Wie importiere ich Kontakte in Quick Event?

Quick Event bietet einen schnellen CSV-Import mit automatischem Feld-Mapping : • Automatische Spaltenerkennung: Ziehe deine CSV-Datei in den Upload-Bereich – Quick Event erkennt automatisch Vorname, Nachname, E-Mail, Firma und weitere Felder. • Duplikaterkennung: Fuzzy Matching von E-Mail-Adressen verhindert doppelte Einträge • Performance: 1.000 Kontakte in 10–15 Sekunden importiert • Ergebnisübersicht: Nach dem Import siehst du, wie viele Kontakte neu erstellt, aktualisiert oder übersprungen wurden. • Einzelne Kontakte: Können auch manuell über die Oberfläche erstellt werden.

Welche Statusstufen durchläuft ein Kontakt?

Quick Event nutzt einen siebenstufigen Status-Workflow , der sich automatisch aktualisiert: • Erstellt: Kontakt angelegt, noch nicht kontaktiert • Ausstehend: E-Mail in der Warteschlange • Zugestellt: E-Mail erfolgreich zugestellt • Geklickt: Empfänger hat einen Link in der E-Mail geklickt • Begonnen: Registrierungsformular geöffnet, aber nicht abgeschlossen • Registriert: Erfolgreiche Registrierung – Kontakt wird auch als Teilnehmer erfasst • Abgelehnt: Manuell markiert oder aktiv abgemeldet Der Status ermöglicht gezielte Follow-up-Kampagnen – z.B. Erinnerungen nur an Kontakte mit dem Status „Zugestellt“ oder „Geklickt“.

Wie funktioniert die Kontaktsegmentierung?

Kombinierbare Filter und gespeicherte Segmente für präzise Zielgruppen: • Frei kombinierbare Filter: Status, Firma, Position, Anrede, benutzerdefinierte Felder und mehr • Gespeicherte Filtersets: Häufig genutzte Segmente mit einem Klick abrufbar – für alle Teammitglieder verfügbar • Dynamische Aktualisierung: Neue Kontakte, die die Kriterien erfüllen, erscheinen automatisch. • Massenoperationen: Status ändern, Kampagne zuweisen, CSV-Export oder Löschung auf gefilterte Listen anwenden • Keine Excel-Abhängigkeit: Alle Segmentierungsfunktionen direkt in Quick Event

Wie erstelle ich E-Mail-Kampagnen in Quick Event?

Vorlagen-Editor mit deutscher Personalisierung und KI-Unterstützung: • Strukturierter Editor: Betreffzeile, Anrede, Fließtext, Call to Action und Footer • Deutsche Anrede-Automatik: „Sehr geehrte Frau Dr. Müller“ wird automatisch aus Geschlecht, Titel und Nachname generiert. • Dynamische Platzhalter: Vorname, Nachname, Firma, Position, Event-Datum, Ort und mehr • KI-generierte Inhalte: Beschreibe den Zweck der E-Mail – die KI erstellt einen kompletten Entwurf. • Vorschau und Test: Personalisierung prüfen und Test-E-Mails senden, bevor die Kampagne live geht.

Gibt es Limits beim E-Mail-Versand?

Nein – Quick Event bietet unbegrenzten E-Mail-Versand in allen Tarifen, ohne Aufpreis pro E-Mail. Der Status jedes Kontakts aktualisiert sich automatisch, sobald die E-Mail versendet wird.

Kontakte & E-Mail

Q: Wie gewährleistet Quick Event die DSGVO-Konformität beim E-Mail-Versand?

Datenschutz ist im System integriert: • Abmeldelink: Jede E-Mail enthält automatisch einen Opt-out-Link, der den Kontakt sofort von zukünftigen Kampagnen ausschließt. • Europäische Rechenzentren: Alle Daten werden in der EU verarbeitet und gespeichert.

Quick Event vereint Kontaktmanagement und E-Mail-Kampagnen in einem System. Statt Kontaktlisten in einem Tool zu pflegen und Einladungen in einem anderen zu versenden, arbeiten beide Bereiche nahtlos zusammen – vom CSV-Import über die Segmentierung bis zum Versand an Zehntausende Empfänger. Jeder Kontakt durchläuft einen transparenten Status-Workflow, und jede Kampagne profitiert von präziser deutscher Personalisierung.

Übersicht

Das Kontaktmodul in Quick Event ist kein isoliertes Adressbuch. Es ist ein eigenständiges CRM für deine Events, direkt verknüpft mit dem E-Mail-Marketing. Du importierst deine Gästeliste, segmentierst nach beliebigen Kriterien, erstellst eine Kampagne und versendest E-Mails – alles innerhalb derselben Oberfläche.

Der grundlegende Workflow sieht so aus: Kontakte importieren (CSV oder manuell), segmentieren (nach Status, Firma, Tags oder beliebigen Feldern), Kampagne erstellen (Vorlage wählen, personalisieren, Vorschau), und versenden . Der Status jedes Kontakts aktualisiert sich automatisch – von „Erstellt“ über „Zugestellt“ und „Geklickt“ bis zu „Registriert“, sobald sich der Kontakt über das Anmeldeformular registriert.

Kontaktimport

Der schnellste Weg, Kontakte in Quick Event zu bekommen, ist der CSV-Import. Ziehe deine Datei in den Upload-Bereich oder wähle sie aus – Quick Event erkennt automatisch die Spalten und schlägt ein Mapping zu den Standardfeldern (Vorname, Nachname, E-Mail, Firma, Position, Anrede, Titel) vor. Du kannst das Mapping vor dem Import anpassen und zusätzliche Spalten als benutzerdefinierte Felder hinzufügen.

Der Import selbst ist schnell: 1.000 Kontakte in 10–15 Sekunden . Während des Imports prüft Quick Event auf Duplikate. Diese Erkennung nutzt Fuzzy Matching auf die E-Mail-Adresse, sodass offensichtliche Tippfehler und Variationen identifiziert werden. Wird eine Übereinstimmung gefunden, wird der bestehende Kontakt aktualisiert, statt doppelt angelegt zu werden. Die Ergebnisse siehst du sofort nach dem Import: wie viele Kontakte neu erstellt, wie viele aktualisiert und wie viele übersprungen wurden.

Neben dem Massenimport kannst du Kontakte auch einzeln hinzufügen – zum Beispiel, wenn du jemanden während eines Telefonats schnell zur Gästeliste hinzufügen möchtest. Alle Kontakte erscheinen sofort in der Kontaktliste und stehen für Kampagnen zur Verfügung.

Status-Workflow

Jeder Kontakt in Quick Event durchläuft einen siebenstufigen Status-Workflow, der den gesamten Einladungsprozess abbildet. Der Status aktualisiert sich automatisch bei relevanten Ereignissen – du musst nichts manuell pflegen.

Die sieben Stufen im Detail:

Erstellt – Der Kontakt wurde angelegt (via Import oder manuell), aber noch nicht kontaktiert. Ausstehend – Eine E-Mail wurde in die Warteschlange gestellt und wird versendet. Zugestellt – Die E-Mail wurde erfolgreich zugestellt. Geklickt – Der Empfänger hat einen Link in der E-Mail geklickt. Begonnen – Der Empfänger hat das Registrierungsformular geöffnet, aber noch nicht abgeschlossen. Registriert – Der Empfänger hat sich erfolgreich registriert und ist nun als Teilnehmer gelistet. Abgelehnt – Der Kontakt wurde manuell als „abgelehnt“ markiert oder hat sich explizit abgemeldet.

Dieses Tracking ermöglicht gezielte Follow-up-Kampagnen. Du kannst beispielsweise eine Erinnerung nur an Kontakte senden, deren Status „Zugestellt“ oder „Geklickt“ ist – also Personen, die die Einladung erhalten, aber noch nicht reagiert haben. Das vermeidet unnötige Doppelkontakte und erhöht die Chance auf Registrierungen.

Segmentierung

Die Segmentierung in Quick Event funktioniert über kombinierbare Filter – dasselbe Prinzip wie im Teilnehmermanagement . Du kannst Kontakte nach Status, Firma, Position, Anrede, importierten benutzerdefinierten Feldern oder beliebigen anderen erfassten Daten filtern. Filter lassen sich frei kombinieren, sodass du auch enge Zielgruppen definieren kannst: „Alle Kontakte mit Status ‚Zugestellt‘, ‚Firma‘ enthält ‚Beratung‘, ‚Position‘ enthält ‚Manager‘.“

Speichere häufig genutzte Segmente als Filterset und wende sie mit einem Klick erneut an. Gespeicherte Filter stehen allen Teammitgliedern zur Verfügung und aktualisieren sich dynamisch – neue Kontakte, die die Kriterien erfüllen, erscheinen automatisch im Segment.

Auf gefilterte Kontaktlisten kannst du Massenoperationen durchführen: ihren Status ändern, sie einer Kampagne zuweisen, als CSV-Datei exportieren oder löschen. Das spart erhebliche Zeit beim Umgang mit großen Gästelisten, die Hunderte oder Tausende von Kontakten enthalten.

Kampagnen erstellen

Eine E-Mail-Kampagne in Quick Event beginnt mit der Auswahl oder Erstellung einer Vorlage. Der E-Mail-Editor bietet strukturierte Bereiche für Betreffzeile, Anrede, Fließtext, Call to Action und Footer. Du arbeitest direkt innerhalb der Vorlage und siehst sofort, wie die E-Mail aussehen wird.

Personalisierung geht über einfache Platzhalter hinaus. Quick Event generiert automatisch korrekte deutsche Anreden – „Sehr geehrte Frau Dr. Müller“ oder „Lieber Herr Professor Schmidt“ – basierend auf Geschlecht, Titel und Nachname des Kontakts. Das funktioniert auch für österreichische und schweizerische Konventionen. Neben der Anrede stehen Platzhalter für Vorname, Nachname, Firma, Position und alle Event-spezifischen Daten (Datum, Ort, Kontingentbezeichnung) zur Verfügung.

Für Teams, die schnell professionelle E-Mails benötigen, bietet Quick Event KI-generierte Inhalte . Beschreibe den Zweck der E-Mail in wenigen Worten – „Erinnerung an die Gala nächste Woche, formell“ – und die KI erstellt einen kompletten Entwurf, den du anpassen kannst.

Vor dem Versand überprüfe die E-Mail in der Vorschauansicht und sende optional eine Test-E-Mail an dich selbst. So kannst du Personalisierung, Layout und Links auf verschiedenen Geräten testen, bevor die Kampagne an alle Empfänger gesendet wird.

Versand

Der E-Mail-Versand in Quick Event basiert auf der SendGrid-Infrastruktur , die auch von Unternehmen wie Uber, Spotify und Airbnb genutzt wird. Alle Tarife beinhalten unbegrenzten E-Mail-Versand ohne Aufpreis pro E-Mail.

Der Status jedes Kontakts wird während des Versandprozesses automatisch aktualisiert.

Jede E-Mail enthält automatisch einen Abmeldelink, der den Kontakt sofort von zukünftigen Kampagnen ausschließt. Alle Daten werden in europäischen Rechenzentren verarbeitet.