Der Quick Event Formulargenerator ist ein Drag-and-drop-Builder für die Anmeldeformulare, die Teilnehmer ausfüllen, um sich für Ihr Event anzumelden. Anstelle eines festen, universellen Formulars fügen Sie beliebig viele benutzerdefinierte Felder hinzu – Text, E-Mail, Dropdowns, Checkboxen, Daten und mehr – ordnen sie per Drag-and-drop neu an und definieren Wenn-dann-Regeln, sodass ein Feld nur erscheint, wenn es relevant ist. Jedes Feld wird automatisch validiert, ohne dass Code geschrieben werden muss. Formulare unterstützen Einzel- und Gruppenanmeldungen, optionale Ticketauswahl und DSGVO-konforme Datenerfassung, und jede Einreichung fließt direkt in die Teilnehmerverwaltung mit einer automatischen Bestätigungs-E-Mail. Sie können eine Genehmigung vor der Bestätigung einer Anmeldung verlangen, Kapazitätsgrenzen festlegen und Antworten jederzeit exportieren. Da Formulare, Tickets und Teilnehmerdaten ein System teilen, ist alles, was jemand bei der Anmeldung eingibt, sofort durchsuchbar und filterbar – kein erneutes Eingeben und keine Exporte in eine separate Tabelle zur Verwaltung Ihrer Gästeliste.
Übersicht
Der visuelle Editor im Studio ermöglicht es Ihnen, Felder hinzuzufügen, zu verschieben und zu konfigurieren. Sie sehen immer eine Live-Vorschau des Formulars, so wie es Ihren Teilnehmern angezeigt wird. Alle Einträge werden während der Anmeldung automatisch und zuverlässig validiert – sowohl im Browser als auch auf dem Server – um sicherzustellen, dass keine fehlerhaften oder unvollständigen Daten gespeichert werden.
Die Anzahl der Felder ist unbegrenzt. Ob Sie drei Standardfelder oder dreißig benutzerdefinierte Felder mit verschachtelter Logik benötigen – der Generator unterstützt beides. Alle Formulardaten fließen direkt in das Teilnehmerverwaltungssystem und stehen dort zum Suchen, Filtern und Exportieren zur Verfügung.
Feldtypen
Der Formulargenerator bietet neun verschiedene Feldtypen, die jeweils für unterschiedliche Eingabeszenarien geeignet sind. Jeder Feldtyp verfügt über eigene Validierungsregeln und Anzeigeoptionen.
Texteingabe
Text – Einzeiliges Textfeld für kurze Informationen wie Name, Firma oder Position. Sie können Mindest- und Maximallängen festlegen und Platzhaltertext definieren.
E-Mail – Textfeld mit automatischer E-Mail-Validierung. Das Format wird sowohl im Browser als auch auf dem Server geprüft. Ungültige Adressen werden sofort mit einer Fehlermeldung markiert.
Zahl – Numerisches Eingabefeld mit optionalen Mindest- und Maximalwerten. Geeignet für Informationen wie Alter, Personenzahl oder Budgets.
Textarea – Mehrzeiliges Textfeld für längere Eingaben wie Kommentare, Sonderwünsche oder Diätanweisungen.
Auswahlfelder
Select – Dropdown-Liste zur Einzelauswahl aus vordefinierten Optionen. Ideal für Felder wie Anrede, T-Shirt-Größe oder Workshop-Auswahl.
Radio – Radio-Buttons, bei denen genau eine Option ausgewählt werden kann. Alle Optionen sind gleichzeitig sichtbar, was die Entscheidung bei wenigen Auswahlmöglichkeiten erleichtert.
Checkbox – Checkboxen für Mehrfachauswahl. Teilnehmer können mehrere Optionen gleichzeitig aktivieren – zum Beispiel für Interessengebiete oder Zusatzleistungen.
Spezialfelder
Datum – Datumsfeld mit Kalender-Widget. Für Informationen wie Geburtstag, Anreise- oder Abreisedatum. Das Format wird automatisch validiert.
Titel – Kein Eingabefeld, sondern eine Überschrift zur visuellen Strukturierung des Formulars. Verwenden Sie Titelfelder, um zusammengehörige Felder in logischen Sektionen zu gruppieren – zum Beispiel „Persönliche Daten“, „Buchungsdetails“ oder „Sonderwünsche“.
Drag-and-drop-Anordnung
Felder können per Drag-and-drop neu angeordnet werden. Greifen Sie einfach ein Feld an seinem Griff und ziehen Sie es an die neue Position. Die anderen Felder passen sich automatisch an. So können Sie die Formularstruktur in Sekundenschnelle ändern, ohne Felder löschen und neu erstellen zu müssen.
Wenn Sie ein Feld verschieben, sehen Sie eine visuelle Markierung, die anzeigt, wo es eingefügt wird. Dieses sofortige Feedback macht die Bearbeitung intuitiv – Sie behalten den Überblick auch bei Formularen mit vielen Feldern.
Bedingte Logik
Bedingte Felder erscheinen nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Sie definieren Wenn-dann-Regeln basierend auf den Antworten in anderen Feldern. Dies verkürzt das Formular für Teilnehmer, die bestimmte Optionen nicht ausgewählt haben, und erhöht die Abschlussrate.
Ein typisches Beispiel: Das Feld „Firmendaten“ wird nur angezeigt, wenn der Teilnehmer unter „Anmeldeart“ die Option „Geschäftlich“ ausgewählt hat. Oder das Feld „Allergien“ erscheint nur, wenn „Catering erforderlich“ aktiviert ist. Mehrere Bedingungen können kombiniert werden, wodurch auch komplexe Verzweigungen umgesetzt werden können.
Die Logik ist für Teilnehmer unsichtbar. Sie sehen nur die Felder, die für ihre Auswahl relevant sind. Dies reduziert Verwirrung und führt zu saubereren Daten.
Automatische Validierung von Eingaben
Quick Event prüft alle Eingaben Ihrer Teilnehmer automatisch: Fehler werden sofort neben dem betreffenden Feld angezeigt – zum Beispiel, wenn ein Pflichtfeld leer bleibt, eine E-Mail-Adresse ungültig ist oder eine Zahl außerhalb des zulässigen Bereichs liegt. Teilnehmer sehen das Feedback bereits während der Eingabe ihrer Informationen, nicht erst nach dem Absenden. Als Veranstalter müssen Sie nichts konfigurieren – die Validierungsregeln werden automatisch aus Ihrer Feldkonfiguration generiert.
Mobile Optimierung
Alle Formulare sind von Grund auf für mobile Geräte optimiert. Die Felder passen sich automatisch der Bildschirmbreite an, Eingabefelder sind groß genug für die Touchscreen-Bedienung, und die Validierungsmeldungen sind auch auf kleinen Displays gut lesbar.
Auswahlfelder auf Mobilgeräten nutzen das native Dropdown-Menü des Betriebssystems, was eine vertraute und schnelle Bedienung ermöglicht. Datumsfelder öffnen den nativen Kalender. Das Formular lädt schnell und funktioniert auch bei langsamer Mobilfunkverbindung zuverlässig.
Anmeldearten
Nicht jedes Event ist gleich. Deshalb unterstützt Quick Event verschiedene Anmeldearten, die je nach Event-Typ kombiniert werden können.
Öffentliche Anmeldung
Bei der öffentlichen Anmeldung kann sich jeder Besucher der Event-Seite direkt registrieren. Die Landingpage ist SEO-optimiert, sodass potenzielle Teilnehmer das Event auch über Suchmaschinen finden können. Dieser Modus eignet sich für Konferenzen, Messen, öffentliche Vorträge und jedes Event, das maximale Reichweite anstrebt.
Private Anmeldung (nur auf Einladung)
Bei der privaten Anmeldung können sich nur eingeladene Kontakte registrieren. Der Zugang wird über das integrierte Kontaktmanagementsystem gesteuert: Sie laden Personen per E-Mail ein, und nur diese erhalten einen personalisierten Anmeldelink. Dieser Modus ist ideal für interne Firmen-Events, exklusive Gala-Abende oder geschlossene Workshops.
Passwortschutz
Für Events, die öffentlich zugänglich sein sollen, aber nur einem bestimmten Personenkreis offenstehen, können Sie einen Passwortschutz aktivieren. Teilnehmer müssen dann ein Passwort eingeben, bevor sie das Anmeldeformular sehen. So können Sie den Link beispielsweise über einen Newsletter oder ein internes Portal teilen und gleichzeitig sicherstellen, dass sich nur autorisierte Personen anmelden können.
Der Anmeldeprozess
Der Anmeldeassistent unterteilt den Anmeldeprozess in klar getrennte Schritte. Teilnehmer sehen nur die aktuell relevanten Informationen – dies reduziert die Abbruchquote und gewährleistet eine intuitive Benutzerführung. Eine Fortschrittsanzeige zeigt jederzeit, wie weit die Anmeldung fortgeschritten ist.
Schritt 1: Anzahl der Personen auswählen
Im ersten Schritt wählen Teilnehmer aus, wie viele Personen sie anmelden möchten. Als Veranstalter legen Sie die maximale Anzahl an Personen pro Anmeldung im Studio fest. Ist nur eine Person pro Anmeldung erlaubt, wird dieser Schritt automatisch übersprungen und der Teilnehmer gelangt direkt zur Dateneingabeseite. Verfügt das Event über eine Kapazitätsgrenze, werden die verbleibenden Plätze angezeigt.
Schritt 2: Teilnehmerdaten und Kontingent
Das Anmeldeformular wird individuell für jede Person angezeigt. Die Felder werden mit dem oben beschriebenen Formulargenerator konfiguriert und können Standardfelder (Name, E-Mail, Unternehmen) sowie beliebige benutzerdefinierte Felder umfassen. Bedingte Felder erscheinen nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Sind Kontingente konfiguriert, wählt jeder Teilnehmer in diesem Schritt seine Ticket-Art aus. Alle verfügbaren Kontingente werden mit Titel, Beschreibung und verbleibender Kapazität angezeigt – ausgebuchte Kontingente werden automatisch deaktiviert. Bei Gruppenbuchungen können sich mehrere Personen ein Kontingent teilen.
Alle Eingaben werden in Echtzeit validiert. Pflichtfelder, E-Mail-Formate und benutzerdefinierte Regeln werden sofort geprüft, sodass Fehler bereits während der Eingabe erkannt werden. Bei mehreren Nutzern führt der Assistent sie nacheinander durch jedes Formular, bevor es zur Zusammenfassung geht.
Schritt 3: Zusammenfassung und Abschluss
Vor dem Absenden sehen Teilnehmer eine vollständige Übersicht: die von allen Personen eingegebenen Daten und die ausgewählten Ticket-Kontingente. Nach Zustimmung zur Datenschutzerklärung ist die Buchung abgeschlossen. Quick Event leitet Teilnehmer dann automatisch zur Erfolgsseite weiter, wo sie ihre Tickets als PDF herunterladen können. Gleichzeitig erhalten alle Teilnehmer eine Bestätigungs-E-Mail mit ihrem individuellen QR-Code.
Buchungsstatus
Jede Buchung durchläuft einen klar definierten Status-Workflow. Der aktuelle Status bestimmt, welche Aktionen verfügbar sind und welche automatisierten Prozesse ausgelöst werden.
Ausstehend
Sobald ein Teilnehmer das Anmeldeformular absendet, wird die Buchung mit dem Status „Ausstehend“ erstellt. Eine automatische Eingangsbestätigung informiert den Teilnehmer, dass seine Anmeldung eingegangen ist. Je nach Konfiguration kann die Bestätigung manuell durch den Veranstalter oder automatisch erfolgen.
Bestätigt
Bestätigte Buchungen berechtigen den Teilnehmer zur Teilnahme und zum Check-in. Bei Bestätigung wird automatisch eine E-Mail mit Event-Details, einem QR-Code und gegebenenfalls dem PDF-Ticket oder Apple Wallet Pass versendet. Der Teilnehmer erscheint dann in der Teilnehmerliste.
Storniert
Stornierte Buchungen geben den reservierten Platz automatisch frei, wodurch die zugeteilte Kapazität wieder verfügbar wird. Der Teilnehmer erhält eine Stornierungsbenachrichtigung. Stornierungen können vom Veranstalter oder – falls konfiguriert – vom Teilnehmer selbst initiiert werden.
Automatische Bestätigungen
Quick Event versendet automatisch die passende E-Mail, sobald sich der Status ändert. Die E-Mail-Vorlagen können im Studio unter „E-Mails“ konfiguriert werden und unterstützen Platzhalter für Teilnehmerdaten, Buchungsinformationen und Event-Details.
Die Standardkonfiguration umfasst eine Bestellbestätigung für neue Anmeldungen, eine Buchungsbestätigung mit QR-Code, wenn der Status auf „Bestätigt“ wechselt, und eine Stornierungsbenachrichtigung. Zusätzlich können Sie über E-Mail-Kampagnen eigene E-Mail-Vorlagen für Erinnerungen und Follow-ups erstellen.
Anmeldung ohne Kontingent
Für einfache Events ohne Ticketkategorien können Sie die Kontingentauswahl vollständig deaktivieren. Teilnehmer gelangen dann direkt zur Dateneingabe. Diese Option eignet sich für Events, bei denen es nur eine Art der Teilnahme gibt und keine Differenzierung nach Ticket-Art erforderlich ist.
Anwendungsbeispiele
Je nach Event-Typ benötigen Sie unterschiedliche Felder. Hier sind einige typische Konfigurationen.
Firmen-Events
Für Firmen-Events erfassen Sie neben Standarddaten oft Informationen wie Firmenname, Position, Abteilung, Kostenstelle und Ernährungspräferenzen. Mithilfe bedingter Logik können Sie sicherstellen, dass das Feld „Kostenstelle“ nur angezeigt wird, wenn der Teilnehmer eine bestimmte Firma ausgewählt hat.
Schulungen und Seminare
Für Bildungs-Events sind Felder wie Vorkenntnisse, Lernziele, Zertifikatsanforderungen und ob Teilnehmer eigene Laptops mitbringen, relevant. Radio-Buttons eignen sich zur Abfrage des Kenntnisstandes, während Checkboxen die Auswahl mehrerer Interessengebiete ermöglichen.
Networking-Events
Community-Events profitieren von Feldern wie LinkedIn-Profil, Interessen, „Ich suche“ und „Ich biete“. Diese Informationen helfen Teilnehmern, passende Gesprächspartner zu finden und geben Ihnen als Veranstalter wertvolle Einblicke in die Zusammensetzung Ihrer Community.
Messen und Kongresse
Für große Events mit komplexen Buchungssystemen kommen Felder wie Standnummer, Produktinteresse, Budget und Meeting-Slot-Buchung zum Einsatz. Bedingte Logik ist hier besonders hilfreich: Aussteller sehen andere Felder als Besucher, und VIP-Gäste erhalten zusätzliche Optionen.
Integration und Export
Alle gesammelten Formulardaten sind über mehrere Methoden verfügbar. Der CSV-Export ermöglicht es Ihnen, jede Anmeldung in einem Excel-kompatiblen Format direkt aus dem Studio herunterzuladen. Ein öffentlicher Event-Erstellungs-Endpunkt existiert bereits unter POST /api/public/create-event; eine vollständige Lese-REST-API für den programmatischen Zugriff auf Formulardaten und die Integration mit externen Systemen ist auf der Roadmap.
Webhooks sind ebenfalls geplant und werden externe Systeme in Echtzeit über jede neue Anmeldung benachrichtigen. Sie ermöglichen es Ihnen, automatisch Leads in Ihrem CRM zu erstellen, Teilnehmer zu E-Mail-Marketinglisten hinzuzufügen oder interne Workflows auszulösen – alles ohne manuellen Aufwand.
Die Formulardaten fließen auch direkt in Quick Events Teilnehmerverwaltungssystem. Dort sind alle benutzerdefinierten Felder durchsuchbar und filterbar, genau wie die Standardfelder. Ein separater Export- und Importprozess ist nicht erforderlich.