Quick Event łączy zarządzanie kontaktami i kampanie e-mailowe w jednym systemie. Zamiast utrzymywać listy kontaktów w jednym narzędziu i wysyłać zaproszenia w innym, oba obszary płynnie ze sobą współpracują – od importu plików CSV i segmentacji po wysyłkę do dziesiątek tysięcy odbiorców. Każdy kontakt przechodzi przez przejrzysty proces sprawdzania statusu, a każda kampania korzysta z precyzyjnej personalizacji w języku niemieckim.
Przegląd
Moduł kontaktów w Quick Event nie jest izolowaną książką adresową. To samodzielny CRM dla Państwa wydarzeń, bezpośrednio połączony z marketingiem e-mailowym. Importują Państwo listę gości, segmentują według dowolnych kryteriów, tworzą kampanię i wysyłają e-maile — wszystko w tym samym interfejsie.
Podstawowy przepływ pracy wygląda następująco: Import kontaktów (CSV lub ręcznie), segmentacja (według statusu, firmy, tagów lub dowolnych pól), tworzenie kampanii (wybór szablonu, personalizacja, podgląd) i wysyłka. Status każdego kontaktu aktualizuje się automatycznie — od „Utworzony” przez „Dostarczony” i „Kliknięty” do „Zarejestrowany” natychmiast po zarejestrowaniu się kontaktu za pośrednictwem formularza rejestracyjnego.
Import kontaktów
Najszybszym sposobem na wprowadzenie kontaktów do Quick Event jest import CSV. Przeciągnijcie Państwo swój plik do obszaru przesyłania lub wybierzcie go — Quick Event automatycznie wykrywa kolumny i sugeruje mapowanie do standardowych pól (imię, nazwisko, e-mail, firma, stanowisko, forma powitania, tytuł). Mogą Państwo dostosować mapowanie przed importem i dodać dodatkowe kolumny jako pola niestandardowe.
Sam import jest szybki: 1000 kontaktów w 10–15 sekund. Podczas importu Quick Event sprawdza duplikaty. To wykrywanie wykorzystuje rozmyte dopasowywanie adresów e-mail, dzięki czemu identyfikowane są oczywiste literówki i warianty. Jeśli zostanie znalezione dopasowanie, istniejący kontakt jest aktualizowany zamiast tworzony dwukrotnie. Mogą Państwo zobaczyć wyniki natychmiast po imporcie: ile kontaktów zostało utworzonych, ile zaktualizowanych i ile pominiętych.
Oprócz importu masowego, mogą Państwo również dodawać kontakty indywidualnie — na przykład, jeśli chcą Państwo szybko dodać kogoś do listy gości podczas rozmowy telefonicznej. Wszystkie kontakty pojawiają się natychmiast na liście kontaktów i są dostępne dla kampanii.
Przepływ pracy statusów
Każdy kontakt w Quick Event przechodzi przez siedmioetapowy przepływ pracy statusów, który odwzorowuje cały proces rejestracji i działań następczych. Status aktualizuje się automatycznie wraz z odpowiednimi wydarzeniami — nie muszą Państwo niczego utrzymywać ręcznie.
Siedem etapów szczegółowo:
Utworzony — Kontakt został utworzony (poprzez import lub ręcznie), ale nie został jeszcze skontaktowany. Oczekujący — E-mail został dodany do kolejki i jest wysyłany. Dostarczony — E-mail został pomyślnie dostarczony. Kliknięty — Odbiorca kliknął link w e-mailu. Rozpoczęty — Odbiorca otworzył formularz rejestracyjny, ale jeszcze go nie ukończył. Zarejestrowany — Odbiorca pomyślnie się zarejestrował i jest teraz wymieniony jako uczestnik. Odrzucony — Kontakt został ręcznie oznaczony jako „odrzucony” lub wyraźnie wypisany.
To śledzenie umożliwia ukierunkowane kampanie follow-up. Na przykład, mogą Państwo wysłać przypomnienie tylko do kontaktów, których status to „Dostarczony” lub „Kliknięty” — czyli do osób, które otrzymały e-mail, ale jeszcze nie odpowiedziały. Pozwala to uniknąć niepotrzebnych duplikatów kontaktów i zwiększa szansę na rejestrację.
Segmentacja
Segmentacja w Quick Event działa za pomocą łączonych filtrów — na tej samej zasadzie, co w zarządzaniu uczestnikami. Mogą Państwo filtrować kontakty według statusu, firmy, stanowiska, formy powitania, zaimportowanych pól niestandardowych lub innych zarejestrowanych danych. Filtry można swobodnie łączyć, co pozwala definiować nawet wąskie grupy docelowe: „Wszystkie kontakty ze statusem 'Dostarczony', 'Firma' zawiera 'Consulting', 'Stanowisko' zawiera 'Menedżer'”.
Często używane segmenty można zapisać jako zestaw filtrów i ponownie zastosować jednym kliknięciem. Zapisane filtry są dostępne dla wszystkich członków zespołu i aktualizują się dynamicznie — nowe kontakty spełniające kryteria automatycznie pojawiają się w segmencie.
Mogą Państwo wykonywać operacje masowe na przefiltrowanych listach kontaktów: zmieniać ich status, przypisywać je do kampanii, eksportować je jako plik CSV lub usuwać. Pozwala to zaoszczędzić znaczny czas podczas pracy z dużymi listami gości zawierającymi setki lub tysiące kontaktów.
Tworzenie kampanii
Kampania e-mailowa w Quick Event rozpoczyna się od wyboru lub utworzenia szablonu. Edytor e-maili oferuje ustrukturyzowane sekcje dla tematu, powitania, treści, wezwania do działania i stopki. Pracują Państwo bezpośrednio w szablonie i natychmiast widzą, jak będzie wyglądał e-mail.
Personalizacja wykracza poza proste symbole zastępcze. Quick Event automatycznie generuje poprawne niemieckie formy powitalne — „Sehr geehrte Frau Dr. Müller” lub „Lieber Herr Professor Schmidt” — na podstawie płci, tytułu i nazwiska kontaktu. Działa to również dla konwencji austriackich i szwajcarskich. Oprócz powitania, dostępne są symbole zastępcze dla imienia, nazwiska, firmy, stanowiska i wszystkich danych specyficznych dla wydarzenia (data, lokalizacja, oznaczenie kontyngentu).
Dla zespołów, które potrzebują szybko profesjonalnych e-maili, Quick Event oferuje treści generowane przez AI. Opiszą Państwo cel e-maila w kilku słowach — „Przypomnienie o przyszłotygodniowej gali, formalne” — a AI stworzy kompletny projekt, który mogą Państwo dostosować.
Przed wysłaniem, prosimy o przejrzenie e-maila w widoku podglądu i opcjonalne wysłanie testowego e-maila do siebie. Pozwoli to Państwu przetestować personalizację, układ i linki na różnych urządzeniach przed wysłaniem kampanii do wszystkich odbiorców.
Wysyłka
Dostawa wiadomości e-mail w Quick Event opiera się na infrastrukturze SendGrid , z której korzystają również firmy takie jak Uber, Spotify i Airbnb. Wszystkie plany obejmują nielimitowaną wysyłkę wiadomości e-mail bez dodatkowych opłat za każdą wiadomość.
Status każdego kontaktu jest automatycznie aktualizowany w trakcie wysyłania.
RODO i rezygnacja z subskrypcji
Każdy e-mail automatycznie zawiera link do wypisania się z subskrypcji, który natychmiast wyklucza kontakt z przyszłych kampanii. Wszystkie dane są przetwarzane w europejskich centrach danych.