La gestión de participantes es fundamental en cada evento. Quick Event reúne todas las inscripciones confirmadas, los datos de reserva y el estado del check-in en un solo lugar, con búsqueda de texto completo, filtros avanzados y sincronización en tiempo real. Sin necesidad de exportar a Excel ni interrupciones en los datos.
Resumen
Quick Event distingue entre dos áreas clave: Contactos y Asistentes . Los contactos son invitados potenciales a los que usted desea invitar a su evento — pasan por un flujo de trabajo de estado de varias etapas, desde "Creado" a "Invitado" y "Registrado". Los asistentes, por otro lado, son personas que han completado con éxito el proceso de registro y tienen una reserva confirmada.
Tan pronto como alguien se registra a través del formulario de inscripción , se crea automáticamente un perfil de participante. Este perfil contiene todos los campos del formulario completados, información de reserva ( contingente seleccionado, estado de pago) y el estado del check-in. Si la persona fue guardada previamente como contacto, su estado de contacto se actualiza a "Registrado".
Búsqueda y filtrado
En lugar de exportar los datos de los participantes a Excel y filtrarlos tediosamente allí, Quick Event ofrece todas las funciones de búsqueda y filtrado directamente en la aplicación. Esto ahorra tiempo y evita datos obsoletos.
Búsqueda de texto completo
La barra de búsqueda busca automáticamente en todos los campos de los participantes — nombre, correo electrónico, empresa, número de reserva y cualquier campo personalizado. Los resultados aparecen en menos de un segundo, incluso con miles de participantes. Usted no necesita saber en qué campo se encuentra un término: simplemente introduzca el término de búsqueda y Quick Event encontrará las entradas coincidentes.
Filtros avanzados
Además de la búsqueda de texto libre, usted puede combinar cualquier número de filtros. Filtre por estado de check-in, contingente, estado de pago, fecha de registro o cualquier campo personalizado. Los filtros se pueden combinar sin restricciones, lo que permite consultas complejas — por ejemplo, "todos los participantes de la empresa X que reservaron el contingente VIP y aún no han realizado el check-in".
Conjuntos de filtros guardados
Las combinaciones de filtros de uso frecuente se pueden guardar como un conjunto de filtros y volver a aplicar con un solo clic. Esto es especialmente útil para tareas recurrentes como "Todos los invitados VIP que no han realizado el check-in" o "Participantes sin pago". Los filtros guardados están disponibles para todos los miembros del equipo.
Datos y perfiles de los participantes
Cada participante tiene un perfil completo que recopila toda la información relevante. Los datos se dividen en tres secciones.
Datos maestros
Los datos maestros incluyen los campos principales recopilados durante el registro: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono y, opcionalmente, empresa, cargo, tratamiento y título. Estos campos se incluyen por defecto y constituyen la base para la comunicación, la impresión de credenciales y la generación de PDF.
Datos de reserva
Cada registro incluye información de reserva: el contingente seleccionado (tipo de entrada), el estado de pago y, si corresponde, el número de factura. Las reservas de grupo muestran a todas las personas asociadas con la reserva. El estado de pago se actualiza automáticamente para los pagos de Stripe.
Campos personalizados
Todos los campos que usted definió en el creador de formularios también aparecen en el perfil del participante. Esto incluye campos de texto, listas desplegables, casillas de verificación, campos de fecha y número, así como campos condicionales que solo eran visibles para ciertas respuestas. Todos los campos personalizados son buscables y filtrables — se tratan igual que los campos estándar.
Gestión de Check-in
El sistema de check-in de Quick Event se basa en códigos QR. Cada participante recibe un código QR individual al registrarse — ya sea por correo electrónico, como entrada PDF , o como pase de Apple Wallet . El día del evento, usted escanea el código directamente en su navegador utilizando la vista de check-in móvil, sin necesidad de instalar ninguna aplicación adicional.
El check-in suele tardar menos de dos segundos. Después de escanear, usted ve inmediatamente el nombre, el contingente reservado y si el participante ya ha realizado el check-in. Múltiples estaciones de check-in pueden operar simultáneamente, y los datos se sincronizan en tiempo real.
El panel de control le permite seguir el progreso del check-in en vivo: ¿Cuántos participantes ya están en el lugar, cuántos faltan todavía? Los informes de asistencia se pueden exportar después del evento.
Exportación e Informes
Aunque Quick Event permite la mayoría de los análisis directamente dentro de la aplicación, usted puede exportar los datos de los participantes como un archivo CSV en cualquier momento. La exportación tiene en cuenta los filtros activos — lo que significa que solo exporta los participantes que coinciden con su filtrado actual. La selección de columnas se puede personalizar para que solo los campos relevantes aparezcan en el archivo de exportación.
El panel de informes integrado muestra las tendencias de registro, las estadísticas de check-in y las tasas de conversión. Una API REST está disponible para una mayor integración, permitiendo que los datos de los participantes sean recuperados y actualizados programáticamente.