Die Gästeliste ist der Ausgangspunkt einer Einladung. Sie laden Kontakte als CSV-Datei hoch – Quick Event schlägt die Spaltenzuordnung vor und erkennt Duplikate – oder fügen Personen einzeln hinzu. Kombinierbare Filter verwandeln die Liste in Segmente wie Referenten, Presse, Partner oder Gäste, und gespeicherte Filter stehen dem gesamten Team zur Verfügung. Jeder Kontakt hat einen Status, der sich automatisch ändert, wenn die Einladung verschickt wird und der Gast sich anmeldet, sodass Sie immer wissen, wer noch nicht geantwortet hat.
Kontaktimport
Der schnellste Weg, Kontakte in Quick Event zu bekommen, ist der CSV-Import. Ziehen Sie Ihre Datei in den Upload-Bereich oder wählen Sie sie aus – Quick Event erkennt die Spalten automatisch und schlägt ein Mapping zu den Standardfeldern (Vorname, Nachname, E-Mail, Firma, Position, Anrede, Titel) vor. Sie können das Mapping vor dem Import anpassen und zusätzliche Spalten als benutzerdefinierte Felder hinzufügen.
Der Import selbst ist schnell: 1.000 Kontakte in 10–15 Sekunden. Während des Imports prüft Quick Event auf Duplikate. Diese Erkennung verwendet Fuzzy Matching auf der E-Mail-Adresse, sodass offensichtliche Tippfehler und Variationen identifiziert werden. Wird eine Übereinstimmung gefunden, wird der bestehende Kontakt aktualisiert, anstatt doppelt angelegt zu werden. Die Ergebnisse sehen Sie sofort nach dem Import: wie viele Kontakte erstellt, wie viele aktualisiert und wie viele übersprungen wurden.
Neben dem Massenimport können Sie Kontakte auch einzeln hinzufügen – zum Beispiel, wenn Sie während eines Telefonats schnell jemanden zur Gästeliste hinzufügen möchten. Alle Kontakte erscheinen sofort in der Kontaktliste und stehen für Kampagnen zur Verfügung.
Segmentierung
Die Segmentierung in Quick Event funktioniert über kombinierbare Filter – dasselbe Prinzip wie im Teilnehmer-Management. Sie können Kontakte nach Status, Firma, Position, Anrede, importierten benutzerdefinierten Feldern oder beliebigen anderen erfassten Daten filtern. Filter lassen sich frei kombinieren, sodass Sie auch enge Zielgruppen definieren können: „Alle Kontakte mit Status 'Zugestellt', 'Firma' enthält 'Beratung', 'Position' enthält 'Manager'.“
Speichern Sie häufig verwendete Segmente als Filterset und wenden Sie sie mit einem Klick erneut an. Gespeicherte Filter stehen allen Teammitgliedern zur Verfügung und aktualisieren sich dynamisch – neue Kontakte, die die Kriterien erfüllen, erscheinen automatisch im Segment.
Sie können Massenoperationen auf gefilterte Kontaktlisten durchführen: ihren Status ändern, sie einer Kampagne zuweisen, sie als CSV-Datei exportieren oder löschen. Dies spart erhebliche Zeit beim Umgang mit großen Gästelisten, die Hunderte oder Tausende von Kontakten enthalten.
Status-Workflow
Jeder Kontakt in Quick Event durchläuft einen siebenstufigen Status-Workflow, der den gesamten Registrierungs- und Follow-up-Prozess abbildet. Der Status aktualisiert sich automatisch bei relevanten Ereignissen – Sie müssen nichts manuell pflegen.
Die sieben Stufen im Detail:
Erstellt – Der Kontakt wurde erstellt (per Import oder manuell), aber noch nicht kontaktiert. Ausstehend – Eine E-Mail wurde in die Warteschlange gestellt und wird versendet. Zugestellt – Die E-Mail wurde erfolgreich zugestellt. Geklickt – Der Empfänger hat einen Link in der E-Mail angeklickt. Begonnen – Der Empfänger hat das Anmeldeformular geöffnet, aber noch nicht ausgefüllt. Registriert – Der Empfänger hat sich erfolgreich registriert und ist nun als Teilnehmer gelistet. Abgelehnt – Der Kontakt wurde manuell als „abgelehnt“ markiert oder explizit abgemeldet.
Dieses Tracking ermöglicht gezielte Follow-up-Kampagnen. Sie können zum Beispiel eine Erinnerung nur an Kontakte senden, deren Status „Zugestellt“ oder „Geklickt“ ist – also Personen, die eine E-Mail erhalten, aber noch nicht reagiert haben. Dies vermeidet unnötige Doppelkontakte und erhöht die Chance auf eine Registrierung.