Formularze i rejestracja

Generator formularzy to centralne narzędzie do tworzenia formularzy rejestracyjnych na Twoje wydarzenia. Zamiast sztywnych, standardowych formularzy, możesz przeciągać i upuszczać, aby tworzyć dowolną liczbę pól niestandardowych, definiować reguły „jeśli-to” dla warunkowej widoczności, a wszystko zostanie automatycznie zweryfikowane – bez pisania ani jednej linijki kodu. Ten artykuł omawia cały proces, od projektu formularza i rejestracji po automatyczne potwierdzanie.

Przegląd

Edytor wizualny w studiu umożliwia dodawanie, przenoszenie i konfigurowanie pól. Zawsze zobaczysz podgląd formularza na żywo, tak jak będzie on wyglądał dla uczestników. Wszystkie wpisy są automatycznie i niezawodnie weryfikowane podczas rejestracji – zarówno w przeglądarce, jak i na serwerze – co gwarantuje, że żadne błędne lub niekompletne dane nie zostaną zapisane.

Nie ma ograniczeń co do liczby pól. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz trzech standardowych pól, czy trzydziestu niestandardowych pól z zagnieżdżoną logiką – generator obsługuje oba typy pól. Wszystkie dane z formularza trafiają bezpośrednio do systemu zarządzania uczestnikami i są tam dostępne do wyszukiwania, filtrowania i eksportowania.

Typy pól

Generator formularzy oferuje dziewięć różnych typów pól, z których każdy nadaje się do różnych scenariuszy wprowadzania danych. Każdy typ pola ma własne reguły walidacji i opcje wyświetlania.

Wprowadzanie tekstu

Tekst — jednowierszowe pole tekstowe do wprowadzania krótkich informacji, takich jak imię i nazwisko, firma lub stanowisko. Możesz ustawić minimalną i maksymalną długość pola oraz zdefiniować tekst zastępczy.

Adres e-mail — pole tekstowe z automatyczną walidacją adresu e-mail. Format jest sprawdzany zarówno w przeglądarce, jak i na serwerze. Nieprawidłowe adresy są natychmiast oznaczane komunikatem o błędzie.

Liczba — pole wprowadzania danych liczbowych z opcjonalnymi wartościami minimalnymi i maksymalnymi. Nadaje się do wprowadzania informacji takich jak wiek, liczba osób lub budżet.

Obszar tekstowy — pole tekstowe wielowierszowe przeznaczone do dłuższych wpisów, takich jak komentarze, prośby specjalne lub instrukcje dietetyczne.

Pola wyboru

Wybierz — lista rozwijana umożliwiająca indywidualny wybór spośród predefiniowanych opcji. Idealna do pól takich jak powitanie, rozmiar koszulki czy wybór warsztatu.

Radio — przyciski, w których można wybrać dokładnie jedną opcję. Wszystkie opcje są widoczne jednocześnie, co ułatwia podjęcie decyzji, gdy jest niewiele możliwości wyboru.

Pole wyboru — pola wyboru umożliwiające wybór wielokrotny. Uczestnicy mogą aktywować kilka opcji jednocześnie — na przykład w obszarach zainteresowań lub usługach dodatkowych.

Pola specjalne

Data — pole daty z widżetem kalendarza. Zawiera informacje takie jak data urodzin, przyjazdu lub wyjazdu. Format jest automatycznie weryfikowany.

Tytuł — nie jest to pole wprowadzania danych, lecz nagłówek, który nadaje formularzowi wizualną strukturę. Użyj pól tytułowych, aby grupować powiązane pola w logiczne sekcje — na przykład „Dane osobowe”, „Szczegóły rezerwacji” lub „Życzenia specjalne”.

Układ typu „przeciągnij i upuść”

Pola można zmieniać układ za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść”. Wystarczy chwycić pole za uchwyt i przeciągnąć je w nowe miejsce. Pozostałe pola dostosują się automatycznie. Dzięki temu możesz zmienić strukturę formularza w kilka sekund, bez konieczności usuwania i ponownego tworzenia pól.

Po przesunięciu pola zobaczysz wizualny znacznik wskazujący miejsce, w którym zostanie ono wstawione. Ta natychmiastowa informacja zwrotna sprawia, że edycja jest intuicyjna – zachowasz przegląd nawet w przypadku formularzy zawierających wiele pól.

Logika warunkowa

Pola warunkowe pojawiają się tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki wstępne. Definiują one reguły „jeśli-to” na podstawie odpowiedzi w innych polach. Skraca to formularz dla uczestników, którzy nie wybrali określonych opcji i zwiększa wskaźnik ukończenia.

Typowy przykład: pole „Dane firmy” jest wyświetlane tylko wtedy, gdy uczestnik wybrał opcję „Firma” w sekcji „Rodzaj rejestracji”. Lub pole „Alergie” pojawia się tylko wtedy, gdy aktywowana jest opcja „Wymagany catering”. Można łączyć wiele warunków, co pozwala na implementację nawet złożonych rozgałęzień.

Logika jest niewidoczna dla uczestników. Widzą oni tylko pola istotne dla swojego wyboru. To zmniejsza zamieszanie i prowadzi do bardziej przejrzystych danych.

Automatyczna walidacja wpisów

Funkcja Quick Event automatycznie sprawdza wszystkie wpisy uczestników: błędy są wyświetlane bezpośrednio obok odpowiedniego pola – na przykład, jeśli pole wymagane jest puste, adres e-mail jest nieprawidłowy lub liczba wykracza poza dozwolony zakres. Uczestnicy widzą informację zwrotną podczas wprowadzania danych, a nie dopiero po ich przesłaniu. Jako organizator nie musisz niczego konfigurować – reguły walidacji są generowane automatycznie na podstawie konfiguracji pola.

Optymalizacja mobilna

Wszystkie formularze są od podstaw zoptymalizowane pod kątem urządzeń mobilnych. Pola automatycznie dopasowują się do szerokości ekranu, pola wprowadzania danych są wystarczająco duże, aby można było z nich korzystać za pomocą ekranu dotykowego, a komunikaty walidacyjne są czytelne nawet na małych wyświetlaczach.

Pola wyboru na urządzeniach mobilnych korzystają z wbudowanego menu rozwijanego systemu operacyjnego, umożliwiając znaną i szybką obsługę. Pola daty otwierają wbudowany kalendarz. Formularz ładuje się szybko i działa niezawodnie nawet przy wolnym połączeniu mobilnym.

Rodzaje rejestracji

Nie każde wydarzenie jest takie samo. Dlatego Quick Event obsługuje różne typy rejestracji, które można łączyć w zależności od rodzaju wydarzenia.

Rejestracja publiczna

Dzięki rejestracji publicznej każdy odwiedzający stronę wydarzenia może zarejestrować się bezpośrednio. Strona docelowa jest zoptymalizowana pod kątem SEO, dzięki czemu potencjalni uczestnicy mogą znaleźć wydarzenie również za pośrednictwem wyszukiwarek. Ten tryb jest odpowiedni na konferencje, targi, wykłady publiczne i wszelkie wydarzenia, którym zależy na maksymalnym zasięgu.

Rejestracja prywatna (tylko na zaproszenie)

W przypadku rejestracji prywatnej rejestrować się mogą tylko zaproszone kontakty. Dostęp jest kontrolowany przez zintegrowany system zarządzania kontaktami : zapraszasz osoby e-mailem i tylko one otrzymują spersonalizowany link rejestracyjny. Ten tryb idealnie sprawdza się podczas wewnętrznych wydarzeń firmowych, ekskluzywnych gal lub zamkniętych warsztatów.

ochrona hasłem

W przypadku wydarzeń, które mają być publicznie dostępne, ale otwarte tylko dla określonej grupy osób, możesz aktywować ochronę hasłem. Uczestnicy będą musieli podać hasło, zanim zobaczą formularz rejestracyjny. Dzięki temu możesz udostępnić link, na przykład w newsletterze lub na wewnętrznym portalu, jednocześnie zapewniając, że rejestrować się będą mogły tylko osoby upoważnione.

Proces rejestracji

Asystent rejestracji dzieli proces rejestracji na wyraźnie oddzielone kroki. Uczestnicy widzą tylko te informacje, które są aktualnie istotne – zmniejsza to wskaźnik rezygnacji i zapewnia intuicyjne prowadzenie użytkownika. Wskaźnik postępu pokazuje, jaki jest postęp rejestracji w danym momencie.

Krok 1: Wybierz liczbę osób

W pierwszym kroku uczestnicy wybierają liczbę osób, które chcą zarejestrować. Jako organizator ustalasz maksymalną liczbę osób na jedną rejestrację w studiu. Jeśli na jedną rejestrację może przypadać tylko jedna osoba, ten krok jest automatycznie pomijany, a uczestnik przechodzi bezpośrednio do strony wprowadzania danych. Jeśli wydarzenie ma limit miejsc, wyświetlone zostaną pozostałe miejsca.

Krok 2: Dane uczestników i limit

Formularz rejestracyjny jest wyświetlany indywidualnie dla każdej osoby. Pola są konfigurowane za pomocą generatora formularzy opisanego powyżej i mogą obejmować pola standardowe (imię i nazwisko, adres e-mail, firma), jak również pola niestandardowe. Pola warunkowe pojawiają się tylko po spełnieniu określonych warunków wstępnych.

Jeśli limity są skonfigurowane, każdy uczestnik wybiera na tym etapie swój rodzaj biletu. Wszystkie dostępne limity są wyświetlane wraz z tytułem, opisem i pozostałą pojemnością – w pełni zarezerwowane limity są automatycznie dezaktywowane. W przypadku rezerwacji grupowych, wiele osób może dzielić limit.

Wszystkie wpisy są weryfikowane w czasie rzeczywistym. Pola wymagane, formaty wiadomości e-mail i reguły zdefiniowane przez użytkownika są sprawdzane natychmiast, dzięki czemu błędy są wykrywane już na etapie wprowadzania danych. W przypadku wielu użytkowników asystent prowadzi ich sekwencyjnie przez każdy formularz, zanim przejdzie do podsumowania.

Krok 3: Podsumowanie i wnioski

Przed wysłaniem zgłoszenia uczestnicy widzą pełny przegląd: dane wprowadzone przez wszystkich użytkowników oraz wybrane limity biletów. Po zaakceptowaniu polityki prywatności rezerwacja zostaje zakończona. Quick Event automatycznie przekierowuje uczestników na stronę potwierdzenia, gdzie mogą pobrać bilety w formacie PDF. Jednocześnie wszyscy uczestnicy otrzymują e-mail z potwierdzeniem i indywidualnym kodem QR.

Status rezerwacji

Każda rezerwacja przechodzi przez jasno zdefiniowany proces sprawdzania statusu. Aktualny status określa, które działania są dostępne i które zautomatyzowane procesy są uruchamiane.

Aż do

Po przesłaniu formularza rejestracyjnego przez uczestnika, rezerwacja zostaje utworzona ze statusem „Oczekująca”. Automatyczne potwierdzenie odbioru informuje uczestnika o otrzymaniu zgłoszenia. W zależności od konfiguracji, potwierdzenie może zostać wykonane ręcznie przez organizatora lub automatycznie.

Potwierdzony

Potwierdzone rezerwacje uprawniają uczestnika do uczestnictwa i zameldowania. Po potwierdzeniu automatycznie zostanie wysłany e-mail zawierający szczegóły wydarzenia, kod QR oraz, jeśli dotyczy, bilet w formacie PDF lub przepustkę Apple Wallet . Uczestnik pojawi się na liście uczestników .

Odwołany

Anulowane rezerwacje automatycznie zwalniają zarezerwowaną przestrzeń, dzięki czemu przydzielona pojemność jest ponownie dostępna. Uczestnik otrzymuje powiadomienie o anulowaniu. Anulowanie może zostać zainicjowane przez organizatora lub – jeśli tak skonfigurowano – przez samego uczestnika.

Automatyczne potwierdzenia

Funkcja Quick Event automatycznie wysyła odpowiedni e-mail za każdym razem, gdy status się zmieni. Szablony e-maili można skonfigurować w Studio w sekcji „E-maile”. Obsługują one pola zastępcze dla danych uczestników, informacji o rezerwacji i szczegółów wydarzenia.

Standardowa konfiguracja obejmuje potwierdzenie zamówienia dla nowych rejestracji, potwierdzenie rezerwacji z kodem QR po zmianie statusu na „Potwierdzone” oraz powiadomienie o anulowaniu. Dodatkowo możesz tworzyć własne szablony wiadomości e-mail do wysyłania przypomnień i powiadomień w ramach kampanii e-mailowych .

Rejestracja bez limitu

W przypadku prostych wydarzeń bez kategorii biletów można całkowicie wyłączyć wybór limitu . Uczestnicy przejdą wtedy bezpośrednio do wprowadzania danych. Ta opcja jest odpowiednia dla wydarzeń, na których obowiązuje tylko jeden rodzaj uczestnictwa i nie jest wymagane rozróżnienie według rodzaju biletu.

Przykłady zastosowań

W zależności od typu zdarzenia potrzebne będą różne pola. Oto kilka typowych konfiguracji.

Wydarzenia korporacyjne

W przypadku wydarzeń firmowych, oprócz standardowych danych, często gromadzi się informacje takie jak nazwa firmy, stanowisko, dział, centrum kosztów i wymagania dietetyczne. Korzystając z logiki warunkowej, można zagwarantować, że pole „Centrum kosztów” będzie wyświetlane tylko wtedy, gdy uczestnik wybierze konkretną firmę.

Kursy szkoleniowe i seminaria

W przypadku wydarzeń edukacyjnych istotne są takie kwestie, jak wcześniejsza wiedza, cele nauczania, wymagania dotyczące certyfikatów oraz to, czy uczestnicy przyniosą własne laptopy. Przyciski radiowe służą do oceny poziomu wiedzy, a pola wyboru umożliwiają wybór wielu obszarów zainteresowań.

Wydarzenia sieciowe

Wydarzenia społecznościowe korzystają z pól takich jak profil LinkedIn, zainteresowania, „Szukam” i „Oferuję”. Informacje te pomagają uczestnikom znaleźć odpowiednich partnerów do rozmów i dają Ci, jako organizatorowi, cenne informacje na temat składu Twojej społeczności.

Targi i kongresy

W przypadku dużych wydarzeń ze złożonymi systemami rezerwacji, wykorzystywane są pola takie jak numer stoiska, zainteresowanie produktem, budżet i rezerwacja terminu spotkania. Logika warunkowa jest tu szczególnie pomocna: wystawcy widzą inne pola niż zwiedzający, a goście VIP otrzymują dodatkowe opcje.

Integracja i eksport

Wszystkie zebrane dane z formularzy są dostępne za pomocą kilku metod. Eksport CSV pozwala Ci pobrać każdą rejestrację w formacie zgodnym z Excelem bezpośrednio ze Studio. Publiczny punkt końcowy do tworzenia wydarzeń już istnieje pod adresem POST /api/public/create-event; pełne API REST do odczytu dla programowego dostępu do danych formularzy i integracji z systemami zewnętrznymi jest w planach.

Webhooki są również planowane i będą powiadamiać systemy zewnętrzne w czasie rzeczywistym o każdej nowej rejestracji. Pozwolą Ci one automatycznie tworzyć leady w Twoim CRM, dodawać uczestników do list marketingowych e-mail lub uruchamiać wewnętrzne procesy — wszystko bez ręcznego wysiłku.

Dane z formularzy trafiają również bezpośrednio do systemu zarządzania uczestnikami Quick Event. Tam wszystkie niestandardowe pola są przeszukiwalne i filtrowalne, tak jak standardowe pola. Oddzielny proces eksportu i importu nie jest wymagany.