Kontakty i e-mail

Quick Event łączy zarządzanie kontaktami i kampanie e-mailowe w jednym systemie. Zamiast utrzymywać listy kontaktów w jednym narzędziu i wysyłać zaproszenia w innym, oba obszary płynnie ze sobą współpracują – od importu plików CSV i segmentacji po wysyłkę do dziesiątek tysięcy odbiorców. Każdy kontakt przechodzi przez przejrzysty proces sprawdzania statusu, a każda kampania korzysta z precyzyjnej personalizacji w języku niemieckim.

Przegląd

Moduł kontaktów w Quick Event to nie odizolowana książka adresowa. To samodzielny system CRM dla Twoich wydarzeń, bezpośrednio powiązany z e-mail marketingiem. Importujesz listę gości, segmentujesz według dowolnych kryteriów, tworzysz kampanię i wysyłasz e-maile – wszystko w ramach tego samego interfejsu.

Podstawowy przepływ pracy wygląda następująco: import kontaktów (plik CSV lub ręcznie), segmentacja (według statusu, firmy, tagów lub dowolnych pól), utworzenie kampanii (wybór szablonu, personalizacja, podgląd) i wysłanie . Status każdego kontaktu aktualizuje się automatycznie – od „Utworzony”, przez „Dostarczony” i „Kliknięty”, po „Zarejestrowany” zaraz po rejestracji kontaktu za pomocą formularza rejestracyjnego .

Import kontaktów

Najszybszym sposobem na dodanie kontaktów do Szybkiego Wydarzenia jest import pliku CSV. Przeciągnij plik do obszaru przesyłania lub zaznacz go — Szybkie Wydarzenie automatycznie wykryje kolumny i zasugeruje mapowanie do standardowych pól (imię, nazwisko, adres e-mail, firma, stanowisko, tytuł, tytuł). Mapowanie można dostosować przed importem i dodać dodatkowe kolumny jako pola niestandardowe.

Sam import jest szybki: 1000 kontaktów w 10–15 sekund . Podczas importu funkcja Quick Event sprawdza duplikaty. To wykrywanie wykorzystuje dopasowanie rozmyte do adresu e-mail, dzięki czemu oczywiste literówki i wariacje są identyfikowane. W przypadku znalezienia dopasowania, istniejący kontakt jest aktualizowany zamiast tworzyć go dwukrotnie. Wyniki można zobaczyć natychmiast po imporcie: ile kontaktów zostało utworzonych, ile zaktualizowanych i ile pominiętych.

Oprócz importu zbiorczego możesz również dodawać kontakty indywidualnie – na przykład, jeśli chcesz szybko dodać kogoś do listy gości podczas rozmowy telefonicznej. Wszystkie kontakty od razu pojawiają się na liście kontaktów i są dostępne w kampaniach.

Przepływ pracy statusu

Każdy kontakt w usłudze Szybkie Wydarzenia przechodzi przez siedmioetapowy proces zarządzania statusem , który odzwierciedla cały proces zapraszania. Status aktualizuje się automatycznie wraz z odpowiednimi zdarzeniami – nie musisz niczego ręcznie konfigurować.

Siedem etapów w szczegółach:

Utworzono — kontakt został utworzony (poprzez import lub ręcznie), ale jeszcze się z nim nie skontaktowano. Oczekujący — wiadomość e-mail została umieszczona w kolejce i jest wysyłana. Dostarczony — wiadomość e-mail została pomyślnie dostarczona. Kliknięty — odbiorca kliknął link w wiadomości e-mail. Rozpoczęty — odbiorca otworzył formularz rejestracyjny , ale jeszcze go nie wypełnił. Zarejestrowany — odbiorca pomyślnie się zarejestrował i jest teraz wymieniony jako uczestnik . Odrzucony — kontakt został ręcznie oznaczony jako „odrzucony” lub wyraźnie wypisany z listy.

To śledzenie umożliwia prowadzenie ukierunkowanych kampanii follow-up. Na przykład możesz wysłać przypomnienie tylko do kontaktów o statusie „Dostarczone” lub „Kliknięte” – czyli osób, które otrzymały zaproszenie, ale jeszcze na nie nie odpowiedziały. Pozwala to uniknąć niepotrzebnego duplikowania kontaktów i zwiększa szansę na rejestrację.

segmentacja

Segmentacja w Quick Event działa za pomocą łączonych filtrów – na tej samej zasadzie, co w zarządzaniu uczestnikami . Możesz filtrować kontakty według statusu, firmy, stanowiska, tytułu, zaimportowanych pól niestandardowych lub dowolnych innych zarejestrowanych danych. Filtry można dowolnie łączyć, co pozwala na definiowanie jeszcze węższych grup docelowych: „Wszystkie kontakty ze statusem „Dostarczone”, „Firma” obejmuje „Doradztwo”, „Stanowisko” obejmuje „Menedżer”.”

Zapisz często używane segmenty jako zestaw filtrów i zastosuj je ponownie jednym kliknięciem. Zapisane filtry są dostępne dla wszystkich członków zespołu i aktualizują się dynamicznie – nowe kontakty spełniające kryteria automatycznie pojawiają się w segmencie.

Możesz wykonywać operacje zbiorcze na filtrowanych listach kontaktów: zmieniać ich status, przypisywać je do kampanii, eksportować do pliku CSV lub usuwać. To pozwala zaoszczędzić sporo czasu w przypadku dużych list gości, zawierających setki lub tysiące kontaktów.

Utwórz kampanie

Kampania e-mailowa w Quick Event rozpoczyna się od wybrania lub utworzenia szablonu. Edytor wiadomości e-mail oferuje ustrukturyzowane sekcje dla tematu, powitania, treści, wezwania do działania i stopki. Pracujesz bezpośrednio w szablonie i od razu widzisz, jak będzie wyglądał e-mail.

Personalizacja wykracza poza proste symbole zastępcze. Funkcja Quick Event automatycznie generuje poprawne niemieckie zwroty grzecznościowe – „Sehr geehrte Frau Dr. Müller” lub „Lieber Herr Professor Schmidt” – na podstawie płci, tytułu i nazwiska kontaktu. Działa to również na konwencjach austriackich i szwajcarskich. Oprócz zwrotu grzecznościowego dostępne są symbole zastępcze dla imienia, nazwiska, firmy, stanowiska i wszystkich danych specyficznych dla wydarzenia (data, lokalizacja, przydział).

Dla zespołów, które szybko potrzebują profesjonalnych e-maili, Quick Event oferuje treści generowane przez sztuczną inteligencję . Opisz cel e-maila w kilku słowach – „Przypomnienie o uroczystej gali w przyszłym tygodniu” – a sztuczna inteligencja stworzy kompletny projekt, który możesz dostosować.

Przed wysłaniem przejrzyj wiadomość e-mail w widoku podglądu i opcjonalnie wyślij wiadomość testową do siebie. Pozwoli Ci to przetestować personalizację, układ i linki na różnych urządzeniach, zanim kampania zostanie wysłana do wszystkich odbiorców.

Wysyłka

Dostawa wiadomości e-mail w Quick Event opiera się na infrastrukturze SendGrid , z której korzystają również firmy takie jak Uber, Spotify i Airbnb. Wszystkie plany obejmują nielimitowaną wysyłkę wiadomości e-mail bez dodatkowych opłat za każdą wiadomość.

Status każdego kontaktu jest automatycznie aktualizowany w trakcie wysyłania.

RODO i rezygnacja z subskrypcji

Każdy e-mail automatycznie zawiera link do wypisania się z subskrypcji, który natychmiast wyklucza kontakt z przyszłych kampanii. Wszystkie dane są przetwarzane w europejskich centrach danych.