Formulaires et inscription

Le générateur de formulaires est l'outil principal pour créer des formulaires d'inscription à vos événements. Fini les formulaires rigides et standardisés ! Glissez-déposez des champs personnalisés à volonté, définissez des règles « si-alors » pour une visibilité conditionnelle, et la validation est entièrement automatique, sans écrire une seule ligne de code. Cet article décrit l'intégralité du processus, de la conception du formulaire à la confirmation automatique, en passant par l'inscription.

Aperçu

L'éditeur visuel du studio vous permet d'ajouter, de déplacer et de configurer des champs. Vous visualiserez en temps réel un aperçu du formulaire tel qu'il apparaîtra à vos participants. Toutes les données saisies sont validées automatiquement et de manière fiable lors de l'inscription, aussi bien dans le navigateur que sur le serveur, garantissant ainsi qu'aucune donnée erronée ou incomplète n'est enregistrée.

Le nombre de champs est illimité. Que vous ayez besoin de trois champs standard ou de trente champs personnalisés avec une logique imbriquée, le générateur prend en charge les deux. Toutes les données du formulaire sont directement intégrées au système de gestion des participants et peuvent y être consultées, filtrées et exportées.

Types de champs

Le générateur de formulaires propose neuf types de champs différents, chacun adapté à des scénarios de saisie spécifiques. Chaque type de champ possède ses propres règles de validation et options d'affichage.

Saisie de texte

Texte — Champ de texte sur une seule ligne pour des informations courtes telles que le nom, l'entreprise ou le poste. Vous pouvez définir une longueur minimale et maximale et ajouter un texte d'espace réservé.

Courriel — Champ texte avec validation automatique. Le format est vérifié à la fois dans le navigateur et sur le serveur. Les adresses invalides sont immédiatement signalées par un message d'erreur.

Nombre — Champ de saisie numérique avec valeurs minimale et maximale facultatives. Convient pour des informations telles que l'âge, le nombre de personnes ou les budgets.

Zone de texte — Champ de texte multiligne pour les entrées plus longues telles que les commentaires, les demandes spéciales ou les instructions diététiques.

champs de sélection

Sélection — Liste déroulante permettant de sélectionner individuellement des options prédéfinies. Idéal pour des champs tels que la formule de politesse, la taille de t-shirt ou le choix d'un atelier.

Boutons radio — Boutons radio permettant de sélectionner une seule option. Toutes les options sont visibles simultanément, ce qui facilite le choix lorsqu'il y a peu de choix.

Case à cocher — Cases à cocher pour la sélection multiple. Les participants peuvent activer plusieurs options simultanément, par exemple, pour des domaines d'intérêt ou des services supplémentaires.

Champs spéciaux

Date — Champ de date avec widget calendrier. Pour des informations telles que la date d'anniversaire, d'arrivée ou de départ. Le format est validé automatiquement.

Titre — Il ne s’agit pas d’un champ de saisie, mais d’un titre servant à structurer visuellement le formulaire. Utilisez les champs de titre pour regrouper les champs associés en sections logiques, par exemple : « Données personnelles », « Détails de la réservation » ou « Demandes spéciales ».

Disposition par glisser-déposer

Les champs peuvent être réorganisés par glisser-déposer. Il suffit de saisir un champ par sa poignée et de le faire glisser vers sa nouvelle position. Les autres champs s'ajusteront automatiquement. Vous pouvez ainsi modifier la structure du formulaire en quelques secondes, sans avoir à supprimer et recréer les champs.

Lorsque vous déplacez un champ, un repère visuel indique son nouvel emplacement. Ce retour visuel immédiat rend la modification intuitive : vous conservez une vue d’ensemble même pour les formulaires comportant de nombreux champs.

Logique conditionnelle

Les champs conditionnels n'apparaissent que si certaines conditions préalables sont remplies. Ils définissent des règles « si-alors » en fonction des réponses aux autres champs. Cela permet de raccourcir le formulaire pour les participants qui n'ont pas sélectionné certaines options et d'augmenter le taux de remplissage.

Par exemple, le champ « Données de l’entreprise » ne s’affiche que si le participant a sélectionné « Professionnel » dans la section « Type d’inscription ». De même, le champ « Allergies » n’apparaît que si l’option « Restauration requise » est activée. Plusieurs conditions peuvent être combinées, permettant ainsi la mise en œuvre de scénarios complexes.

La logique est invisible pour les participants. Ils ne voient que les champs pertinents pour leur sélection. Cela réduit la confusion et permet d'obtenir des données plus claires.

Validation automatique des entrées

Quick Event vérifie automatiquement toutes les informations saisies par vos participants : les erreurs s’affichent immédiatement à côté du champ concerné (par exemple, si un champ obligatoire est vide, si une adresse e-mail est invalide ou si un nombre est hors de la plage autorisée). Les participants voient ces informations pendant la saisie, et pas seulement après l’envoi. En tant qu’organisateur, vous n’avez rien à configurer : les règles de validation sont générées automatiquement à partir de la configuration de vos champs.

Optimisation mobile

Tous les formulaires sont optimisés dès leur conception pour les appareils mobiles. Les champs s'adaptent automatiquement à la largeur de l'écran, les champs de saisie sont suffisamment grands pour une utilisation tactile et les messages de validation restent parfaitement lisibles, même sur les petits écrans.

Sur les appareils mobiles, les champs de sélection utilisent le menu déroulant natif du système d'exploitation, pour une utilisation intuitive et rapide. Les champs de date ouvrent le calendrier intégré. Le formulaire se charge rapidement et fonctionne de manière fiable même avec une connexion mobile lente.

Types d'inscription

Chaque événement est unique. C'est pourquoi Quick Event propose différents types d'inscription, combinables selon le type d'événement.

Inscription publique

L'inscription publique permet à tout visiteur de la page de l'événement de s'inscrire directement. La page d'accueil est optimisée pour le référencement naturel (SEO), ce qui permet également aux participants potentiels de trouver l'événement via les moteurs de recherche. Ce mode d'inscription est idéal pour les conférences, les salons professionnels, les conférences publiques et tout événement visant une visibilité maximale.

Inscription privée (sur invitation uniquement)

Avec l'inscription privée, seuls les contacts invités peuvent s'inscrire. L'accès est contrôlé par le système de gestion des contacts intégré : vous invitez les personnes par e-mail, et seules elles reçoivent un lien d'inscription personnalisé. Ce mode est idéal pour les événements internes d'entreprise, les soirées de gala exclusives ou les ateliers privés.

protection par mot de passe

Pour les événements destinés à être accessibles au public mais réservés à un groupe spécifique de personnes, vous pouvez activer la protection par mot de passe. Les participants devront alors saisir un mot de passe avant d'accéder au formulaire d'inscription. Cela vous permet de partager le lien, par exemple via une newsletter ou un portail interne, tout en garantissant que seules les personnes autorisées puissent s'inscrire.

Le processus d'inscription

L'assistant d'inscription divise le processus en étapes clairement distinctes. Les participants ne voient que les informations pertinentes, ce qui réduit le taux d'abandon et garantit une navigation intuitive. Un indicateur de progression affiche l'avancement de l'inscription à tout moment.

Étape 1 : Sélectionnez le nombre de personnes

Dans un premier temps, les participants indiquent le nombre de personnes qu'ils souhaitent inscrire. En tant qu'organisateur, vous fixez le nombre maximum de participants par inscription au studio. Si une seule personne par inscription est autorisée, cette étape est automatiquement ignorée et le participant accède directement à la page de saisie des données. Si l'événement a une capacité maximale, les places restantes seront affichées.

Étape 2 : Données et quotas des participants

Le formulaire d'inscription s'affiche individuellement pour chaque personne. Les champs sont configurés à l'aide du générateur de formulaires décrit précédemment et peuvent inclure des champs standard (nom, courriel, entreprise) ainsi que des champs personnalisés. Les champs conditionnels n'apparaissent que si certaines conditions sont remplies.

Si des quotas sont configurés, chaque participant choisit son type de billet à cette étape. Tous les quotas disponibles sont affichés avec leur titre, leur description et leur capacité restante ; les quotas complets sont automatiquement désactivés. Pour les réservations de groupe, plusieurs personnes peuvent partager un quota.

Toutes les données saisies sont validées en temps réel. Les champs obligatoires, les formats d'adresse e-mail et les règles définies par l'utilisateur sont vérifiés immédiatement, ce qui permet de détecter les erreurs dès leur saisie. Pour plusieurs utilisateurs, l'assistant les guide pas à pas dans chaque formulaire avant d'afficher le récapitulatif.

Étape 3 : Résumé et conclusion

Avant de valider leur inscription, les participants peuvent consulter un récapitulatif complet : les données saisies par chacun et le nombre de billets réservés. Après avoir accepté la politique de confidentialité , la réservation est finalisée. Quick Event redirige alors automatiquement les participants vers la page de confirmation, où ils peuvent télécharger leurs billets au format PDF. Simultanément, chaque participant reçoit un e-mail de confirmation contenant son code QR personnel.

État de la réservation

Chaque réservation suit un processus d'état clairement défini. L'état actuel détermine les actions disponibles et les processus automatisés déclenchés.

En attente

Une fois le formulaire d'inscription soumis, la réservation est créée avec le statut « En attente ». Un accusé de réception automatique informe le participant de la bonne réception de son inscription. Selon la configuration, cette confirmation peut être effectuée manuellement par l'organisateur ou automatiquement.

Confirmé

Une fois l'inscription confirmée, le participant est autorisé à assister à l'événement et à s'enregistrer. Dès confirmation, un courriel contenant les détails de l'événement, un code QR et, le cas échéant, le billet PDF ou le pass Apple Wallet sera automatiquement envoyé. Le participant figurera ensuite sur la liste des participants .

Annulé

Toute réservation annulée libère automatiquement l'espace réservé, rendant ainsi la capacité allouée de nouveau disponible. Le participant reçoit une notification d'annulation. Les annulations peuvent être effectuées par l'organisateur ou, si cette option est activée, par le participant lui-même.

Confirmations automatiques

Quick Event envoie automatiquement l'e-mail approprié à chaque changement de statut. Les modèles d'e-mails sont configurables dans le Studio, sous « E-mails », et prennent en charge les champs pour les données des participants, les informations de réservation et les détails de l'événement.

La configuration standard comprend une confirmation de commande pour les nouvelles inscriptions, une confirmation de réservation avec un code QR lorsque le statut passe à « Confirmé », et une notification d'annulation. De plus, vous pouvez créer vos propres modèles d'e-mails pour les rappels et les suivis via des campagnes par e-mail .

Inscription sans quota

Pour les événements simples sans catégories de billets, vous pouvez désactiver complètement la sélection des quotas . Les participants passeront alors directement à la saisie des données. Cette option convient aux événements où il n'existe qu'un seul type de participation et où aucune différenciation par type de billet n'est requise.

Exemples d'application

Selon le type d'événement, différents champs seront nécessaires. Voici quelques configurations typiques.

Événements d'entreprise

Pour les événements d'entreprise, outre les données standard, vous recueillez souvent des informations telles que le nom de l'entreprise, le poste occupé, le service, le centre de coûts et les exigences alimentaires. Grâce à la logique conditionnelle, vous pouvez vous assurer que le champ « Centre de coûts » n'est affiché que si le participant a sélectionné une entreprise spécifique.

Cours de formation et séminaires

Pour les événements éducatifs, des champs tels que les connaissances préalables, les objectifs d'apprentissage, les exigences en matière de certification et la nécessité pour les participants d'apporter leur propre ordinateur portable sont pertinents. Les boutons radio permettent d'évaluer le niveau de connaissances, tandis que les cases à cocher offrent la possibilité de sélectionner plusieurs domaines d'intérêt.

Événements de réseautage

Les événements communautaires tirent profit de champs tels que le profil LinkedIn, les centres d'intérêt, les recherches (« Je recherche ») et les offres (« Je propose »). Ces informations aident les participants à trouver des interlocuteurs pertinents et vous offrent, en tant qu'organisateur, des informations précieuses sur la composition de votre communauté.

salons et congrès

Pour les grands événements dotés de systèmes de réservation complexes, des champs tels que le numéro de stand, l'intérêt pour les produits, le budget et la réservation de créneaux de réunion sont utilisés. La logique conditionnelle s'avère particulièrement utile : les exposants voient des champs différents de ceux des visiteurs, et les invités VIP bénéficient d'options supplémentaires.

Intégration et Exportation

Toutes les données de formulaire collectées sont disponibles via plusieurs méthodes. L'exportation CSV te permet de télécharger chaque inscription dans un format compatible Excel directement depuis le studio. Un point d'accès public de création d'événements existe déjà à l'adresse POST /api/public/create-event ; une API REST de lecture complète pour l'accès programmatique aux données de formulaire et l'intégration avec des systèmes externes est en cours de développement.

Les Webhooks sont également prévus et notifieront les systèmes externes en temps réel de chaque nouvelle inscription. Ils te permettront de créer automatiquement des prospects dans ton CRM, d'ajouter des participants aux listes de diffusion e-mail, ou de déclencher des flux de travail internes — le tout sans effort manuel.

Les données du formulaire sont également directement intégrées au système de gestion des participants de Quick Event. Là, tous les champs personnalisés sont consultables et filtrables, tout comme les champs standard. Un processus d'exportation et d'importation séparé n'est pas requis.