La gestió de participants és el cor de cada esdeveniment. Quick Event reuneix tots els registres confirmats, les dades de reserva i els estats del registre d'entrada en un sol lloc, amb cerca de text complet, filtres avançats i sincronització en temps real. No cal exportar a Excel, ni interrupcions de dades.
Visió general
Quick Event distingeix entre dues àrees clau: Contactes i Assistents. Els contactes són convidats potencials que vol convidar al seu esdeveniment — passen per un flux de treball d'estat de diverses etapes des de "Creat" a "Convidat" a "Registrat". Els assistents, d'altra banda, són persones que han completat amb èxit el procés de registre i tenen una reserva confirmada.
Tan bon punt algú es registra a través del formulari d'inscripció, es crea automàticament un perfil de participant. Aquest perfil conté tots els camps de formulari completats, informació de la reserva (contingent seleccionat, estat de pagament) i l'estat del check-in. Si la persona havia estat guardada prèviament com a contacte, el seu estat de contacte s'actualitza a "Registrat".
Cerca i filtratge
En lloc d'exportar dades dels participants a Excel i filtrar-les laboriosament allà, Quick Event ofereix totes les funcions de cerca i filtratge directament a l'aplicació. Això estalvia temps i evita dades obsoletes.
Cerca de text complet
La barra de cerca cerca automàticament tots els camps dels participants — nom, correu electrònic, empresa, número de reserva i qualsevol camp personalitzat. Els resultats apareixen en menys d'un segon, fins i tot amb milers de participants. Vostè no necessita saber en quin camp es troba un terme: simplement introdueixi el terme de cerca, i Quick Event trobarà les entrades coincidents.
Filtres avançats
A més de la cerca de text lliure, vostè pot combinar qualsevol nombre de filtres. Filtri per estat de check-in, contingent, estat de pagament, data de registre o qualsevol camp personalitzat. Els filtres es poden combinar sense restriccions, permetent consultes complexes — per exemple, "tots els participants de l'empresa X que van reservar el contingent VIP i encara no han fet el check-in."
Conjunts de filtres guardats
Les combinacions de filtres utilitzades freqüentment es poden guardar com a conjunt de filtres i tornar a aplicar amb un sol clic. Això és especialment útil per a tasques recurrents com ara "Tots els convidats VIP que no han fet el check-in" o "Participants sense pagament." Els filtres guardats estan disponibles per a tots els membres de l'equip.
Dades i perfils dels participants
Cada participant té un perfil complet que recopila tota la informació rellevant. Les dades es divideixen en tres seccions.
Dades mestres
Les dades mestres inclouen els camps principals recollits durant el registre: nom, cognoms, adreça de correu electrònic, número de telèfon i, opcionalment, empresa, càrrec, salutació i títol. Aquests camps s'inclouen per defecte i formen la base per a la comunicació, la impressió d'acreditacions i la generació de PDF.
Dades de la reserva
Cada registre inclou informació de la reserva: el contingent seleccionat (tipus de contingent), l'estat de pagament i, si s'escau, el número de factura. Les reserves de grup mostren totes les persones associades a la reserva. L'estat de pagament s'actualitza automàticament per als pagaments de Stripe.
Camps personalitzats
Tots els camps que vostè va definir al creador de formularis també apareixen al perfil del participant. Això inclou camps de text, desplegables, caselles de selecció, camps de data i número, així com camps condicionals que només eren visibles per a certes respostes. Tots els camps personalitzats són cercables i filtrables — es tracten de la mateixa manera que els camps estàndard.
Gestió de Check-in
El sistema de check-in de Quick Event es basa en codis QR. Cada participant rep un codi QR individual en registrar-se — ja sigui per correu electrònic, com a tiquet PDF, o com a pass d'Apple Wallet. El dia de l'esdeveniment, vostè escaneja el codi directament al seu navegador utilitzant la vista de check-in mòbil, sense necessitat d'instal·lar cap aplicació addicional.
El check-in sol trigar menys de dos segons. Després d'escanejar, vostè veu immediatament el nom, el contingent reservat i si el participant ja ha fet el check-in. Diverses estacions de check-in poden operar simultàniament, i les dades se sincronitzen en temps real.
El panell li permet fer un seguiment del progrés del check-in en directe: Quants participants ja són al lloc, quants encara falten? Els informes d'assistència es poden exportar després de l'esdeveniment.
Exportació i Informes
Tot i que Quick Event permet la majoria d'anàlisis directament dins de l'aplicació, vostè pot exportar dades dels participants com a fitxer CSV en qualsevol moment. L'exportació té en compte els filtres actius — la qual cosa significa que només exporta els participants que coincideixen amb el seu filtratge actual. La selecció de columnes es pot personalitzar perquè només els camps rellevants apareguin al fitxer d'exportació.
El panell d'informes integrat mostra les tendències de registre, les estadístiques de check-in i les taxes de conversió. Una API REST està disponible per a una major integració, permetent que les dades dels participants es puguin recuperar i actualitzar programàticament.