Jak działa zarządzanie uczestnikami w Quick Event?

Quick Event oferuje pełne zarządzanie uczestnikami przy nieograniczonej pojemności : • Nieograniczona liczba uczestników: Brak ograniczeń co do liczby potwierdzonych uczestników • Wyszukiwanie błyskawiczne podobne do Google: znajdź dowolnego uczestnika w mniej niż 1 sekundę • Bezpośrednie filtrowanie w aplikacji: Nie jest wymagane eksportowanie do programu Excel w celu zaawansowanego filtrowania • Aktualizacje w czasie rzeczywistym: Automatyczna synchronizacja wszystkich danych uczestników • Profile uczestników 360°: pełna historia wydarzeń i historia komunikacji Administracja rozróżnia kontakty (potencjalnych uczestników) i uczestników (potwierdzonych rejestracji).

Jaka jest różnica między kontaktami i uczestnikami?

Kontakty kontra uczestnicy – dwa różne obszary: Kontakty (Zarządzanie kontaktami): • Potencjalni uczestnicy kampanii e-mailowych • 7-etapowy przepływ pracy dotyczący statusu (Utworzono → Zaproszono → Zarejestrowano) • Zaproszenia masowe i segmentacja • Import/eksport list kontaktów Uczestnicy (zarządzanie uczestnikami): • Potwierdzone rejestracje i rezerwacje • Zarządzanie statusem odprawy i kodem QR • Uzupełnij szczegóły rezerwacji i status płatności • Identyfikatory i generowanie plików PDF Przebieg pracy: Kontakty stają się uczestnikami poprzez pomyślną rejestrację.

Jak działa wyszukiwanie i filtrowanie uczestników?

Natychmiastowe wyszukiwanie podobne do Google’a bez eksportu do Excela: Inteligentne wyszukiwanie pełnotekstowe: • Automatyczne przeszukiwanie wszystkich pól uczestników • Wyniki w mniej niż 1 sekundę • Inteligentne rozpoznawanie koncepcji Zaawansowane filtrowanie: • Nieograniczona liczba łączonych filtrów • Wszystkie pola niestandardowe można filtrować • Zapisane zestawy filtrów • Eksportuj tylko wyniki filtrowane Brak zależności od programu Excel: • Wszystkie funkcje bezpośrednio w aplikacji • Natychmiastowe filtrowanie i sortowanie • Wyszukiwanie zoptymalizowane pod kątem urządzeń mobilnych

Jakie dane uczestników są gromadzone i zarządzane?

Kompleksowe gromadzenie danych w 4 kategoriach: 1. Dane podstawowe: • Imię, nazwisko, adres e-mail, telefon • Firma, stanowisko, pozdrowienie, tytuł 2. Szczegóły rezerwacji: • Rodzaj biletu, numer rezerwacji, data rezerwacji • Cena, status płatności, sposób płatności, numer faktury 3. Dane wydarzenia: • Nazwa wydarzenia, data wydarzenia, godzina zameldowania • Przydział stolików, wybór warsztatów, wymagania dietetyczne 4. Pola niestandardowe: • Wszystkie pola zdefiniowane przez użytkownika • Wartości rozwijane, opcje pól wyboru • Pola warunkowe i specjalne Wszystkie pola można przeszukiwać i filtrować!

Jak działa zarządzanie odprawą?

Profesjonalny system odprawy z gwarancją 2 sekund: Zameldowanie za pomocą kodu QR: • Każdy uczestnik otrzymuje indywidualny kod QR • Zameldowanie w mniej niż 2 sekundy za pomocą aplikacji mobilnej • Synchronizacja offline dla wydarzeń bez dostępu do Internetu Funkcje odprawy: • Aplikacja do mobilnej odprawy na iOS/Android • Wiele stanowisk odprawy jednocześnie • Statystyki i monitorowanie w czasie rzeczywistym • Status odprawy na liście uczestników Raportowanie: • Panel na żywo z numerami meldunkowymi • Eksport list check-in • Raporty i statystyki obecności

Jakie funkcje eksportu i raportowania są dostępne?

Elastyczne opcje eksportu i raportowania: Eksport CSV/Excel: • Wszystkie dane uczestników lub tylko listy filtrowane • Możliwość dostosowania wyboru kolumn • Zawiera dane rezerwacji i pola niestandardowe Analityka i raportowanie: • Panel w czasie rzeczywistym z kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI) • Trendy rejestracji i wskaźniki konwersji • Statystyki odpraw i analiza obecności Integracja: • Dostęp do API dla systemów zewnętrznych • Integracja webhooków do automatycznych aktualizacji

Zarządzanie uczestnikami

Zarządzanie uczestnikami to serce każdego wydarzenia. Quick Event gromadzi wszystkie potwierdzone rejestracje, dane rezerwacji i statusy meldunków w jednym miejscu — z wyszukiwaniem pełnotekstowym, zaawansowanymi filtrami i synchronizacją w czasie rzeczywistym. Nie ma potrzeby eksportowania danych do programu Excel ani ich przerw.

Przegląd

Funkcja Quick Event rozróżnia dwa kluczowe obszary: Kontakty i Uczestnicy . Kontakty to potencjalni goście, których chcesz zaprosić na wydarzenie – przechodzą przez wieloetapowy proces sprawdzania statusu od „Utworzono” przez „Zaproszono” do „Zarejestrowano”. Uczestnicy to z kolei osoby, które pomyślnie ukończyły proces rejestracji i mają potwierdzoną rezerwację.

Po zarejestrowaniu się za pomocą formularza rejestracyjnego automatycznie tworzony jest profil uczestnika. Profil ten zawiera wszystkie wypełnione pola formularza, informacje o rezerwacji (wybrany limit , status płatności) oraz status zameldowania. Jeśli dana osoba była wcześniej zapisana jako kontakt, jej status kontaktu zmienia się na „Zarejestrowany”.

Zamiast eksportować dane uczestników do Excela i żmudnie je tam filtrować, Quick Event oferuje wszystkie funkcje wyszukiwania i filtrowania bezpośrednio w aplikacji. To oszczędza czas i zapobiega nieaktualności danych.

Wyszukiwanie pełnotekstowe

Pasek wyszukiwania automatycznie przeszukuje wszystkie pola uczestników – imię i nazwisko, adres e-mail, firmę, numer rezerwacji i wszelkie pola niestandardowe. Wyniki pojawiają się w niecałą sekundę, nawet w przypadku tysięcy uczestników. Nie musisz wiedzieć, w którym polu znajduje się termin: wystarczy wpisać wyszukiwany termin, a Quick Event znajdzie pasujące wpisy.

Zaawansowane filtry

Oprócz wyszukiwania tekstowego możesz łączyć dowolną liczbę filtrów. Filtruj według statusu zameldowania, limitu, statusu płatności, daty rejestracji lub dowolnego pola niestandardowego. Filtry można łączyć bez ograniczeń, co pozwala na tworzenie złożonych zapytań – na przykład „wszyscy uczestnicy z firmy X, którzy zarezerwowali limit VIP i jeszcze się nie zameldowali”.

Zapisane zestawy filtrów

Często używane kombinacje filtrów można zapisać jako zestaw filtrów i zastosować ponownie jednym kliknięciem. Jest to szczególnie przydatne w przypadku zadań cyklicznych, takich jak „Wszyscy goście VIP, którzy się nie zameldowali” lub „Uczestnicy bez opłaty”. Zapisane filtry są dostępne dla wszystkich członków zespołu.

Dane i profile uczestników

Każdy uczestnik ma kompletny profil, który zawiera wszystkie istotne informacje. Dane są podzielone na trzy sekcje.

Dane główne

Dane główne obejmują pola podstawowe zbierane podczas rejestracji: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz opcjonalnie nazwę firmy, stanowisko, tytuł i tytuł. Pola te są uwzględniane domyślnie i stanowią podstawę do komunikacji, drukowania identyfikatorów imiennych oraz generowania plików PDF.

Dane rezerwacyjne

Każda rejestracja zawiera informacje o rezerwacji: wybrany limit (rodzaj biletu), status płatności oraz, jeśli dotyczy, numer faktury. Rezerwacje grupowe obejmują wszystkie osoby powiązane z rezerwacją. Status płatności jest aktualizowany automatycznie w przypadku płatności Stripe.

Pola niestandardowe

Wszystkie pola zdefiniowane w kreatorze formularzy pojawiają się również w profilu uczestnika. Dotyczy to pól tekstowych, list rozwijanych, pól wyboru, pól daty i liczb, a także pól warunkowych, które były widoczne tylko dla określonych odpowiedzi. Wszystkie pola niestandardowe można przeszukiwać i filtrować – są traktowane tak samo jak pola standardowe.

Zarządzanie odprawą

System meldunkowy Quick Event opiera się na kodzie QR. Każdy uczestnik otrzymuje indywidualny kod QR podczas rejestracji – e-mailem, w formie biletu PDF lub jako przepustkę do Apple Wallet . W dniu wydarzenia zeskanuj kod bezpośrednio w przeglądarce, korzystając z mobilnego widoku meldunkowego, bez konieczności instalowania dodatkowej aplikacji.

Rejestracja zazwyczaj trwa mniej niż dwie sekundy. Po zeskanowaniu od razu widzisz imię i nazwisko, zarezerwowany limit oraz informację, czy uczestnik już się zarejestrował. Wiele stanowisk rejestracyjnych może działać jednocześnie, a dane synchronizują się w czasie rzeczywistym.

Panel umożliwia śledzenie postępów odprawy na żywo: ilu uczestników jest już na miejscu, a ilu brakuje? Raporty dotyczące obecności można wyeksportować po wydarzeniu.

Eksport i raportowanie

Chociaż funkcja Szybkie Zdarzenia umożliwia przeprowadzanie większości analiz bezpośrednio w aplikacji, dane uczestników można w dowolnym momencie wyeksportować do pliku CSV. Eksport uwzględnia aktywne filtry, co oznacza, że eksportujesz tylko tych uczestników, którzy spełniają Twoje bieżące kryteria filtrowania. Wybór kolumn można dostosować tak, aby w pliku eksportu pojawiały się tylko istotne pola.

Zintegrowany panel raportowania wyświetla trendy rejestracji, statystyki meldunków i wskaźniki konwersji. Dostępny jest interfejs API REST umożliwiający dalszą integrację, umożliwiając programowe pobieranie i aktualizację danych uczestników.