Formularis i registre
El generador de formularis és l'eina central per crear formularis d'inscripció per als vostres esdeveniments. En lloc de formularis rígids i estàndard, podeu arrossegar i deixar anar per crear qualsevol nombre de camps personalitzats, definir regles "si-llavors" per a la visibilitat condicional i tot es valida automàticament, sense escriure ni una sola línia de codi. Aquest article cobreix tot el procés, des del disseny i el registre del formulari fins a la confirmació automàtica.
Visió general
L'editor visual de l'estudi us permet afegir, moure i configurar camps. Sempre veureu una vista prèvia en directe del formulari tal com apareixerà als vostres participants. Totes les entrades es validen automàticament i de manera fiable durant el registre, tant al navegador com al servidor, garantint que no es desin dades errònies o incompletes.
No hi ha límit al nombre de camps. Tant si necessiteu tres camps estàndard com trenta camps personalitzats amb lògica imbricada, el generador admet tots dos. Totes les dades del formulari flueixen directament al sistema de gestió de participants i allà estan disponibles per a la cerca, el filtratge i l'exportació.
Tipus de camp
El generador de formularis proporciona nou tipus de camp diferents, cadascun adequat per a diferents escenaris d'entrada. Cada tipus de camp té les seves pròpies regles de validació i opcions de visualització.
Entrada de text
Text : un camp de text d'una sola línia per a informació breu com ara el nom, l'empresa o el càrrec. Podeu definir longituds mínimes i màximes i definir text de marcador de posició.
Correu electrònic — Camp de text amb validació automàtica del correu electrònic. El format es comprova tant al navegador com al servidor. Les adreces no vàlides es marquen immediatament amb un missatge d'error.
Número — Camp d'entrada numèric amb valors mínims i màxims opcionals. Apte per a informació com ara l'edat, el nombre de persones o els pressupostos.
Àrea de text : camp de text de diverses línies per a entrades més llargues com ara comentaris, sol·licituds especials o instruccions dietètiques.
Camps de selecció
Selecciona — Llista desplegable per a la selecció individual entre opcions predefinides. Ideal per a camps com ara salutació, talla de samarreta o selecció de taller.
Ràdio — Botons de ràdio on es pot seleccionar només una opció. Totes les opcions són visibles simultàniament, cosa que facilita la decisió quan hi ha poques opcions.
Casella de selecció : caselles de selecció per a la selecció múltiple. Els participants poden activar diverses opcions simultàniament, per exemple, per a àrees d'interès o serveis addicionals.
Camps especials
Data — Camp de data amb widget de calendari. Per a informació com ara la data de naixement, arribada o sortida. El format es valida automàticament.
Títol : no és un camp d'entrada, sinó un encapçalament per a l'estructuració visual del formulari. Feu servir els camps de títol per agrupar els camps relacionats en seccions lògiques, per exemple, "Dades personals", "Detalls de la reserva" o "Sol·licituds especials".
Disposició d'arrossegar i deixar anar
Els camps es poden reorganitzar mitjançant la funció d'arrossegar i deixar anar. Simplement agafa un camp per la nansa i arrossega'l a la nova posició. Els altres camps s'ajustaran automàticament. Això et permet canviar l'estructura del formulari en segons sense haver de suprimir i recrear camps.
Quan mogueu un camp, veureu un marcador visual que indica on s'inserirà. Aquesta resposta immediata fa que l'edició sigui intuïtiva: mantindreu una visió general fins i tot amb formularis que continguin molts camps.
Lògica condicional
Els camps condicionals només apareixen si es compleixen certs requisits previs. Defineixen regles de tipus "si-llavors" basades en les respostes d'altres camps. Això escurça el formulari per als participants que no han seleccionat certes opcions i augmenta la taxa de finalització.
Un exemple típic: el camp "Dades de l'empresa" només es mostra si el participant ha seleccionat "Empresa" a "Tipus de registre". O el camp "Al·lèrgies" només apareix si "Cal servei de càtering". Es poden combinar diverses condicions, cosa que permet implementar fins i tot ramificacions complexes.
La lògica és invisible per als participants. Només veuen els camps rellevants per a la seva selecció. Això redueix la confusió i porta a dades més netes.
Validació automàtica d'entrades
Quick Event comprova automàticament totes les entrades dels participants: els errors es mostren immediatament al costat del camp pertinent; per exemple, si un camp obligatori es deixa en blanc, una adreça de correu electrònic no és vàlida o un número està fora del rang permès. Els participants veuen els comentaris mentre introdueixen la seva informació, no només després d'enviar-la. Com a organitzador, no cal que configureu res: les regles de validació es generen automàticament a partir de la configuració del camp.
Optimització per a mòbils
Tots els formularis estan optimitzats des de zero per a dispositius mòbils. Els camps s'ajusten automàticament a l'amplada de la pantalla, els camps d'entrada són prou grans per a l'ús amb pantalla tàctil i els missatges de validació són fàcilment llegibles fins i tot en pantalles petites.
Els camps seleccionats en dispositius mòbils utilitzen el menú desplegable natiu del sistema operatiu, cosa que permet un funcionament familiar i ràpid. Els camps de data obren el calendari natiu. El formulari es carrega ràpidament i funciona de manera fiable fins i tot amb una connexió mòbil lenta.
Tipus de registre
No tots els esdeveniments són iguals. És per això que Quick Event admet diferents tipus d'inscripció, que es poden combinar segons el tipus d'esdeveniment.
Registre públic
Amb el registre públic, qualsevol visitant de la pàgina de l'esdeveniment es pot registrar directament. La pàgina de destinació està optimitzada per a SEO, de manera que els participants potencials també poden trobar l'esdeveniment a través dels motors de cerca. Aquest mode és adequat per a conferències, fires comercials, conferències públiques i qualsevol esdeveniment que apunti al màxim abast.
Registre privat (només per invitació)
Amb el registre privat, només els contactes convidats es poden registrar. L'accés es controla a través del sistema integrat de gestió de contactes : convideu persones per correu electrònic i només elles reben un enllaç de registre personalitzat. Aquest mode és ideal per a esdeveniments interns de l'empresa, vetllades de gala exclusives o tallers tancats.
protecció amb contrasenya
Per a esdeveniments que estiguin pensats per ser d'accés públic però oberts només a un grup específic de persones, podeu activar la protecció amb contrasenya. Els participants hauran d'introduir una contrasenya abans de veure el formulari de registre. Això us permet compartir l'enllaç, per exemple, a través d'un butlletí informatiu o un portal intern, alhora que garantiu que només les persones autoritzades puguin registrar-se.
El procés de registre
L'assistent de registre divideix el procés de registre en passos clarament separats. Els participants només veuen la informació rellevant en aquell moment; això redueix la taxa d'abandonament i garanteix una guia intuïtiva per a l'usuari. Un indicador de progrés mostra l'avanç del registre en un moment donat.
Pas 1: Seleccioneu el nombre de persones
En el primer pas, els participants seleccionen quantes persones volen registrar. Com a organitzador, definiu el nombre màxim de persones per inscripció a l'estudi. Si només es permet una persona per inscripció, aquest pas es salta automàticament i el participant va directament a la pàgina d'entrada de dades. Si l'esdeveniment té un límit d'aforament, es mostraran les places restants.
Pas 2: Dades i quota dels participants
El formulari de registre es mostra individualment per a cada persona. Els camps es configuren mitjançant el generador de formularis descrit anteriorment i poden incloure camps estàndard (nom, correu electrònic, empresa), així com qualsevol camp personalitzat. Els camps condicionals només apareixen si es compleixen certs requisits previs.
Si hi ha quotes configurades, cada participant selecciona el seu tipus d'entrada en aquest pas. Es mostren totes les quotes disponibles amb el seu títol, descripció i capacitat restant; les quotes completament reservades es desactiven automàticament. Per a les reserves de grup, diverses persones poden compartir una quota.
Totes les entrades es validen en temps real. Els camps obligatoris, els formats de correu electrònic i les regles definides per l'usuari es comproven immediatament, de manera que es detecten els errors a mesura que s'introdueixen. Per a diversos usuaris, l'assistent els guia seqüencialment a través de cada formulari abans de procedir al resum.
Pas 3: Resum i conclusió
Abans d'enviar la sol·licitud, els participants veuen una descripció completa: les dades introduïdes per tots els individus i les quotes d'entrades seleccionades. Després d'acceptar la política de privadesa , la reserva es completa. Quick Event redirigeix automàticament els participants a la pàgina d'èxit, on poden descarregar les seves entrades com a PDF. Simultàniament, tots els participants reben un correu electrònic de confirmació amb el seu codi QR individual.
Estat de la reserva
Cada reserva passa per un flux de treball d'estat clarament definit. L'estat actual determina quines accions estan disponibles i quins processos automatitzats s'activen.
Pendent
Un cop un participant envia el formulari d'inscripció, la reserva es crea amb l'estat "Pendent". Una confirmació automàtica de recepció informa al participant que la seva inscripció s'ha rebut. Segons la configuració, la confirmació la pot fer l'organitzador manualment o automàticament.
Confirmat
Les reserves confirmades donen dret al participant a assistir-hi i fer el registre d'entrada. Un cop confirmades, s'enviarà automàticament un correu electrònic amb els detalls de l'esdeveniment, un codi QR i, si escau, l' entrada en PDF o el passi Apple Wallet . El participant apareixerà aleshores a la llista de participants .
Cancel·lat
Les reserves cancel·lades alliberen automàticament l'espai reservat, fent que la capacitat assignada torni a estar disponible. El participant rep una notificació de cancel·lació. Les cancel·lacions poden ser iniciades per l'organitzador o, si es configura, pel mateix participant.
Confirmacions automàtiques
Quick Event envia automàticament el correu electrònic corresponent sempre que l'estat canvia. Les plantilles de correu electrònic es poden configurar a Studio, a "Correus electrònics", i admeten espais reservats per a les dades dels participants, la informació de la reserva i els detalls de l'esdeveniment.
La configuració estàndard inclou una confirmació de comanda per a nous registres, una confirmació de reserva amb un codi QR quan l'estat canvia a "Confirmat" i una notificació de cancel·lació. A més, podeu crear les vostres pròpies plantilles de correu electrònic per a recordatoris i seguiments a través de campanyes de correu electrònic .
Registre sense quota
Per a esdeveniments senzills sense categories d'entrades, podeu desactivar completament la selecció de quotes . Els participants procediran directament a l'entrada de dades. Aquesta opció és adequada per a esdeveniments on només hi ha un tipus de participació i no cal diferenciar per tipus d'entrada.
Exemples d'aplicació
Segons el tipus d'esdeveniment, necessitareu camps diferents. Aquí teniu algunes configuracions típiques.
Esdeveniments corporatius
Per a esdeveniments d'empresa, a més de les dades estàndard, sovint es recopila informació com ara el nom de l'empresa, el càrrec, el departament, el centre de cost i els requisits dietètics. Mitjançant la lògica condicional, podeu assegurar-vos que el camp "Centre de cost" només es mostri si el participant ha seleccionat una empresa específica.
Cursos de formació i seminaris
Per a esdeveniments educatius, són rellevants camps com ara els coneixements previs, els objectius d'aprenentatge, els requisits del certificat i si els participants portaran els seus propis ordinadors portàtils. Els botons d'opció són adequats per avaluar els nivells de coneixement, mentre que les caselles de selecció permeten seleccionar diverses àrees d'interès.
Esdeveniments de networking
Els esdeveniments comunitaris es beneficien de camps com ara el perfil de LinkedIn, els interessos, "Busco" i "Ofereixo". Aquesta informació ajuda els participants a trobar interlocutors adequats i us proporciona, com a organitzador, informació valuosa sobre la composició de la vostra comunitat.
Fires i congressos
Per a grans esdeveniments amb sistemes de reserves complexos, s'utilitzen camps com ara el número d'estand, l'interès del producte, el pressupost i la reserva de franges horàries per a reunions. La lògica condicional és especialment útil en aquest cas: els expositors veuen camps diferents dels visitants i els convidats VIP reben opcions addicionals.
Integració i Exportació
Totes les dades del formulari recollides estan disponibles mitjançant diversos mètodes. L'exportació CSV et permet descarregar cada inscripció en un format compatible amb Excel directament des de l'Studio. Un endpoint públic de creació d'esdeveniments ja existeix a POST /api/public/create-event; una API REST de lectura completa per a l'accés programàtic a les dades del formulari i la integració amb sistemes externs està en el full de ruta.
Els Webhooks també estan planificats i notificaran els sistemes externs en temps real de cada nova inscripció. Et permetran crear automàticament contactes al teu CRM, afegir participants a llistes de màrqueting per correu electrònic o activar fluxos de treball interns — tot sense esforç manual.
Les dades del formulari també flueixen directament al sistema de gestió de participants de Quick Event. Allà, tots els camps personalitzats són cercables i filtrables, igual que els camps estàndard. No es requereix un procés d'exportació i importació separat.