Lista gości to miejsce, w którym zaczyna się zaproszenie. Kontakty przesyłają Państwo jako plik CSV — Quick Event sugeruje mapowanie kolumn i rozpoznaje duplikaty — lub dodają Państwo osoby pojedynczo. Łączone filtry przekształcają listę w segmenty, takie jak prelegenci, prasa, partnerzy lub goście, a zapisane filtry są dostępne dla całego zespołu. Każdy kontakt ma status, który zmienia się automatycznie wraz z wysłaniem zaproszenia i rejestracją gościa, dzięki czemu zawsze wiedzą Państwo, kto jeszcze nie odpowiedział.
Import kontaktów
Najszybszym sposobem na wprowadzenie kontaktów do Quick Event jest import CSV. Przeciągnijcie Państwo swój plik do obszaru przesyłania lub wybierzcie go — Quick Event automatycznie wykrywa kolumny i sugeruje mapowanie do standardowych pól (imię, nazwisko, e-mail, firma, stanowisko, forma powitania, tytuł). Mogą Państwo dostosować mapowanie przed importem i dodać dodatkowe kolumny jako pola niestandardowe.
Sam import jest szybki: 1000 kontaktów w 10–15 sekund. Podczas importu Quick Event sprawdza duplikaty. To wykrywanie wykorzystuje rozmyte dopasowywanie adresów e-mail, dzięki czemu identyfikowane są oczywiste literówki i warianty. Jeśli zostanie znalezione dopasowanie, istniejący kontakt jest aktualizowany zamiast tworzony dwukrotnie. Mogą Państwo zobaczyć wyniki natychmiast po imporcie: ile kontaktów zostało utworzonych, ile zaktualizowanych i ile pominiętych.
Oprócz importu masowego, mogą Państwo również dodawać kontakty indywidualnie — na przykład, jeśli chcą Państwo szybko dodać kogoś do listy gości podczas rozmowy telefonicznej. Wszystkie kontakty pojawiają się natychmiast na liście kontaktów i są dostępne dla kampanii.
Segmentacja
Segmentacja w Quick Event działa za pomocą łączonych filtrów — na tej samej zasadzie, co w zarządzaniu uczestnikami. Mogą Państwo filtrować kontakty według statusu, firmy, stanowiska, formy powitania, zaimportowanych pól niestandardowych lub innych zarejestrowanych danych. Filtry można swobodnie łączyć, co pozwala definiować nawet wąskie grupy docelowe: „Wszystkie kontakty ze statusem 'Dostarczony', 'Firma' zawiera 'Consulting', 'Stanowisko' zawiera 'Menedżer'”.
Często używane segmenty można zapisać jako zestaw filtrów i ponownie zastosować jednym kliknięciem. Zapisane filtry są dostępne dla wszystkich członków zespołu i aktualizują się dynamicznie — nowe kontakty spełniające kryteria automatycznie pojawiają się w segmencie.
Mogą Państwo wykonywać operacje masowe na przefiltrowanych listach kontaktów: zmieniać ich status, przypisywać je do kampanii, eksportować je jako plik CSV lub usuwać. Pozwala to zaoszczędzić znaczny czas podczas pracy z dużymi listami gości zawierającymi setki lub tysiące kontaktów.
Przepływ pracy statusów
Każdy kontakt w Quick Event przechodzi przez siedmioetapowy przepływ pracy statusów, który odwzorowuje cały proces rejestracji i działań następczych. Status aktualizuje się automatycznie wraz z odpowiednimi wydarzeniami — nie muszą Państwo niczego utrzymywać ręcznie.
Siedem etapów szczegółowo:
Utworzony — Kontakt został utworzony (poprzez import lub ręcznie), ale nie został jeszcze skontaktowany. Oczekujący — E-mail został dodany do kolejki i jest wysyłany. Dostarczony — E-mail został pomyślnie dostarczony. Kliknięty — Odbiorca kliknął link w e-mailu. Rozpoczęty — Odbiorca otworzył formularz rejestracyjny, ale jeszcze go nie ukończył. Zarejestrowany — Odbiorca pomyślnie się zarejestrował i jest teraz wymieniony jako uczestnik. Odrzucony — Kontakt został ręcznie oznaczony jako „odrzucony” lub wyraźnie wypisany.
To śledzenie umożliwia ukierunkowane kampanie follow-up. Na przykład, mogą Państwo wysłać przypomnienie tylko do kontaktów, których status to „Dostarczony” lub „Kliknięty” — czyli do osób, które otrzymały e-mail, ale jeszcze nie odpowiedziały. Pozwala to uniknąć niepotrzebnych duplikatów kontaktów i zwiększa szansę na rejestrację.