Como funciona o gerenciamento de participantes no Quick Event?

O Quick Event oferece gerenciamento completo de participantes com capacidade ilimitada : • Número ilimitado de participantes: Não há limite para o número de participantes confirmados. • Busca instantânea semelhante à do Google: Encontre qualquer participante em menos de 1 segundo • Filtragem direta no aplicativo: Não é necessário exportar arquivos do Excel para filtragem avançada. • Atualizações em tempo real: Sincronização automática de todos os dados dos participantes • Perfis de participantes em 360°: Histórico completo do evento e histórico de comunicação A administração distingue entre contatos (participantes potenciais) e participantes (inscrições confirmadas).

Qual a diferença entre contatos e participantes?

Contatos versus participantes - duas áreas diferentes: Contatos (Gestão de Contatos): • Potenciais participantes para campanhas de e-mail • Fluxo de trabalho de status em 7 etapas (Criado → Convidado → Registrado) • Convites em massa e segmentação • Importação/exportação de listas de contatos Participantes (gestão de participantes): • Inscrições e reservas confirmadas • Gestão do estado do check-in e do código QR • Detalhes completos da reserva e status do pagamento • Geração de crachás e PDFs Fluxo de trabalho: Os contatos tornam-se participantes após o registro bem-sucedido.

Como funciona a busca e a filtragem de participantes?

Busca instantânea semelhante à do Google, sem necessidade de exportar para o Excel: Busca inteligente de texto completo: • Pesquisa automaticamente todos os campos de participantes • Resultados em menos de 1 segundo • Reconhecimento inteligente de conceitos Filtragem avançada: • Filtros combináveis ilimitados • Todos os campos personalizados podem ser filtrados. • Conjuntos de filtros salvos • Exportar apenas resultados filtrados Sem dependência do Excel: • Todas as funções diretamente no aplicativo • Filtragem e classificação instantâneas • Busca otimizada para dispositivos móveis

Que dados dos participantes são coletados e gerenciados?

Coleta abrangente de dados em 4 categorias: 1. Dados básicos: • Nome, sobrenome, e-mail, telefone • Empresa, cargo, saudação, título 2. Detalhes da reserva: • Tipo de bilhete, número da reserva, data da reserva • Preço, situação do pagamento, método de pagamento, número da fatura 3. Dados do evento: • Nome do evento, data do evento, horário de check-in • Atribuição de mesas, seleção de oficinas, restrições alimentares 4. Campos personalizados: • Todos os campos definidos pelo usuário • Valores de lista suspensa, opções de caixa de seleção • Campos condicionais e especiais Todos os campos podem ser pesquisados e filtrados!

Como funciona o gerenciamento do check-in?

Sistema de check-in profissional com garantia de 2 segundos: Check-in por código QR: • Cada participante recebe um código QR individual. • Faça o check-in em menos de 2 segundos pelo aplicativo móvel • Sincronização offline para eventos sem acesso à internet Funcionalidades de check-in: • Aplicativo móvel de check-in para iOS/Android • Vários pontos de check-in simultâneos • Estatísticas e monitoramento em tempo real • Status de check-in na lista de participantes Relatório: • Painel de controle em tempo real com números de check-in • Exportação de listas de check-in • Relatórios e estatísticas de frequência

Quais funções de exportação e geração de relatórios estão disponíveis?

Opções flexíveis de exportação e geração de relatórios: Exportação para CSV/Excel: • Todos os dados dos participantes ou apenas listas filtradas • Seleção de colunas personalizável • Dados de reserva e campos personalizados incluídos Análise e Relatórios: • Painel de controle em tempo real com KPIs • Tendências de inscrição e taxas de conversão • Estatísticas de check-in e análise de presença Integração: • Acesso à API para sistemas externos • Integração de webhook para atualizações automáticas

Gestão de participantes

A gestão de participantes é a essência de qualquer evento. O Quick Event reúne todas as inscrições confirmadas, dados de reservas e status de check-in em um só lugar — com busca de texto completo, filtros avançados e sincronização em tempo real. Sem necessidade de exportar para o Excel, sem interrupções nos dados.

Visão geral

O Quick Event distingue duas áreas principais: Contatos e Participantes . Os Contatos são potenciais convidados que você deseja convidar para o seu evento — eles passam por um fluxo de trabalho com várias etapas, desde "Criado" até "Convidado" e, finalmente, "Inscrito". Os Participantes, por outro lado, são pessoas que concluíram com sucesso o processo de inscrição e têm uma reserva confirmada.

Assim que alguém se cadastra pelo formulário de inscrição , um perfil de participante é criado automaticamente. Esse perfil contém todos os campos preenchidos no formulário, informações da reserva ( cota selecionada, status do pagamento) e o status do check-in. Se a pessoa já estiver salva como contato, o status do contato será atualizado para "Cadastrado".

Em vez de exportar os dados dos participantes para o Excel e filtrá-los manualmente, o Quick Event oferece todas as funções de busca e filtro diretamente no aplicativo. Isso economiza tempo e evita dados desatualizados.

Pesquisa de texto completo

A barra de pesquisa busca automaticamente em todos os campos de participantes — nome, e-mail, empresa, número da reserva e quaisquer campos personalizados. Os resultados aparecem em menos de um segundo, mesmo com milhares de participantes. Você não precisa saber em qual campo um termo está: basta digitar o termo de pesquisa e o Quick Event encontrará as entradas correspondentes.

Filtros avançados

Além da busca por texto livre, você pode combinar qualquer número de filtros. Filtre por status de check-in, cota, status de pagamento, data de inscrição ou qualquer campo personalizado. Os filtros podem ser combinados sem restrições, permitindo consultas complexas — por exemplo, "todos os participantes da empresa X que reservaram a cota VIP e ainda não fizeram o check-in".

Conjuntos de filtros salvos

Combinações de filtros usadas com frequência podem ser salvas como um conjunto de filtros e reaplicadas com um único clique. Isso é especialmente útil para tarefas recorrentes, como "Todos os convidados VIP que não fizeram check-in" ou "Participantes sem pagamento". Os filtros salvos ficam disponíveis para todos os membros da equipe.

Dados e perfis dos participantes

Cada participante possui um perfil completo que reúne todas as informações relevantes. Os dados são divididos em três seções.

Dados mestres

Os dados mestres incluem os campos principais coletados durante o cadastro: nome, sobrenome, endereço de e-mail, número de telefone e, opcionalmente, empresa, cargo, saudação e título. Esses campos são incluídos por padrão e servem de base para comunicação, impressão de crachás e geração de PDFs.

Dados de reserva

Cada inscrição inclui informações de reserva: a quota selecionada (tipo de bilhete), o status do pagamento e, se aplicável, o número da fatura. Reservas em grupo mostram todos os indivíduos associados à reserva. O status do pagamento é atualizado automaticamente para pagamentos via Stripe.

Campos personalizados

Todos os campos que você definiu no construtor de formulários também aparecem no perfil do participante. Isso inclui campos de texto, listas suspensas, caixas de seleção, campos de data e número, bem como campos condicionais que eram visíveis apenas para determinadas respostas. Todos os campos personalizados podem ser pesquisados e filtrados — eles são tratados da mesma forma que os campos padrão.

Gestão de Check-in

O sistema de check-in do Quick Event é baseado em código QR. Cada participante recebe um código QR individual após a inscrição — seja por e-mail, como um ingresso em PDF ou como um passe na Carteira da Apple . No dia do evento, basta escanear o código diretamente no navegador usando a tela de check-in para dispositivos móveis, sem precisar instalar nenhum aplicativo adicional.

O check-in geralmente leva menos de dois segundos. Após a leitura do código de barras, você vê imediatamente o nome, a quantidade de vagas reservadas e se o participante já fez o check-in. Vários terminais de check-in podem operar simultaneamente e os dados são sincronizados em tempo real.

O painel de controle permite acompanhar o progresso do check-in em tempo real: quantos participantes já estão no local e quantos ainda faltam? Os relatórios de presença podem ser exportados após o evento.

Exportação e Relatórios

Embora o Quick Event permita a maioria das análises diretamente no aplicativo, você pode exportar os dados dos participantes como um arquivo CSV a qualquer momento. A exportação leva em consideração os filtros ativos, ou seja, você exporta apenas os participantes que correspondem à sua filtragem atual. A seleção de colunas pode ser personalizada para que apenas os campos relevantes apareçam no arquivo de exportação.

O painel de relatórios integrado exibe tendências de inscrição, estatísticas de check-in e taxas de conversão. Uma API REST está disponível para maior integração, permitindo que os dados dos participantes sejam recuperados e atualizados programaticamente.