Quick Event combina la gestión de contactos y las campañas de email marketing en un único sistema. En lugar de mantener las listas de contactos en una herramienta y enviar invitaciones en otra, ambas áreas funcionan a la perfección, desde la importación y segmentación de CSV hasta el envío a decenas de miles de destinatarios. Cada contacto pasa por un flujo de trabajo de estado transparente, y cada campaña se beneficia de una personalización precisa en alemán.
Visión general
El módulo de contactos en Quick Event no es una libreta de direcciones aislada. Es un CRM independiente para sus eventos, directamente vinculado al marketing por correo electrónico. Usted importa su lista de invitados, segmenta por cualquier criterio, crea una campaña y envía correos electrónicos, todo dentro de la misma interfaz.
El flujo de trabajo básico es el siguiente: Importar contactos (CSV o manualmente), segmentarlos (por estado, empresa, etiquetas o cualquier campo), crear una campaña (elegir una plantilla, personalizarla, previsualizarla) y enviarla. El estado de cada contacto se actualiza automáticamente, desde "Creado" hasta "Entregado" y "Clicado" a "Inscrito" tan pronto como el contacto se inscribe a través del formulario de inscripción.
Importación de contactos
La forma más rápida de introducir contactos en Quick Event es a través de la importación CSV. Arrastre su archivo al área de carga o selecciónelo; Quick Event detecta automáticamente las columnas y sugiere un mapeo a los campos estándar (Nombre, Apellido, Correo electrónico, Empresa, Cargo, Saludo, Título). Usted puede personalizar el mapeo antes de importar y añadir columnas adicionales como campos personalizados.
La importación en sí es rápida: 1.000 contactos en 10-15 segundos. Durante la importación, Quick Event verifica si hay duplicados. Esta detección utiliza coincidencia aproximada en la dirección de correo electrónico, por lo que se identifican errores tipográficos obvios y variaciones. Si se encuentra una coincidencia, el contacto existente se actualiza en lugar de crearse dos veces. Usted puede ver los resultados inmediatamente después de la importación: cuántos contactos se crearon, cuántos se actualizaron y cuántos se omitieron.
Además de la importación masiva, usted también puede añadir contactos individualmente, por ejemplo, si desea añadir rápidamente a alguien a la lista de invitados durante una llamada telefónica. Todos los contactos aparecen inmediatamente en la lista de contactos y están disponibles para campañas.
Flujo de trabajo de estado
Cada contacto en Quick Event pasa por un flujo de trabajo de estado de siete etapas que mapea todo el proceso de inscripción y seguimiento. El estado se actualiza automáticamente con los eventos relevantes; usted no necesita mantener nada manualmente.
Las siete etapas en detalle:
Creado — El contacto ha sido creado (mediante importación o manualmente) pero aún no ha sido contactado. Pendiente — Se ha puesto en cola un correo electrónico y se está enviando. Entregado — El correo electrónico se entregó correctamente. Clicado — El destinatario hizo clic en un enlace del correo electrónico. Iniciado — El destinatario abrió el formulario de inscripción pero aún no lo ha completado. Inscrito — El destinatario se inscribió correctamente y ahora figura como participante. Rechazado — El contacto fue marcado manualmente como "rechazado" o se dio de baja explícitamente.
Este seguimiento permite campañas de seguimiento dirigidas. Por ejemplo, usted puede enviar un recordatorio solo a los contactos cuyo estado es "Entregado" o "Clicado", es decir, personas que han recibido un correo electrónico pero aún no han respondido. Esto evita contactos duplicados innecesarios y aumenta la posibilidad de inscripción.
Segmentación
La segmentación en Quick Event funciona mediante filtros combinables, el mismo principio que en la gestión de participantes. Usted puede filtrar contactos por estado, empresa, cargo, saludo, campos personalizados importados o cualquier otro dato registrado. Los filtros se pueden combinar libremente, lo que le permite definir incluso grupos objetivo específicos: "Todos los contactos con el estado 'Entregado', 'Empresa' incluye 'Consultoría', 'Cargo' incluye 'Gerente'".
Guarde los segmentos utilizados con frecuencia como un conjunto de filtros y vuelva a aplicarlos con un solo clic. Los filtros guardados están disponibles para todos los miembros del equipo y se actualizan dinámicamente: los nuevos contactos que cumplen los criterios aparecen automáticamente en el segmento.
Usted puede realizar operaciones masivas en listas de contactos filtradas: cambiar su estado, asignarlos a una campaña, exportarlos como un archivo CSV o eliminarlos. Esto ahorra un tiempo considerable al tratar con grandes listas de invitados que contienen cientos o miles de contactos.
Crear campañas
Una campaña de correo electrónico en Quick Event comienza con la selección o creación de una plantilla. El editor de correo electrónico ofrece secciones estructuradas para la línea de asunto, el saludo, el cuerpo, la llamada a la acción y el pie de página. Usted trabaja directamente dentro de la plantilla y ve inmediatamente cómo se verá el correo electrónico.
La personalización va más allá de los simples marcadores de posición. Quick Event genera automáticamente saludos correctos en alemán —"Sehr geehrte Frau Dr. Müller" o "Lieber Herr Professor Schmidt"— basándose en el género, título y apellido del contacto. Esto también funciona para las convenciones austriacas y suizas. Además del saludo, hay marcadores de posición disponibles para el nombre, apellido, empresa, cargo y todos los datos específicos del evento (fecha, ubicación, designación de contingente).
Para equipos que necesitan correos electrónicos profesionales rápidamente, Quick Event ofrece contenido generado por IA. Describa el propósito del correo electrónico en pocas palabras —"Recordatorio de la gala de la próxima semana, formal"— y la IA creará un borrador completo que usted podrá personalizar.
Antes de enviar, revise el correo electrónico en la vista previa y, opcionalmente, envíese un correo electrónico de prueba. Esto le permite probar la personalización, el diseño y los enlaces en diferentes dispositivos antes de que la campaña se envíe a todos los destinatarios.
Envío
El envío de correos electrónicos en Quick Event se basa en la infraestructura de SendGrid , que también utilizan empresas como Uber, Spotify y Airbnb. Todos los planes incluyen envío ilimitado de correos electrónicos sin coste adicional por correo.
El estado de cada contacto se actualiza automáticamente durante el proceso de envío.
RGPD y cancelación de suscripción
Cada correo electrónico contiene automáticamente un enlace de cancelación de suscripción que excluye inmediatamente al contacto de futuras campañas. Todos los datos se procesan en centros de datos europeos.