La lista de invitados es donde comienza una invitación. Usted carga los contactos como un archivo CSV — Quick Event sugiere la asignación de columnas y reconoce duplicados — o añade personas una por una. Los filtros combinables convierten la lista en segmentos como ponentes, prensa, socios o invitados, y los filtros guardados están disponibles para todo el equipo. Cada contacto tiene un estado que cambia automáticamente a medida que se envía la invitación y el invitado se inscribe, para que siempre sepa quién no ha respondido aún.
Importación de contactos
La forma más rápida de introducir contactos en Quick Event es a través de la importación CSV. Arrastre su archivo al área de carga o selecciónelo; Quick Event detecta automáticamente las columnas y sugiere un mapeo a los campos estándar (Nombre, Apellido, Correo electrónico, Empresa, Cargo, Saludo, Título). Usted puede personalizar el mapeo antes de importar y añadir columnas adicionales como campos personalizados.
La importación en sí es rápida: 1.000 contactos en 10-15 segundos. Durante la importación, Quick Event verifica si hay duplicados. Esta detección utiliza coincidencia aproximada en la dirección de correo electrónico, por lo que se identifican errores tipográficos obvios y variaciones. Si se encuentra una coincidencia, el contacto existente se actualiza en lugar de crearse dos veces. Usted puede ver los resultados inmediatamente después de la importación: cuántos contactos se crearon, cuántos se actualizaron y cuántos se omitieron.
Además de la importación masiva, usted también puede añadir contactos individualmente, por ejemplo, si desea añadir rápidamente a alguien a la lista de invitados durante una llamada telefónica. Todos los contactos aparecen inmediatamente en la lista de contactos y están disponibles para campañas.
Segmentación
La segmentación en Quick Event funciona mediante filtros combinables, el mismo principio que en la gestión de participantes. Usted puede filtrar contactos por estado, empresa, cargo, saludo, campos personalizados importados o cualquier otro dato registrado. Los filtros se pueden combinar libremente, lo que le permite definir incluso grupos objetivo específicos: "Todos los contactos con el estado 'Entregado', 'Empresa' incluye 'Consultoría', 'Cargo' incluye 'Gerente'".
Guarde los segmentos utilizados con frecuencia como un conjunto de filtros y vuelva a aplicarlos con un solo clic. Los filtros guardados están disponibles para todos los miembros del equipo y se actualizan dinámicamente: los nuevos contactos que cumplen los criterios aparecen automáticamente en el segmento.
Usted puede realizar operaciones masivas en listas de contactos filtradas: cambiar su estado, asignarlos a una campaña, exportarlos como un archivo CSV o eliminarlos. Esto ahorra un tiempo considerable al tratar con grandes listas de invitados que contienen cientos o miles de contactos.
Flujo de trabajo de estado
Cada contacto en Quick Event pasa por un flujo de trabajo de estado de siete etapas que mapea todo el proceso de inscripción y seguimiento. El estado se actualiza automáticamente con los eventos relevantes; usted no necesita mantener nada manualmente.
Las siete etapas en detalle:
Creado — El contacto ha sido creado (mediante importación o manualmente) pero aún no ha sido contactado. Pendiente — Se ha puesto en cola un correo electrónico y se está enviando. Entregado — El correo electrónico se entregó correctamente. Clicado — El destinatario hizo clic en un enlace del correo electrónico. Iniciado — El destinatario abrió el formulario de inscripción pero aún no lo ha completado. Inscrito — El destinatario se inscribió correctamente y ahora figura como participante. Rechazado — El contacto fue marcado manualmente como "rechazado" o se dio de baja explícitamente.
Este seguimiento permite campañas de seguimiento dirigidas. Por ejemplo, usted puede enviar un recordatorio solo a los contactos cuyo estado es "Entregado" o "Clicado", es decir, personas que han recibido un correo electrónico pero aún no han respondido. Esto evita contactos duplicados innecesarios y aumenta la posibilidad de inscripción.