. W zależności od konfiguracji, potwierdzenie może być dokonane ręcznie przez organizatora lub automatycznie.
Potwierdzony
Potwierdzone rezerwacje uprawniają uczestnika do udziału i Check-in. Po potwierdzeniu automatycznie zostanie wysłany e-mail zawierający szczegóły wydarzenia, kod QR oraz, jeśli dotyczy, bilet PDF lub kartę Apple Wallet. Uczestnik pojawi się następnie na liście uczestników.
Anulowany
Anulowane rezerwacje automatycznie zwalniają zarezerwowane miejsce, udostępniając ponownie przydzieloną pojemność. Uczestnik otrzymuje powiadomienie o anulowaniu. Anulowanie może być zainicjowane przez organizatora lub — jeśli skonfigurowano — przez samego uczestnika.
Automatyczne potwierdzenia
Quick Event automatycznie wysyła odpowiedni e-mail za każdym razem, gdy status ulegnie zmianie. Szablony e-maili można konfigurować w Studio w sekcji „E-maile” i obsługują one symbole zastępcze dla danych uczestników, informacji o rezerwacji i szczegółów wydarzenia.
Standardowa konfiguracja obejmuje potwierdzenie zamówienia dla nowych rejestracji, potwierdzenie rezerwacji z kodem QR, gdy status zmieni się na „Potwierdzony”, oraz powiadomienie o anulowaniu. Dodatkowo, mogą Państwo tworzyć własne szablony e-maili dla przypomnień i działań następczych za pośrednictwem kampanii e-mailowych.
Rejestracja bez kontyngentu
Dla prostych wydarzeń bez kategorii biletów, mogą Państwo całkowicie wyłączyć wybór kontyngentu. Uczestnicy przejdą wtedy bezpośrednio do wprowadzania danych. Ta opcja jest odpowiednia dla wydarzeń, gdzie istnieje tylko jeden typ uczestnictwa i nie jest wymagane rozróżnianie według typu biletu.
Przykłady zastosowań
W zależności od typu wydarzenia, będą Państwo potrzebować różnych pól. Oto kilka typowych konfiguracji.
Wydarzenia korporacyjne
W przypadku wydarzeń firmowych, oprócz standardowych danych, często zbierają Państwo informacje takie jak nazwa firmy, stanowisko, dział, centrum kosztów i wymagania dietetyczne. Korzystając z logiki warunkowej, mogą Państwo zapewnić, że pole „Centrum kosztów” będzie wyświetlane tylko wtedy, gdy uczestnik wybrał konkretną firmę.
Kursy i seminaria szkoleniowe
W przypadku wydarzeń edukacyjnych istotne są pola takie jak wcześniejsza wiedza, cele nauczania, wymagania dotyczące certyfikatu oraz to, czy uczestnicy przyniosą własne laptopy. Przyciski radiowe są odpowiednie do oceny poziomu wiedzy, podczas gdy pola wyboru pozwalają na wybór wielu obszarów zainteresowań.
Wydarzenia networkingowe
Wydarzenia społecznościowe korzystają z pól takich jak profil LinkedIn, zainteresowania, „Szukam” i „Oferuję”. Informacje te pomagają uczestnikom znaleźć odpowiednich partnerów do rozmów i dają Państwu, jako organizatorowi, cenne wglądy w skład Państwa społeczności.
Targi i kongresy
W przypadku dużych wydarzeń ze złożonymi systemami rezerwacji, używane są pola takie jak numer stoiska, zainteresowanie produktem, budżet i rezerwacja slotów spotkań. Logika warunkowa jest tutaj szczególnie pomocna: wystawcy widzą inne pola niż odwiedzający, a goście VIP otrzymują dodatkowe opcje.
Integracja i eksport
Wszystkie zebrane dane z formularzy są dostępne za pomocą kilku metod. Eksport CSV pozwala Państwu pobrać każdą rejestrację w formacie zgodnym z Excelem bezpośrednio ze Studio. Publiczny punkt końcowy tworzenia wydarzeń już istnieje pod adresem POST /api/public/create-event; pełne API REST do odczytu dla programistycznego dostępu do danych formularzy i integracji z systemami zewnętrznymi jest w planach.
Webhooki są również planowane i będą powiadamiać systemy zewnętrzne w czasie rzeczywistym o każdej nowej rejestracji. Pozwolą Państwu automatycznie tworzyć leady w Państwa CRM, dodawać uczestników do list marketingowych e-maili lub wyzwalać wewnętrzne przepływy pracy — wszystko bez ręcznego wysiłku.
Dane z formularzy trafiają również bezpośrednio do systemu zarządzania uczestnikami Quick Event. Tam wszystkie pola zdefiniowane przez użytkownika są przeszukiwalne i filtrowalne, tak jak pola standardowe. Oddzielny proces eksportu i importu nie jest wymagany.