Com funciona la gestió de participants a Quick Event?

Quick Event ofereix una gestió completa dels participants amb capacitat il·limitada : • Participants il·limitats: No hi ha límits en el nombre de participants confirmats • Cerca instantània similar a la de Google: troba qualsevol participant en menys d'1 segon • Filtratge directe dins de l'aplicació: no calen exportacions d'Excel per al filtratge avançat • Actualitzacions en temps real: sincronització automàtica de totes les dades dels participants • Perfils de participants de 360°: Historial complet d'esdeveniments i historial de comunicacions L'administració distingeix entre contactes (potencials participants) i participants (inscripcions confirmades).

Quina diferència hi ha entre contactes i participants?

Contactes vs. participants: dues àrees diferents: Contactes (Gestió de contactes): • Participants potencials per a campanyes de correu electrònic • Flux de treball d'estat en 7 passos (Creat → Convidat → Registrat) • Invitacions massives i segmentació • Importació/exportació de llistes de contactes Participants (gestió de participants): • Inscripcions i reserves confirmades • Estat del registre d'entrada i gestió de codis QR • Detalls complets de la reserva i estat del pagament • Targetes identificatives i generació de PDF El flux de treball: els contactes es converteixen en participants si es registren correctament.

Com funciona la cerca i el filtratge de participants?

Cerca instantània similar a la de Google sense exportació a Excel: Cerca intel·ligent de text complet: • Cerca automàticament en tots els camps dels participants • Resultats en menys d'1 segon • Reconeixement intel·ligent de conceptes Filtratge avançat: • Filtres combinables il·limitats • Tots els camps personalitzats es poden filtrar • Conjunts de filtres desats • Exporta només els resultats filtrats Sense dependència d'Excel: • Totes les funcions directament a l'aplicació • Filtratge i classificació instantanis • Cerca optimitzada per a mòbils

Quines dades dels participants es recopilen i gestionen?

Recopilació completa de dades en 4 categories: 1. Dades bàsiques: • Nom, cognom, correu electrònic, telèfon • Empresa, càrrec, salutació, títol 2. Detalls de la reserva: • Tipus de bitllet, número de reserva, data de reserva • Preu, estat del pagament, mètode de pagament, número de factura 3. Dades de l'esdeveniment: • Nom de l'esdeveniment, data de l'esdeveniment, hora d'entrada • Assignació de taules, selecció de tallers, requisits dietètics 4. Camps personalitzats: • Tots els camps definits per l'usuari • Valors desplegables, opcions de casella de selecció • Camps condicionals i especials Tots els camps es poden cercar i filtrar!

Com funciona la gestió del check-in?

Sistema de check-in professional amb garantia de 2 segons: Registre d'entrada amb codi QR: • Cada participant rep un codi QR individual • Registre d'entrada en menys de 2 segons a través de l'aplicació mòbil • Sincronització fora de línia per a esdeveniments sense accés a Internet Característiques del registre d'entrada: • Aplicació mòbil de registre d'entrada per a iOS/Android • Diverses estacions de facturació simultàniament • Estadístiques i monitorització en temps real • Estat del registre d'entrada a la llista de participants Informes: • Tauler de control en directe amb números de registre d'entrada • Exportació de llistes de registre d'entrada • Informes i estadístiques d'assistència

Quines funcions d'exportació i generació d'informes hi ha disponibles?

Opcions flexibles d'exportació i elaboració d'informes: Exportació a CSV/Excel: • Totes les dades dels participants o només les llistes filtrades • Selecció de columnes personalitzable • Dades de reserva i camps personalitzats inclosos Analítica i informes: • Tauler de control en temps real amb KPI • Tendències de registre i taxes de conversió • Estadístiques de registre d'entrada i anàlisi d'assistència Integració: • Accés a l'API per a sistemes externs • Integració de Webhook per a actualitzacions automàtiques

Gestió de participants

La gestió de participants és el cor de cada esdeveniment. Quick Event reuneix tots els registres confirmats, les dades de reserva i els estats del registre d'entrada en un sol lloc, amb cerca de text complet, filtres avançats i sincronització en temps real. No cal exportar a Excel, ni interrupcions de dades.

Visió general

Quick Event distingeix entre dues àrees clau: Contactes i Assistents . Els contactes són possibles convidats que voleu convidar al vostre esdeveniment: passen per un flux de treball d'estat de diverses etapes, des de "Creat" fins a "Convidat" i "Registrat". Els assistents, en canvi, són persones que han completat correctament el procés de registre i tenen una reserva confirmada.

Tan bon punt algú es registra a través del formulari de registre , es crea automàticament un perfil de participant. Aquest perfil conté tots els camps del formulari emplenats, la informació de la reserva ( quota seleccionada, estat del pagament) i l'estat del registre d'entrada. Si la persona s'havia desat anteriorment com a contacte, el seu estat de contacte s'actualitza a "Registrat".

En comptes d'exportar les dades dels participants a Excel i filtrar-les tediosament allà, Quick Event ofereix totes les funcions de cerca i filtre directament a l'aplicació. Això estalvia temps i evita que les dades estiguin obsoletes.

Cerca de text complet

La barra de cerca busca automàticament tots els camps dels participants: nom, correu electrònic, empresa, número de reserva i qualsevol camp personalitzat. Els resultats apareixen en menys d'un segon, fins i tot amb milers de participants. No cal que sàpigues en quin camp es troba un terme: només cal que introdueixis el terme de cerca i Quick Event trobarà les entrades coincidents.

Filtres avançats

A més de la cerca de text lliure, podeu combinar qualsevol nombre de filtres. Filtreu per estat de registre, quota, estat de pagament, data de registre o qualsevol camp personalitzat. Els filtres es poden combinar sense restriccions, cosa que permet consultes complexes, per exemple, "tots els participants de l'empresa X que han reservat la quota VIP i encara no han fet el registre d'entrada".

Conjunts de filtres desats

Les combinacions de filtres que s'utilitzen amb freqüència es poden desar com un conjunt de filtres i tornar a aplicar-les amb un sol clic. Això és especialment útil per a tasques recurrents com ara "Tots els convidats VIP que no han fet el registre d'entrada" o "Participants sense pagament". Els filtres desats estan disponibles per a tots els membres de l'equip.

Dades i perfils dels participants

Cada participant té un perfil complet que recopila tota la informació rellevant. Les dades es divideixen en tres seccions.

Dades mestres

Les dades mestres inclouen els camps principals recollits durant el registre: nom, cognom, adreça de correu electrònic, número de telèfon i, opcionalment, empresa, càrrec, salutació i càrrec. Aquests camps s'inclouen per defecte i constitueixen la base per a la comunicació, la impressió de targetes identificatives i la generació de PDF.

Dades de reserva

Cada registre inclou informació de la reserva: la quota seleccionada (tipus de bitllet), l'estat del pagament i, si escau, el número de factura. Les reserves de grup mostren totes les persones associades a la reserva. L'estat del pagament s'actualitza automàticament per als pagaments de Stripe.

Camps personalitzats

Tots els camps que heu definit al creador de formularis també apareixen al perfil del participant. Això inclou els camps de text, els menús desplegables, les caselles de selecció, els camps de data i número, així com els camps condicionals que només eren visibles per a determinades respostes. Tots els camps personalitzats es poden cercar i filtrar; es tracten igual que els camps estàndard.

Gestió del registre d'entrada

El sistema de registre d'entrada de Quick Event es basa en codis QR. Cada participant rep un codi QR individual en registrar-se, ja sigui per correu electrònic, com a tiquet en PDF o com a passi Apple Wallet . El dia de l'esdeveniment, escaneja el codi directament al navegador mitjançant la vista de registre d'entrada mòbil, sense necessitat d'instal·lar cap aplicació addicional.

El registre d'entrada normalment triga menys de dos segons. Després de l'escaneig, veureu immediatament el nom, la quota reservada i si el participant ja s'ha registrat. Diverses estacions de registre d'entrada poden funcionar simultàniament i les dades es sincronitzen en temps real.

El tauler de control et permet fer un seguiment del progrés del registre d'entrada en directe: quants participants ja són al lloc, quants encara en falten? Els informes d'assistència es poden exportar després de l'esdeveniment.

Exportació i informes

Tot i que Quick Event permet la majoria d'anàlisis directament dins de l'aplicació, podeu exportar les dades dels participants com a fitxer CSV en qualsevol moment. L'exportació té en compte els filtres actius, és a dir, només exporteu els participants que coincideixen amb el filtre actual. La selecció de columnes es pot personalitzar perquè només apareguin els camps rellevants al fitxer d'exportació.

El tauler d'informes integrat mostra les tendències de registre, les estadístiques de registre i les taxes de conversió. Hi ha disponible una API REST per a una major integració, que permet recuperar i actualitzar les dades dels participants mitjançant programació.