Das Teilnehmermanagement ist das Herzstück jedes Events. Quick Event bündelt alle bestätigten Buchungen, Buchungsdaten und Check-in-Status an einem Ort – mit Volltextsuche, erweiterten Filtern und Echtzeit-Synchronisation. Kein Excel-Export nötig, keine Datenbrüche.
Übersicht
Quick Event unterscheidet zwischen zwei Schlüsselbereichen: Kontakten und Teilnehmern. Kontakte sind potenzielle Gäste, die Sie zu Ihrem Event einladen möchten – sie durchlaufen einen mehrstufigen Status-Workflow von „Erstellt“ über „Eingeladen“ bis „Registriert“. Teilnehmer hingegen sind Personen, die den Anmeldeprozess erfolgreich abgeschlossen haben und eine bestätigte Buchung besitzen.
Sobald sich jemand über das Anmeldeformular anmeldet, wird automatisch ein Teilnehmerprofil erstellt. Dieses Profil enthält alle ausgefüllten Formularfelder, Buchungsinformationen (ausgewähltes Kontingent, Zahlungsstatus) und den Check-in-Status. War die Person zuvor als Kontakt gespeichert, wird ihr Kontaktstatus auf „Registriert“ aktualisiert.
Suche und Filterung
Anstatt Teilnehmerdaten nach Excel zu exportieren und dort mühsam zu filtern, bietet Quick Event alle Such- und Filterfunktionen direkt in der App. Das spart Zeit und verhindert veraltete Daten.
Volltextsuche
Die Suchleiste durchsucht automatisch alle Teilnehmerfelder – Name, E-Mail, Firma, Buchungsnummer und alle benutzerdefinierten Felder. Ergebnisse erscheinen in weniger als einer Sekunde, selbst bei Tausenden von Teilnehmern. Sie müssen nicht wissen, in welchem Feld sich ein Begriff befindet: Geben Sie einfach den Suchbegriff ein, und Quick Event findet die passenden Einträge.
Erweiterte Filter
Zusätzlich zur Freitextsuche können Sie beliebig viele Filter kombinieren. Filtern Sie nach Check-in-Status, Kontingent, Zahlungsstatus, Anmeldedatum oder jedem benutzerdefinierten Feld. Filter können uneingeschränkt kombiniert werden, was komplexe Abfragen ermöglicht – zum Beispiel „alle Teilnehmer der Firma X, die das VIP-Kontingent gebucht und noch nicht eingecheckt haben“.
Gespeicherte Filtersets
Häufig verwendete Filterkombinationen können als Filterset gespeichert und mit einem einzigen Klick erneut angewendet werden. Dies ist besonders nützlich für wiederkehrende Aufgaben wie „Alle VIP-Gäste, die noch nicht eingecheckt sind“ oder „Teilnehmer ohne Zahlung“. Gespeicherte Filter stehen allen Teammitgliedern zur Verfügung.
Teilnehmerdaten und Profile
Jeder Teilnehmer hat ein vollständiges Profil, das alle relevanten Informationen zusammenstellt. Die Daten sind in drei Sektionen unterteilt.
Stammdaten
Die Stammdaten umfassen die Kernfelder, die bei der Anmeldung erfasst werden: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und optional Firma, Position, Anrede und Titel. Diese Felder sind standardmäßig enthalten und bilden die Basis für Kommunikation, Namensschilderdruck und PDF-Generierung.
Buchungsdaten
Jede Anmeldung enthält Buchungsinformationen: das ausgewählte Kontingent (Ticket-Art), den Zahlungsstatus und gegebenenfalls die Rechnungsnummer. Gruppenbuchungen zeigen alle mit der Buchung verbundenen Personen. Der Zahlungsstatus wird bei Stripe-Zahlungen automatisch aktualisiert.
Benutzerdefinierte Felder
Alle Felder, die Sie im Formular-Builder definiert haben, erscheinen ebenfalls im Teilnehmerprofil. Dazu gehören Textfelder, Dropdowns, Checkboxen, Datums- und Zahlenfelder sowie bedingte Felder, die nur für bestimmte Antworten sichtbar waren. Alle benutzerdefinierten Felder sind durchsuchbar und filterbar – sie werden wie Standardfelder behandelt.
Check-in-Management
Das Check-in-System von Quick Event basiert auf QR-Codes. Jeder Teilnehmer erhält bei der Anmeldung einen individuellen QR-Code – entweder per E-Mail, als PDF-Ticket oder als Apple Wallet Pass. Am Eventtag scannen Sie den Code direkt in Ihrem Browser über die mobile Check-in-Ansicht, ohne eine zusätzliche App installieren zu müssen.
Der Check-in dauert typischerweise weniger als zwei Sekunden. Nach dem Scannen sehen Sie sofort den Namen, das gebuchte Kontingent und ob der Teilnehmer bereits eingecheckt ist. Mehrere Check-in-Stationen können gleichzeitig betrieben werden, und die Daten synchronisieren in Echtzeit.
Das Dashboard ermöglicht es Ihnen, den Check-in-Fortschritt live zu verfolgen: Wie viele Teilnehmer sind bereits vor Ort, wie viele fehlen noch? Anwesenheitsberichte können nach dem Event exportiert werden.
Export und Reporting
Obwohl Quick Event die meisten Analysen direkt in der App ermöglicht, können Sie Teilnehmerdaten jederzeit als CSV-Datei exportieren. Der Export berücksichtigt aktive Filter – das bedeutet, Sie exportieren nur die Teilnehmer, die Ihrer aktuellen Filterung entsprechen. Die Spaltenauswahl kann benutzerdefiniert angepasst werden, sodass nur relevante Felder in der Exportdatei erscheinen.
Das integrierte Reporting-Dashboard zeigt Anmeldetrends, Check-in-Statistiken und Konversionsraten an. Eine REST API ist für weitere Integrationen verfügbar, die es ermöglicht, Teilnehmerdaten programmatisch abzurufen und zu aktualisieren.