Zarządzanie uczestnikami to serce każdego wydarzenia. Quick Event gromadzi wszystkie potwierdzone rejestracje, dane rezerwacji i statusy meldunków w jednym miejscu — z wyszukiwaniem pełnotekstowym, zaawansowanymi filtrami i synchronizacją w czasie rzeczywistym. Nie ma potrzeby eksportowania danych do programu Excel ani ich przerw.
Przegląd
Quick Event rozróżnia dwa kluczowe obszary: Kontakty i Uczestnicy. Kontakty to potencjalni goście, których chcą Państwo zaprosić na swoje wydarzenie — przechodzą oni przez wieloetapowy proces statusów od „Utworzony” do „Zaproszony” i „Zarejestrowany”. Uczestnicy natomiast to osoby, które pomyślnie zakończyły proces rejestracji i mają potwierdzoną rezerwację.
Gdy tylko ktoś zarejestruje się za pośrednictwem formularza rejestracyjnego, automatycznie tworzony jest profil uczestnika. Profil ten zawiera wszystkie wypełnione pola formularza, informacje o rezerwacji (wybrany kontyngent, status płatności) oraz status check-in. Jeśli osoba była wcześniej zapisana jako kontakt, jej status kontaktu zostaje zaktualizowany na „Zarejestrowany”.
Wyszukiwanie i filtrowanie
Zamiast eksportować dane uczestników do Excela i tam żmudnie je filtrować, Quick Event oferuje wszystkie funkcje wyszukiwania i filtrowania bezpośrednio w aplikacji. Oszczędza to czas i zapobiega przestarzałym danym.
Wyszukiwanie pełnotekstowe
Pasek wyszukiwania automatycznie przeszukuje wszystkie pola uczestników — imię, nazwisko, e-mail, firma, numer rezerwacji i wszelkie pola niestandardowe. Wyniki pojawiają się w mniej niż sekundę, nawet przy tysiącach uczestników. Nie muszą Państwo wiedzieć, w którym polu znajduje się dany termin: wystarczy wprowadzić termin wyszukiwania, a Quick Event znajdzie pasujące wpisy.
Zaawansowane filtry
Oprócz wyszukiwania swobodnego tekstu, mogą Państwo łączyć dowolną liczbę filtrów. Filtruj według statusu check-in, kontyngentu, statusu płatności, daty rejestracji lub dowolnego pola niestandardowego. Filtry można łączyć bez ograniczeń, co pozwala na złożone zapytania — na przykład „wszyscy uczestnicy z firmy X, którzy zarezerwowali kontyngent VIP i jeszcze się nie zameldowali”.
Zapisane zestawy filtrów
Często używane kombinacje filtrów można zapisać jako zestaw filtrów i ponownie zastosować jednym kliknięciem. Jest to szczególnie przydatne w przypadku powtarzających się zadań, takich jak „Wszyscy goście VIP, którzy się nie zameldowali” lub „Uczestnicy bez płatności”. Zapisane filtry są dostępne dla wszystkich członków zespołu.
Dane i profile uczestników
Każdy uczestnik posiada kompletny profil, który gromadzi wszystkie istotne informacje. Dane są podzielone na trzy sekcje.
Dane podstawowe
Dane podstawowe obejmują kluczowe pola zbierane podczas rejestracji: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz opcjonalnie firmę, stanowisko, formę zwracania się i tytuł. Pola te są domyślnie uwzględniane i stanowią podstawę komunikacji, drukowania identyfikatorów oraz generowania plików PDF.
Dane rezerwacji
Każda rejestracja zawiera informacje o rezerwacji: wybrany kontyngent (rodzaj biletu), status płatności oraz, w stosownych przypadkach, numer faktury. Rezerwacje grupowe pokazują wszystkie osoby związane z rezerwacją. Status płatności jest automatycznie aktualizowany dla płatności Stripe.
Pola niestandardowe
Wszystkie pola, które zdefiniowali Państwo w kreatorze formularzy, pojawiają się również w profilu uczestnika. Obejmuje to pola tekstowe, listy rozwijane, pola wyboru, pola daty i liczbowe, a także pola warunkowe, które były widoczne tylko dla określonych odpowiedzi. Wszystkie pola niestandardowe są przeszukiwalne i filtrowalne — są traktowane tak samo jak pola standardowe.
Zarządzanie Check-in'em
System check-in Quick Event opiera się na kodach QR. Każdy uczestnik otrzymuje indywidualny kod QR po rejestracji — e-mailem, jako bilet PDF lub jako karta Apple Wallet. W dniu wydarzenia skanują Państwo kod bezpośrednio w przeglądarce, korzystając z mobilnego widoku check-in, bez konieczności instalowania dodatkowej aplikacji.
Check-in zazwyczaj trwa mniej niż dwie sekundy. Po zeskanowaniu natychmiast widzą Państwo imię i nazwisko, zarezerwowany kontyngent oraz informację, czy uczestnik już się zameldował. Wiele stanowisk check-in może działać jednocześnie, a dane synchronizują się w czasie rzeczywistym.
Pulpit nawigacyjny umożliwia śledzenie postępu check-in na żywo: Ilu uczestników jest już na miejscu, ilu jeszcze brakuje? Raporty obecności można eksportować po wydarzeniu.
Eksport i raportowanie
Chociaż Quick Event umożliwia większość analiz bezpośrednio w aplikacji, w każdej chwili mogą Państwo wyeksportować dane uczestników jako plik CSV. Eksport uwzględnia aktywne filtry — co oznacza, że eksportują Państwo tylko tych uczestników, którzy pasują do Państwa bieżącego filtrowania. Wybór kolumn można dostosować tak, aby w pliku eksportu pojawiały się tylko odpowiednie pola.
Zintegrowany pulpit raportowania wyświetla trendy rejestracji, statystyki check-in oraz współczynniki konwersji. Dostępne jest API REST do dalszej integracji, umożliwiające programowe pobieranie i aktualizowanie danych uczestników.