Formulare & Registrierung

Der Formulargenerator ist das zentrale Tool zur Erstellung von Registrierungsformularen für deine Events. Statt starrer Standardformulare kannst du per Drag-and-Drop beliebig viele benutzerdefinierte Felder erstellen, Wenn-Dann-Regeln für bedingte Sichtbarkeit definieren, und alles wird automatisch validiert – ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben. Dieser Artikel behandelt den gesamten Prozess, vom Formulardesign über die Registrierung bis zur automatischen Bestätigung.

Übersicht

Der visuelle Editor im Studio ermöglicht es dir, Felder hinzuzufügen, zu verschieben und zu konfigurieren. Du siehst dabei stets eine Live-Vorschau des Formulars, wie es deinen Teilnehmern erscheinen wird. Alle Eingaben werden während der Registrierung automatisch und zuverlässig validiert – sowohl im Browser als auch auf dem Server – sodass keine fehlerhaften oder unvollständigen Daten gespeichert werden.

Die Anzahl der Felder ist unbegrenzt. Ob du drei Standardfelder oder dreißig benutzerdefinierte Felder mit verschachtelter Logik benötigst – der Generator unterstützt beides. Alle Formulardaten fließen direkt in das Teilnehmerverwaltungssystem und stehen dort zum Suchen, Filtern und Exportieren bereit.

Feldtypen

Der Formulargenerator stellt neun verschiedene Feldtypen bereit, die jeweils für unterschiedliche Eingabeszenarien geeignet sind. Jeder Feldtyp kommt mit eigenen Validierungsregeln und Anzeigeoptionen.

Texteingaben

Text – Einzeiliges Textfeld für kurze Informationen wie Name, Firma oder Position. Du kannst Mindest- und Maximallängen festlegen und Platzhaltertexte definieren.

E-Mail – Textfeld mit automatischer E-Mail-Validierung. Das Format wird sowohl im Browser als auch auf dem Server geprüft. Ungültige Adressen werden sofort mit einer Fehlermeldung markiert.

Zahl – Numerisches Eingabefeld mit optionalen Minimal- und Maximalwerten. Geeignet für Informationen wie Alter, Personenzahl oder Budgets.

Textarea – Mehrzeiliges Textfeld für längere Eingaben wie Kommentare, Sonderwünsche oder Ernährungsanweisungen.

Auswahlfelder

Select – Dropdown-Liste zur Einzelauswahl aus vordefinierten Optionen. Ideal für Felder wie Anrede, T-Shirt-Größe oder Workshop-Auswahl.

Radio – Radio-Buttons, bei denen genau eine Option ausgewählt werden kann. Alle Optionen sind gleichzeitig sichtbar, was die Entscheidung bei wenigen Auswahlmöglichkeiten erleichtert.

Checkbox – Checkboxen zur Mehrfachauswahl. Teilnehmer können mehrere Optionen gleichzeitig aktivieren – zum Beispiel für Interessengebiete oder Zusatzleistungen.

Spezialfelder

Datum – Datumsfeld mit Kalender-Widget. Für Informationen wie Geburtstag, Anreise- oder Abreisedatum. Das Format wird automatisch validiert.

Titel – Kein Eingabefeld, sondern eine Überschrift zur visuellen Strukturierung des Formulars. Nutze Titelfelder, um zusammengehörige Felder in logische Abschnitte zu gruppieren – zum Beispiel „Persönliche Daten“, „Buchungsdetails“ oder „Sonderwünsche“.

Drag-and-Drop-Anordnung

Felder können per Drag-and-Drop neu angeordnet werden. Greife einfach ein Feld an seinem Griff und ziehe es an die neue Position. Die anderen Felder passen sich automatisch an. So kannst du die Formularstruktur in Sekundenschnelle ändern, ohne Felder löschen und neu erstellen zu müssen.

Wenn du ein Feld verschiebst, siehst du eine visuelle Markierung, die anzeigt, wo es eingefügt wird. Dieses sofortige Feedback macht die Bearbeitung intuitiv – du behältst auch bei Formularen mit vielen Feldern den Überblick.

Bedingte Logik

Bedingte Felder erscheinen nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Sie definieren Wenn-Dann-Regeln, basierend auf den Antworten in anderen Feldern. Das verkürzt das Formular für Teilnehmer, die bestimmte Optionen nicht ausgewählt haben, und erhöht die Abschlussrate.

Ein typisches Beispiel: Das Feld „Firmendaten“ wird nur angezeigt, wenn der Teilnehmer unter „Registrierungstyp“ „Business“ ausgewählt hat. Oder das Feld „Allergien“ erscheint nur, wenn „Catering erforderlich“ aktiviert ist. Mehrere Bedingungen können kombiniert werden, wodurch auch komplexe Verzweigungen umsetzbar sind.

Die Logik ist für Teilnehmer unsichtbar. Sie sehen nur die Felder, die für ihre Auswahl relevant sind. Das reduziert Verwirrung und führt zu saubereren Daten.

Automatische Validierung von Eingaben

Quick Event prüft alle Eingaben deiner Teilnehmer automatisch: Fehler werden sofort neben dem betreffenden Feld angezeigt – zum Beispiel, wenn ein Pflichtfeld leer gelassen wird, eine E-Mail-Adresse ungültig ist oder eine Zahl außerhalb des erlaubten Bereichs liegt. Teilnehmer sehen das Feedback bereits während der Eingabe, nicht erst nach dem Absenden. Als Veranstalter musst du nichts konfigurieren – die Validierungsregeln werden automatisch aus deiner Feldkonfiguration generiert.

Mobile Optimierung

Alle Formulare sind von Grund auf für mobile Geräte optimiert. Die Felder passen sich automatisch der Bildschirmbreite an, Eingabefelder sind groß genug für die Touchscreen-Bedienung, und die Validierungsmeldungen sind auch auf kleinen Displays gut lesbar.

Auswahlfelder auf Mobilgeräten nutzen das native Dropdown-Menü des Betriebssystems, was eine vertraute und schnelle Bedienung ermöglicht. Datumsfelder öffnen den nativen Kalender. Das Formular lädt schnell und funktioniert auch bei langsamer Mobilfunkverbindung zuverlässig.

Registrierungstypen

Nicht jedes Event ist gleich. Deshalb unterstützt Quick Event verschiedene Registrierungstypen, die je nach Art des Events kombiniert werden können.

Öffentliche Registrierung

Bei der öffentlichen Registrierung kann sich jeder Besucher der Event-Seite direkt anmelden. Die Landingpage ist SEO-optimiert, sodass potenzielle Teilnehmer das Event auch über Suchmaschinen finden können. Dieser Modus eignet sich für Konferenzen, Messen, öffentliche Vorträge und jedes Event, das maximale Reichweite anstrebt.

Private Registrierung (Invite-only)

Bei der privaten Registrierung können sich nur eingeladene Kontakte anmelden. Der Zugang wird über das integrierte Kontaktverwaltungssystem gesteuert: Du lädst Personen per E-Mail ein, und nur diese erhalten einen personalisierten Registrierungslink. Dieser Modus ist ideal für interne Firmen-Events, exklusive Gala-Abende oder geschlossene Workshops.

Passwortschutz

Für Events, die zwar öffentlich zugänglich sein sollen, aber nur einem bestimmten Personenkreis offenstehen, kannst du einen Passwortschutz aktivieren. Teilnehmer müssen dann ein Passwort eingeben, bevor sie das Registrierungsformular sehen. So kannst du den Link beispielsweise über einen Newsletter oder ein internes Portal teilen und gleichzeitig sicherstellen, dass sich nur berechtigte Personen anmelden können.

Der Registrierungsprozess

Der Registrierungsassistent unterteilt den Anmeldeprozess in klar getrennte Schritte. Teilnehmer sehen nur die Informationen, die gerade relevant sind – das reduziert die Abbruchquote und sorgt für eine intuitive Benutzerführung. Eine Fortschrittsanzeige zeigt jederzeit an, wie weit die Registrierung fortgeschritten ist.

Schritt 1: Personenzahl auswählen

Im ersten Schritt wählen Teilnehmer aus, wie viele Personen sie anmelden möchten. Als Veranstalter legst du im Studio die maximale Personenzahl pro Registrierung fest. Ist nur eine Person pro Registrierung erlaubt, wird dieser Schritt automatisch übersprungen, und der Teilnehmer gelangt direkt zur Dateneingabe. Verfügt das Event über eine Kapazitätsbegrenzung, werden die verbleibenden Plätze angezeigt.

Schritt 2: Teilnehmerdaten und Kontingent

Das Registrierungsformular wird für jede Person einzeln angezeigt. Die Felder werden über den oben beschriebenen Formulargenerator konfiguriert und können sowohl Standardfelder (Name, E-Mail, Firma) als auch beliebige benutzerdefinierte Felder umfassen. Bedingte Felder erscheinen nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Sind Kontingente konfiguriert, wählt jeder Teilnehmer in diesem Schritt seinen Ticket-Typ. Alle verfügbaren Kontingente werden mit Titel, Beschreibung und verbleibender Kapazität angezeigt – ausgebuchte Kontingente werden automatisch deaktiviert. Bei Gruppenbuchungen können sich mehrere Personen ein Kontingent teilen.

Alle Eingaben werden in Echtzeit validiert. Pflichtfelder, E-Mail-Formate und benutzerdefinierte Regeln werden sofort geprüft, sodass Fehler bereits während der Eingabe erkannt werden. Bei mehreren Benutzern führt der Assistent nacheinander durch jedes Formular, bevor es zur Zusammenfassung geht.

Schritt 3: Zusammenfassung und Abschluss

Vor dem Absenden sehen Teilnehmer eine vollständige Übersicht: die von allen Personen eingegebenen Daten und die ausgewählten Ticket-Kontingente. Nach Zustimmung zur Datenschutzerklärung wird die Buchung abgeschlossen. Quick Event leitet Teilnehmer dann automatisch auf die Erfolgsseite weiter, wo sie ihre Tickets als PDF herunterladen können. Gleichzeitig erhalten alle Teilnehmer eine Bestätigungs-E-Mail mit ihrem individuellen QR-Code.

Buchungsstatus

Jede Buchung durchläuft einen klar definierten Status-Workflow. Der aktuelle Status bestimmt, welche Aktionen verfügbar sind und welche automatisierten Prozesse ausgelöst werden.

Ausstehend

Sobald ein Teilnehmer das Registrierungsformular absendet, wird die Buchung mit dem Status „Ausstehend“ erstellt. Eine automatische Empfangsbestätigung informiert den Teilnehmer, dass seine Registrierung eingegangen ist. Je nach Konfiguration kann die Bestätigung manuell durch den Veranstalter oder automatisch erfolgen.

Bestätigt

Bestätigte Buchungen berechtigen den Teilnehmer zur Teilnahme und zum Check-in. Bei Bestätigung wird automatisch eine E-Mail mit Event-Details, einem QR-Code und gegebenenfalls dem PDF-Ticket oder Apple Wallet Pass versendet. Der Teilnehmer erscheint dann in der Teilnehmerliste.

Storniert

Stornierte Buchungen geben den reservierten Platz automatisch frei, wodurch die zugeteilte Kapazität wieder verfügbar wird. Der Teilnehmer erhält eine Stornierungsbenachrichtigung. Stornierungen können vom Veranstalter oder – falls konfiguriert – vom Teilnehmer selbst initiiert werden.

Automatische Bestätigungen

Quick Event versendet bei jeder Statusänderung automatisch die passende E-Mail. Die E-Mail-Vorlagen können im Studio unter „E-Mails“ konfiguriert werden und unterstützen Platzhalter für Teilnehmerdaten, Buchungsinformationen und Event-Details.

Die Standardkonfiguration umfasst eine Bestellbestätigung bei neuen Registrierungen, eine Buchungsbestätigung mit QR-Code bei Statusänderung auf „Bestätigt“ und eine Stornierungsbenachrichtigung. Zusätzlich kannst du eigene E-Mail-Vorlagen für Erinnerungen und Follow-ups über E-Mail-Kampagnen erstellen.

Registrierung ohne Kontingent

Für einfache Events ohne Ticketkategorien kannst du die Kontingentauswahl komplett deaktivieren. Teilnehmer gelangen dann direkt zur Dateneingabe. Diese Option eignet sich für Events, bei denen es nur eine Art der Teilnahme gibt und keine Differenzierung nach Ticket-Typ erforderlich ist.

Anwendungsbeispiele

Je nach Event-Typ benötigst du unterschiedliche Felder. Hier sind einige typische Konfigurationen.

Firmen-Events

Bei Firmen-Events werden neben Standarddaten oft Informationen wie Firmenname, Position, Abteilung, Kostenstelle und Ernährungspräferenzen abgefragt. Mittels bedingter Logik kannst du sicherstellen, dass das Feld „Kostenstelle“ nur angezeigt wird, wenn der Teilnehmer eine bestimmte Firma ausgewählt hat.

Schulungen und Seminare

Für Bildungsveranstaltungen sind Felder wie Vorkenntnisse, Lernziele, Zertifikatsanforderungen und ob Teilnehmer eigene Laptops mitbringen, relevant. Radio-Buttons eignen sich zur Abfrage des Kenntnisstands, während Checkboxen die Auswahl mehrerer Interessengebiete ermöglichen.

Networking-Events

Community-Events profitieren von Feldern wie LinkedIn-Profil, Interessen, „Ich suche“ und „Ich biete“. Diese Informationen helfen Teilnehmern, passende Gesprächspartner zu finden, und geben dir als Veranstalter wertvolle Einblicke in die Zusammensetzung deiner Community.

Messen und Kongresse

Bei großen Events mit komplexen Buchungssystemen kommen Felder wie Standnummer, Produktinteresse, Budget und die Buchung von Meeting-Slots zum Einsatz. Bedingte Logik ist hier besonders hilfreich: Aussteller sehen andere Felder als Besucher, und VIP-Gäste erhalten zusätzliche Optionen.

Integration und Export

Alle gesammelten Formulardaten sind über verschiedene Methoden verfügbar. Der CSV-Export ermöglicht es dir, jede Anmeldung in einem Excel-kompatiblen Format direkt aus dem Studio herunterzuladen. Ein öffentlicher Endpunkt zur Event-Erstellung existiert bereits unter POST /api/public/create-event; eine vollständige Lese-REST-API für den programmatischen Zugriff auf Formulardaten und die Integration mit externen Systemen ist auf der Roadmap.

Webhooks sind ebenfalls geplant und werden externe Systeme in Echtzeit über jede neue Anmeldung benachrichtigen.

Sie werden es dir ermöglichen, automatisch Leads in deinem CRM zu erstellen, Teilnehmer zu E-Mail-Marketinglisten hinzuzufügen oder interne Workflows auszulösen – alles ohne manuellen Aufwand.

Die Formulardaten fließen auch direkt in das Teilnehmermanagementsystem von Quick Event. Dort sind alle benutzerdefinierten Felder durchsuchbar und filterbar, genau wie die Standardfelder. Ein separater Export- und Importprozess ist nicht erforderlich.