Contacts et courriel

Quick Event centralise la gestion des contacts et les campagnes e-mail dans un seul système. Plus besoin de gérer les listes de contacts dans un outil et d'envoyer les invitations dans un autre : les deux fonctionnent en parfaite synergie, de l'importation CSV à la segmentation, en passant par l'envoi à des dizaines de milliers de destinataires. Chaque contact bénéficie d'un suivi transparent et chaque campagne profite d'une personnalisation précise en allemand.

Aperçu

Le module de contact de Quick Event n'est pas un simple carnet d'adresses. C'est un CRM autonome pour vos événements, directement lié à l'email marketing. Importez votre liste d'invités, segmentez-la selon vos critères, créez une campagne et envoyez des emails, le tout depuis une seule et même interface.

Le processus de base se déroule comme suit : importez les contacts (via un fichier CSV ou manuellement), segmentez-les (par statut, entreprise, étiquettes ou tout autre champ), créez une campagne (choisissez un modèle, personnalisez-la et prévisualisez-la), puis envoyez-la . Le statut de chaque contact est mis à jour automatiquement : il passe de « Créé » à « Distribué », puis de « Clic » à « Inscrit » dès que le contact s’inscrit via le formulaire d’inscription .

Importation de contact

Le moyen le plus rapide d'importer des contacts dans Quick Event est l'importation CSV. Glissez votre fichier dans la zone d'importation ou sélectionnez-le : Quick Event détecte automatiquement les colonnes et propose une correspondance avec les champs standard (Prénom, Nom, Adresse e-mail, Société, Poste, Civilité, Titre). Vous pouvez personnaliser cette correspondance avant l'importation et ajouter des colonnes supplémentaires en tant que champs personnalisés.

L'importation est rapide : 1 000 contacts en 10 à 15 secondes . Pendant l'importation, Quick Event vérifie les doublons. Cette détection utilise une correspondance approximative sur l'adresse e-mail, ce qui permet d'identifier les fautes de frappe et les variations évidentes. Si une correspondance est trouvée, le contact existant est mis à jour au lieu d'être créé deux fois. Vous pouvez consulter les résultats immédiatement après l'importation : le nombre de contacts créés, mis à jour et ignorés.

Outre l'importation groupée, vous pouvez également ajouter des contacts individuellement, par exemple pour ajouter rapidement une personne à la liste des invités lors d'un appel téléphonique. Tous les contacts apparaissent immédiatement dans la liste et sont disponibles pour les campagnes.

Flux de travail d'état

Dans Quick Event, chaque contact suit un flux de travail en sept étapes qui décrit l'intégralité du processus d'invitation. Le statut est mis à jour automatiquement en fonction des événements pertinents ; vous n'avez rien à gérer manuellement.

Les sept étapes en détail :

Créé — Le contact a été créé (par importation ou manuellement) mais n’a pas encore été contacté. En attente — Un e-mail a été mis en file d’attente et est en cours d’envoi. Distribué — L’e-mail a été distribué avec succès. Clic — Le destinataire a cliqué sur un lien dans l’e-mail. Commencé — Le destinataire a ouvert le formulaire d’inscription mais ne l’a pas encore rempli. Inscrit — Le destinataire s’est inscrit avec succès et figure désormais comme participant . Rejeté — Le contact a été marqué manuellement comme « rejeté » ou s’est désinscrit explicitement.

Ce suivi permet de cibler les campagnes de relance. Par exemple, vous pouvez envoyer un rappel uniquement aux contacts dont le statut est « Distribué » ou « Clic », c’est-à-dire les personnes qui ont reçu l’invitation mais n’y ont pas encore répondu. Cela évite les doublons et augmente les chances d’inscription.

segmentation

La segmentation dans Quick Event fonctionne grâce à des filtres combinables, selon le même principe que pour la gestion des participants . Vous pouvez filtrer les contacts par statut, entreprise, poste, civilité, champs personnalisés importés ou toute autre donnée enregistrée. Les filtres sont librement combinables, ce qui vous permet de définir des groupes cibles très précis : « Tous les contacts dont le statut est “Livré”, “Entreprise” incluant “Consultant”, “Poste” incluant “Manager” ».

Enregistrez les segments fréquemment utilisés comme ensemble de filtres et réappliquez-les en un seul clic. Les filtres enregistrés sont accessibles à tous les membres de l'équipe et se mettent à jour automatiquement : les nouveaux contacts correspondant aux critères apparaissent automatiquement dans le segment.

Vous pouvez effectuer des opérations groupées sur des listes de contacts filtrées : modifier leur statut, les affecter à une campagne, les exporter au format CSV ou les supprimer. Cela permet un gain de temps considérable lors du traitement de listes d’invités volumineuses contenant des centaines, voire des milliers de contacts.

Créer des campagnes

Dans Quick Event, une campagne d'emailing commence par la sélection ou la création d'un modèle. L'éditeur d'emails propose des sections structurées pour l'objet, la formule de salutation, le corps du message, l'appel à l'action et le pied de page. Vous travaillez directement dans le modèle et visualisez instantanément le rendu de votre email.

La personnalisation va bien au-delà des simples formules de politesse. Quick Event génère automatiquement les formules de politesse allemandes correctes – « Sehr geehrte Frau Dr. Müller » ou « Lieber Herr Professor Schmidt » – en fonction du sexe, du titre et du nom de famille du contact. Cette fonctionnalité est également compatible avec les conventions autrichiennes et suisses. Outre la formule de politesse, des champs sont disponibles pour le prénom, le nom, l’entreprise, la fonction et toutes les données spécifiques à l’événement (date, lieu, quota).

Pour les équipes qui ont besoin d'emails professionnels rapidement, Quick Event propose du contenu généré par IA . Décrivez l'objet de l'email en quelques mots – « Rappel du gala formel de la semaine prochaine » – et l'IA créera un brouillon complet que vous pourrez personnaliser.

Avant l'envoi, vérifiez l'e-mail dans l'aperçu et, si vous le souhaitez, envoyez-vous un e-mail de test. Cela vous permettra de tester la personnalisation, la mise en page et les liens sur différents appareils avant l'envoi de la campagne à tous les destinataires.

Expédition

L'envoi d'emails via Quick Event repose sur l' infrastructure SendGrid , également utilisée par des entreprises comme Uber, Spotify et Airbnb. Tous les forfaits incluent l'envoi illimité d'emails sans frais supplémentaires.

Le statut de chaque contact est mis à jour automatiquement pendant le processus d'envoi.

RGPD et désabonnement

Chaque courriel contient automatiquement un lien de désabonnement qui exclut immédiatement le contact des campagnes futures. Toutes les données sont traitées dans des centres de données européens.