Comment fonctionne la gestion des participants dans Quick Event ?

Quick Event propose une gestion complète des participants avec une capacité illimitée : • Nombre illimité de participants : aucune limite quant au nombre de participants confirmés • Recherche instantanée de type Google : trouvez n’importe quel participant en moins d’une seconde • Filtrage direct intégré à l'application : aucun export Excel n'est requis pour le filtrage avancé. • Mises à jour en temps réel : synchronisation automatique de toutes les données des participants • Profils des participants à 360° : historique complet de l’événement et des communications L’administration fait la distinction entre les contacts (participants potentiels) et les participants (inscriptions confirmées).

Quelle est la différence entre les contacts et les participants ?

Contacts vs. participants - deux domaines différents : Contacts (Gestion des contacts) : • Participants potentiels aux campagnes par courriel • Flux de travail en 7 étapes (Créé → Invité → Inscrit) • Invitations de masse et segmentation • Importation/exportation des listes de contacts Participants (gestion des participants) : • Inscriptions et réservations confirmées • Gestion du statut d'enregistrement et des codes QR • Détails complets de la réservation et état du paiement • Génération de badges nominatifs et de PDF Le processus : Les contacts deviennent participants une fois leur inscription réussie.

Comment fonctionnent la recherche et le filtrage des participants ?

Recherche instantanée de type Google sans exportation Excel : Recherche intelligente en texte intégral : • Recherche automatiquement dans tous les champs des participants • Résultats en moins d'une seconde • Reconnaissance intelligente des concepts Filtrage avancé : • Filtres combinables illimités • Tous les champs personnalisés peuvent être filtrés. • Ensembles de filtres enregistrés • Exporter uniquement les résultats filtrés Aucune dépendance à Excel : • Toutes les fonctions directement dans l'application • Filtrage et tri instantanés • Recherche optimisée pour mobile

Quelles données des participants sont collectées et gérées ?

Collecte exhaustive de données en 4 catégories : 1. Données de base : • Prénom, nom, courriel, téléphone • Société, poste, titre 2. Détails de la réservation : • Type de billet, numéro de réservation, date de réservation • Prix, statut du paiement, mode de paiement, numéro de facture 3. Données relatives à l'événement : • Nom de l'événement, date de l'événement, heure d'arrivée • Attribution des tables, choix des ateliers, exigences alimentaires 4. Champs personnalisés : • Tous les champs définis par l'utilisateur • Valeurs des listes déroulantes, options de cases à cocher • Champs conditionnels et spéciaux Tous les champs sont consultables et filtrables !

Comment fonctionne la gestion des enregistrements ?

Système d'enregistrement professionnel avec garantie de 2 secondes : Enregistrement par code QR : • Chaque participant reçoit un code QR individuel • Enregistrement en moins de 2 secondes via l'application mobile • Synchronisation hors ligne pour les événements sans accès à Internet Fonctionnalités d'enregistrement : • Application d'enregistrement mobile pour iOS/Android • Plusieurs bornes d'enregistrement simultanées • Statistiques et surveillance en temps réel • Statut d'enregistrement dans la liste des participants Signalement : • Tableau de bord en direct avec les numéros d'enregistrement • Exportation des listes d'arrivée • Rapports et statistiques de présence

Quelles sont les fonctions d'exportation et de reporting disponibles ?

Options d'exportation et de reporting flexibles : Exportation CSV/Excel : • Toutes les données des participants ou seulement les listes filtrées • Sélection de colonnes personnalisable • Données de réservation et champs personnalisés inclus Analyse et reporting : • Tableau de bord en temps réel avec indicateurs clés de performance (KPI) • Tendances d'inscription et taux de conversion • Statistiques d'enregistrement et analyse des présences Intégration: • Accès API pour les systèmes externes • Intégration de webhook pour les mises à jour automatiques

Gestion des participants

La gestion des participants est essentielle à tout événement. Quick Event centralise toutes les inscriptions confirmées, les données de réservation et les statuts d'arrivée, grâce à une recherche en texte intégral, des filtres avancés et une synchronisation en temps réel. Plus besoin d'exporter vos données vers Excel : fini les pertes de données !

Aperçu

Quick Event distingue deux catégories principales : les Contacts et les Participants . Les Contacts sont les personnes que vous souhaitez inviter à votre événement ; leur statut évolue en plusieurs étapes, de « Créé » à « Invité », puis à « Inscrit ». Les Participants, quant à eux, sont les personnes qui ont finalisé leur inscription et dont la réservation est confirmée.

Dès qu'une personne s'inscrit via le formulaire d'inscription , un profil de participant est automatiquement créé. Ce profil contient tous les champs remplis, les informations de réservation ( quota sélectionné, statut du paiement) et le statut d'arrivée. Si la personne était déjà enregistrée comme contact, son statut est mis à jour à « Inscrit ».

Au lieu d'exporter les données des participants vers Excel et de les filtrer fastidieusement, Quick Event propose toutes les fonctions de recherche et de filtrage directement dans l'application. Cela permet de gagner du temps et d'éviter les données obsolètes.

Recherche en texte intégral

La barre de recherche effectue automatiquement une recherche dans tous les champs des participants : nom, adresse e-mail, entreprise, numéro de réservation et champs personnalisés. Les résultats s'affichent en moins d'une seconde, même avec des milliers de participants. Inutile de savoir dans quel champ se trouve un terme : saisissez-le simplement et Quick Event trouvera les résultats correspondants.

Filtres avancés

Outre la recherche en texte libre, vous pouvez combiner autant de filtres que vous le souhaitez. Filtrez par statut d'arrivée, quota, statut de paiement, date d'inscription ou tout autre champ personnalisé. Les filtres peuvent être combinés sans restriction, permettant ainsi des requêtes complexes, par exemple : « tous les participants de l'entreprise X ayant réservé le quota VIP et ne s'étant pas encore enregistrés ».

Ensembles de filtres enregistrés

Les combinaisons de filtres fréquemment utilisées peuvent être enregistrées et réappliquées en un seul clic. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les tâches récurrentes telles que « Tous les invités VIP qui ne se sont pas encore enregistrés » ou « Participants sans paiement ». Les filtres enregistrés sont accessibles à tous les membres de l'équipe.

Données et profils des participants

Chaque participant possède un profil complet qui compile toutes les informations pertinentes. Les données sont divisées en trois sections.

Données de base

Les données de base comprennent les champs essentiels recueillis lors de l'inscription : prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et, en option, entreprise, fonction, civilité et titre. Ces champs sont renseignés par défaut et servent de base à la communication, à l'impression des badges nominatifs et à la génération des fichiers PDF.

Données de réservation

Chaque inscription comprend les informations de réservation : le quota sélectionné (type de billet), le statut du paiement et, le cas échéant, le numéro de facture. Les réservations de groupe affichent toutes les personnes associées à la réservation. Le statut du paiement est mis à jour automatiquement pour les paiements Stripe.

Champs personnalisés

Tous les champs que vous avez définis dans l' éditeur de formulaire apparaissent également dans le profil du participant. Cela inclut les champs texte, les listes déroulantes, les cases à cocher, les champs de date et de nombre, ainsi que les champs conditionnels visibles uniquement pour certaines réponses. Tous les champs personnalisés sont indexés et filtrables ; ils sont traités de la même manière que les champs standard.

Gestion des enregistrements

Le système d'enregistrement de Quick Event utilise un code QR. Chaque participant reçoit un code QR individuel lors de son inscription : par e-mail, sous forme de billet PDF ou via Apple Wallet . Le jour de l'événement, il suffit de scanner le code directement dans votre navigateur grâce à l'application d'enregistrement mobile, sans avoir à installer d'application supplémentaire.

L'enregistrement prend généralement moins de deux secondes. Après le scan, vous voyez immédiatement le nom, le quota réservé et si le participant s'est déjà enregistré. Plusieurs bornes d'enregistrement peuvent fonctionner simultanément et les données sont synchronisées en temps réel.

Le tableau de bord vous permet de suivre en direct l'avancement des inscriptions : combien de participants sont déjà sur place, combien manquent encore à l'appel ? Les rapports de présence peuvent être exportés après l'événement.

Exportation et rapports

Bien que Quick Event permette la plupart des analyses directement dans l'application, vous pouvez exporter les données des participants au format CSV à tout moment. L'exportation tient compte des filtres actifs : seuls les participants correspondant à vos critères de filtrage actuels sont exportés. La sélection des colonnes est personnalisable afin que seuls les champs pertinents apparaissent dans le fichier exporté.

Le tableau de bord de reporting intégré affiche les tendances d'inscription, les statistiques d'enregistrement et les taux de conversion. Une API REST est disponible pour une intégration plus poussée, permettant de récupérer et de mettre à jour les données des participants par programmation.