El generador de formularios de Quick Event es un constructor de arrastrar y soltar para los formularios de inscripción que los participantes rellenan para inscribirse en su evento. En lugar de un formulario fijo y único para todos, usted añade cualquier número de campos personalizados —texto, correo electrónico, desplegables, casillas de verificación, fechas y más—, los reordena arrastrando y define reglas 'si-entonces' para que un campo aparezca solo cuando sea relevante. Cada campo se valida automáticamente, sin necesidad de escribir código. Los formularios admiten inscripciones individuales y grupales, selección opcional de entradas y recopilación de datos conforme al RGPD, y cada envío fluye directamente a la gestión de participantes con un correo electrónico de confirmación automático. Usted puede requerir aprobación antes de que se confirme una inscripción, establecer límites de capacidad y exportar respuestas en cualquier momento. Debido a que los formularios, las entradas y los datos de los participantes comparten un mismo sistema, todo lo que alguien introduce al inscribirse es inmediatamente buscable y filtrable, sin volver a introducir datos ni exportar a una hoja de cálculo separada para gestionar su lista de invitados.
Visión general
El editor visual en el Studio le permite añadir, mover y configurar campos. Usted siempre verá una vista previa en vivo del formulario tal como aparecerá para sus participantes. Todas las entradas se validan automática y fiablemente durante la inscripción, tanto en el navegador como en el servidor, asegurando que no se guarden datos erróneos o incompletos.
No hay límite en el número de campos. Ya sea que necesite tres campos estándar o treinta campos personalizados con lógica anidada, el generador soporta ambos. Todos los datos del formulario fluyen directamente al sistema de gestión de participantes y están disponibles allí para buscar, filtrar y exportar.
Tipos de campo
El generador de formularios proporciona nueve tipos de campo diferentes, cada uno adecuado para diferentes escenarios de entrada. Cada tipo de campo viene con sus propias reglas de validación y opciones de visualización.
Entrada de texto
Texto — Un campo de texto de una sola línea para información corta como nombre, empresa o cargo. Usted puede establecer longitudes mínima y máxima y definir texto de marcador de posición.
Correo electrónico — Campo de texto con validación automática de correo electrónico. El formato se verifica tanto en el navegador como en el servidor. Las direcciones no válidas se marcan inmediatamente con un mensaje de error.
Número — Campo de entrada numérico con valores mínimos y máximos opcionales. Adecuado para información como edad, número de personas o presupuestos.
Área de texto — Campo de texto multilínea para entradas más largas como comentarios, solicitudes especiales o instrucciones dietéticas.
Campos de selección
Selección — Lista desplegable para selección individual de opciones predefinidas. Ideal para campos como saludo, talla de camiseta o selección de taller.
Radio — Botones de radio donde se puede seleccionar exactamente una opción. Todas las opciones son visibles simultáneamente, lo que facilita la decisión cuando hay pocas opciones.
Casilla de verificación — Casillas de verificación para selección múltiple. Los participantes pueden activar varias opciones simultáneamente, por ejemplo, para áreas de interés o servicios adicionales.
Campos especiales
Fecha — Campo de fecha con widget de calendario. Para información como fecha de nacimiento, fecha de llegada o salida. El formato se valida automáticamente.
Título — No es un campo de entrada, sino un encabezado para la estructuración visual del formulario. Utilice los campos de título para agrupar campos relacionados en secciones lógicas, por ejemplo, "Datos personales", "Detalles de la reserva" o "Solicitudes especiales".
Disposición de arrastrar y soltar
Los campos se pueden reorganizar usando arrastrar y soltar. Simplemente tome un campo por su identificador y arrástrelo a la nueva posición. Los otros campos se ajustarán automáticamente. Esto le permite cambiar la estructura del formulario en segundos sin tener que eliminar y recrear campos.
Cuando mueva un campo, usted verá un marcador visual que indica dónde se insertará. Esta retroalimentación inmediata hace que la edición sea intuitiva; usted mantendrá una visión general incluso con formularios que contengan muchos campos.
Lógica condicional
Los campos condicionales solo aparecen si se cumplen ciertos requisitos previos. Definen reglas 'si-entonces' basadas en las respuestas de otros campos. Esto acorta el formulario para los participantes que no han seleccionado ciertas opciones y aumenta la tasa de finalización.
Un ejemplo típico: El campo "Datos de la empresa" solo se muestra si el participante ha seleccionado "Empresa" en "Tipo de inscripción". O el campo "Alergias" solo aparece si se activa "Catering requerido". Se pueden combinar múltiples condiciones, lo que permite implementar incluso ramificaciones complejas.
La lógica es invisible para los participantes. Ellos solo ven los campos relevantes para su selección. Esto reduce la confusión y conduce a datos más limpios.
Validación automática de entradas
Quick Event verifica automáticamente todas las entradas de sus participantes: los errores se muestran inmediatamente junto al campo relevante; por ejemplo, si un campo obligatorio se deja en blanco, una dirección de correo electrónico no es válida o un número está fuera del rango permitido. Los participantes ven la retroalimentación mientras introducen su información, no solo después de enviar. Como organizador, usted no necesita configurar nada: las reglas de validación se generan automáticamente a partir de su configuración de campo.
Optimización móvil
Todos los formularios están optimizados desde cero para dispositivos móviles. Los campos se ajustan automáticamente al ancho de la pantalla, son lo suficientemente grandes como para usar en pantallas táctiles y los mensajes de validación son fáciles de leer incluso en pantallas pequeñas.
Los campos de selección en dispositivos móviles utilizan el menú desplegable nativo del sistema operativo, lo que permite un manejo sencillo y rápido. Los campos de fecha abren el calendario nativo. El formulario se carga rápidamente y funciona de forma fiable incluso con una conexión móvil lenta.
Tipos de inscripción
No todos los eventos son iguales. Por eso, Quick Event soporta diferentes tipos de inscripción, que se pueden combinar según el tipo de evento.
Inscripción pública
Con la inscripción pública, cualquier visitante de la página del evento puede inscribirse directamente. La página de inicio está optimizada para SEO, por lo que los participantes potenciales también pueden encontrar el evento a través de motores de búsqueda. Este modo es adecuado para conferencias, ferias comerciales, charlas públicas y cualquier evento que busque el máximo alcance.
Inscripción privada (solo por invitación)
Con la inscripción privada, solo los contactos invitados pueden inscribirse. El acceso se controla a través del sistema integrado de gestión de contactos: Usted invita a personas por correo electrónico, y solo ellas reciben un enlace de inscripción personalizado. Este modo es ideal para eventos internos de la empresa, galas exclusivas o talleres cerrados.
Protección con contraseña
Para eventos que están destinados a ser accesibles públicamente pero abiertos solo a un grupo específico de personas, usted puede activar la protección con contraseña. Los participantes tendrán que introducir una contraseña antes de ver el formulario de inscripción. Esto le permite compartir el enlace, por ejemplo, a través de un boletín o un portal interno, mientras que al mismo tiempo garantiza que solo las personas autorizadas puedan inscribirse.
El proceso de inscripción
El asistente de inscripción divide el proceso de inscripción en pasos claramente separados. Los participantes solo ven la información que es relevante en ese momento, lo que reduce la tasa de abandono y garantiza una guía de usuario intuitiva. Un indicador de progreso muestra en todo momento cuánto ha avanzado la inscripción.
Paso 1: Seleccione el número de personas
En el primer paso, los participantes seleccionan cuántas personas desean inscribir. Como organizador, usted establece el número máximo de personas por inscripción en el Studio. Si solo se permite una persona por inscripción, este paso se omite automáticamente y el participante va directamente a la página de entrada de datos. Si el evento tiene un límite de capacidad, se mostrarán las plazas restantes.
Paso 2: Datos del participante y contingente
El formulario de inscripción se muestra individualmente para cada persona. Los campos se configuran utilizando el generador de formularios descrito anteriormente y pueden incluir campos estándar (nombre, correo electrónico, empresa), así como cualquier campo personalizado. Los campos condicionales solo aparecen si se cumplen ciertos requisitos previos.
Si se configuran contingentes, cada participante selecciona su tipo de entrada en este paso. Todos los contingentes disponibles se muestran con su título, descripción y capacidad restante; los contingentes completamente reservados se desactivan automáticamente. Para reservas de grupo, varias personas pueden compartir un contingente.
Todas las entradas se validan en tiempo real. Los campos obligatorios, los formatos de correo electrónico y las reglas definidas por el usuario se verifican inmediatamente, de modo que los errores se detectan a medida que se introducen. Para varios usuarios, el asistente los guía a través de cada formulario secuencialmente antes de pasar al resumen.
Paso 3: Resumen y Conclusión
Antes de enviar, los participantes ven un resumen completo: los datos introducidos por todas las personas y los contingentes de entrada seleccionados. Después de aceptar la política de privacidad, la reserva se completa. Quick Event redirige automáticamente a los participantes a la página de éxito, donde pueden descargar sus entradas en formato PDF. Simultáneamente, todos los participantes reciben un correo electrónico de confirmación con su código QR individual.
Estado de la reserva
Cada reserva pasa por un flujo de trabajo de estado claramente definido. El estado actual determina qué acciones están disponibles y qué procesos automatizados se activan.
Pendiente
Una vez que un participante envía el formulario de inscripción, la reserva se crea con el estado "Pendiente". Una confirmación automática de recepción informa al participante de que su inscripción ha sido recibida. Dependiendo de la configuración, la confirmación puede ser realizada manualmente por el organizador o automáticamente.
Confirmado
Las reservas confirmadas dan derecho al participante a asistir y realizar el check-in. Tras la confirmación, se enviará automáticamente un correo electrónico que contiene los detalles del evento, un código QR y, si corresponde, la entrada en PDF o el pase de Apple Wallet. El participante aparecerá entonces en la lista de participantes.
Cancelado
Las reservas canceladas liberan automáticamente el espacio reservado, haciendo que la capacidad asignada vuelva a estar disponible. El participante recibe una notificación de cancelación. Las cancelaciones pueden ser iniciadas por el organizador o, si está configurado, por el propio participante.
Confirmaciones automáticas
Quick Event envía automáticamente el correo electrónico apropiado cada vez que el estado cambia. Las plantillas de correo electrónico se pueden configurar en el Studio en "Correos electrónicos" y admiten marcadores de posición para datos de participantes, información de reserva y detalles del evento.
La configuración estándar incluye una confirmación de pedido para nuevas inscripciones, una confirmación de reserva con un código QR cuando el estado cambia a "Confirmado", y una notificación de cancelación. Además, usted puede crear sus propias plantillas de correo electrónico para recordatorios y seguimientos a través de campañas de correo electrónico.
Inscripción sin contingente
Para eventos sencillos sin categorías de entradas, usted puede desactivar completamente la selección de contingente. Los participantes procederán directamente a la entrada de datos. Esta opción es adecuada para eventos donde solo hay un tipo de participación y no se requiere diferenciación por tipo de entrada.
Ejemplos de aplicación
Dependiendo del tipo de evento, usted necesitará diferentes campos. Aquí hay algunas configuraciones típicas.
Eventos corporativos
Para eventos de empresa, además de los datos estándar, a menudo se recopila información como el nombre de la empresa, el cargo, el departamento, el centro de costes y los requisitos dietéticos. Usando la lógica condicional, usted puede asegurarse de que el campo "Centro de costes" solo se muestre si el participante ha seleccionado una empresa específica.
Cursos de formación y seminarios
Para eventos educativos, son relevantes campos como los conocimientos previos, los objetivos de aprendizaje, los requisitos de certificado y si los participantes traerán sus propios ordenadores portátiles. Los botones de radio son adecuados para evaluar los niveles de conocimiento, mientras que las casillas de verificación permiten la selección de múltiples áreas de interés.
Eventos de networking
Los eventos comunitarios se benefician de campos como el perfil de LinkedIn, los intereses, "Busco" y "Ofrezco". Esta información ayuda a los participantes a encontrar interlocutores adecuados y le brinda a usted, como organizador, información valiosa sobre la composición de su comunidad.
Ferias comerciales y congresos
Para grandes eventos con sistemas de reserva complejos, se utilizan campos como el número de stand, el interés en el producto, el presupuesto y la reserva de franjas horarias para reuniones. La lógica condicional es particularmente útil aquí: los expositores ven campos diferentes a los visitantes, y los invitados VIP reciben opciones adicionales.
Integración y Exportación
Todos los datos del formulario recopilados están disponibles a través de varios métodos. La exportación CSV le permite descargar cada inscripción en un formato compatible con Excel directamente desde el Studio. Un punto final público de creación de eventos ya existe en POST /api/public/create-event; una API REST de lectura completa para acceso programático a los datos del formulario e integración con sistemas externos está en la hoja de ruta.
Los webhooks también están planificados y notificarán a sistemas externos en tiempo real de cada nueva inscripción. Le permitirán crear automáticamente leads en su CRM, añadir participantes a listas de marketing por correo electrónico o activar flujos de trabajo internos, todo sin esfuerzo manual.
Los datos del formulario también fluyen directamente al sistema de gestión de participantes de Quick Event. Allí, todos los campos definidos por el usuario son buscables y filtrables, al igual que los campos estándar. No se requiere un proceso de exportación e importación separado.