Wie funktioniert das Teilnehmermanagement in Quick Event?

Quick Event bietet **vollständiges Teilnehmermanagement mit unbegrenzter Kapazität** : • **Unbegrenzte Teilnehmer:** Keine Limits bei der Anzahl bestätigter Teilnehmer • **Google-ähnliche Sofortsuche:** Finde jeden Teilnehmer in unter 1 Sekunde • **Direkte In-App-Filterung:** Keine Excel-Exporte für erweiterte Filterung nötig • **Echtzeit-Updates:** Automatische Synchronisierung aller Teilnehmerdaten • **360°-Teilnehmerprofile:** Komplette Event- und Kommunikationshistorie Die Verwaltung unterscheidet zwischen **Kontakten** (potenziellen Teilnehmern) und **Teilnehmern** (bestätigten Buchungen).

Was ist der Unterschied zwischen Kontakten und Teilnehmern?

**Kontakte vs. Teilnehmer – zwei verschiedene Bereiche:** **Kontakte (Kontaktmanagement):** • Potenzielle Teilnehmer für E-Mail-Kampagnen • 7-stufiger Status-Workflow (Erstellt → Eingeladen → Registriert) • Masseneinladungen und Segmentierung • Import/Export für Kontaktlisten **Teilnehmer (Teilnehmermanagement):** • Bestätigte Registrierungen und Buchungen • Check-in-Status und QR-Code-Verwaltung • Komplette Buchungsdetails und Zahlungsstatus • Namensschilder und PDF-Generierung **Der Workflow:** Kontakte werden durch erfolgreiche Registrierung zu Teilnehmern.

Wie funktioniert die Teilnehmersuche und -filterung?

**Google-ähnliche Sofortsuche ohne Excel-Export:** **Intelligente Volltextsuche:** • Durchsucht automatisch alle Teilnehmerfelder • Ergebnisse in unter 1 Sekunde • Intelligente Konzepterkennung **Erweiterte Filterung:** • Unbegrenzt kombinierbare Filter • Alle benutzerdefinierten Felder filterbar • Gespeicherte Filtersets • Export nur gefilterter Ergebnisse **Keine Excel-Abhängigkeit:** • Alle Funktionen direkt in der App • Sofortige Filterung und Sortierung • Mobil-optimierte Suche

Welche Teilnehmerdaten werden erfasst und verwaltet?

**Umfassende Datenerfassung in 4 Kategorien:** **1. Stammdaten:** • Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon • Firma, Position, Anrede, Titel **2. Buchungsdaten:** • Ticket-Typ, Buchungsnummer, Buchungsdatum • Preis, Zahlungsstatus, Zahlungsmethode, Rechnungsnummer **3. Eventdaten:** • Eventname, Eventdatum, Check-in-Zeit • Tischzuweisung, Workshop-Auswahl, Ernährungspräferenzen **4. Benutzerdefinierte Felder:** • Alle benutzerdefinierten Felder • Dropdown-Werte, Checkbox-Optionen • Bedingte und spezielle Felder **Alle Felder sind durchsuchbar und filterbar!**

Wie funktioniert das Check-in-Management?

**Professionelles Check-in-System mit 2-Sekunden-Garantie:** **QR-Code-Check-in:** • Jeder Teilnehmer erhält einen individuellen QR-Code • Check-in in unter 2 Sekunden via mobiler App • Offline-Sync für Events ohne Internetzugang **Check-in-Funktionen:** • Mobile Check-in-App für iOS/Android • Mehrere Check-in-Stationen gleichzeitig • Echtzeit-Statistiken und Monitoring • Check-in-Status in Teilnehmerliste **Reporting:** • Live-Dashboard mit Check-in-Zahlen • Export von Check-in-Listen • Anwesenheitsberichte und Statistiken

Welche Export- und Reporting-Funktionen gibt es?

**Flexible Export- und Reporting-Optionen:** **CSV/Excel-Export:** • Alle Teilnehmerdaten oder nur gefilterte Listen • Anpassbare Spaltenauswahl • Buchungsdaten und benutzerdefinierte Felder inklusive **Analytics & Reporting:** • Echtzeit-Dashboard mit KPIs • Registrierungstrends und Conversion Rates • Check-in-Statistiken und Anwesenheitsanalyse **Integration:** • API-Zugang für externe Systeme • Webhook-Integration für automatische Updates

Teilnehmermanagement

Das Teilnehmermanagement ist das Herzstück jedes Events. Quick Event bündelt alle bestätigten Buchungen, Buchungsdaten und Check-in-Status an einem Ort – mit Volltextsuche, erweiterten Filtern und Echtzeit-Synchronisation. Kein Excel-Export nötig, keine Datenbrüche.

Übersicht

Quick Event unterscheidet zwischen zwei Kernbereichen: Kontakten und Teilnehmern. Kontakte sind potenzielle Gäste, die du zu deinem Event einladen möchtest – sie durchlaufen einen mehrstufigen Status-Workflow von „Erstellt“ über „Eingeladen“ bis „Registriert“. Teilnehmer hingegen sind Personen, die den Registrierungsprozess erfolgreich abgeschlossen haben und eine bestätigte Buchung besitzen.

Sobald sich jemand über das Registrierungsformular anmeldet, wird automatisch ein Teilnehmerprofil erstellt. Dieses Profil enthält alle ausgefüllten Formularfelder, Buchungsinformationen (ausgewähltes Kontingent, Zahlungsstatus) und den Check-in-Status. War die Person zuvor als Kontakt gespeichert, wird ihr Kontaktstatus auf „Registriert“ aktualisiert.

Anstatt Teilnehmerdaten nach Excel zu exportieren und dort mühsam zu filtern, bietet Quick Event alle Such- und Filterfunktionen direkt in der App. Das spart Zeit und verhindert veraltete Daten.

Volltextsuche

Die Suchleiste durchsucht automatisch alle Teilnehmerfelder – Name, E-Mail, Firma, Buchungsnummer und alle benutzerdefinierten Felder. Ergebnisse erscheinen in unter einer Sekunde, selbst bei Tausenden von Teilnehmern. Du musst nicht wissen, in welchem Feld ein Begriff steht: Gib einfach den Suchbegriff ein, und Quick Event findet die passenden Einträge.

Erweiterte Filter

Zusätzlich zur Freitextsuche kannst du beliebig viele Filter kombinieren. Filtere nach Check-in-Status, Kontingent, Zahlungsstatus, Registrierungsdatum oder jedem benutzerdefinierten Feld. Filter lassen sich uneingeschränkt kombinieren und ermöglichen so komplexe Abfragen – zum Beispiel „alle Teilnehmer von Firma X, die das VIP-Kontingent gebucht und noch nicht eingecheckt sind“.

Gespeicherte Filtersets

Häufig genutzte Filterkombinationen können als Filterset gespeichert und mit einem Klick wieder angewendet werden. Das ist besonders nützlich für wiederkehrende Aufgaben wie „Alle VIP-Gäste, die noch nicht eingecheckt sind“ oder „Teilnehmer ohne Zahlung“. Gespeicherte Filter stehen allen Teammitgliedern zur Verfügung.

Teilnehmerdaten und Profile

Jeder Teilnehmer besitzt ein vollständiges Profil, das alle relevanten Informationen zusammenstellt. Die Daten sind in drei Abschnitte unterteilt.

Stammdaten

Die Stammdaten umfassen die Kernfelder, die bei der Registrierung erfasst werden: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und optional Firma, Position, Anrede und Titel. Diese Felder sind standardmäßig enthalten und bilden die Basis für Kommunikation, Namensschilderdruck und PDF-Generierung.

Buchungsdaten

Jede Registrierung beinhaltet Buchungsinformationen: das ausgewählte Kontingent (Ticket-Typ), den Zahlungsstatus und ggf. die Rechnungsnummer. Bei Gruppenbuchungen werden alle zur Buchung gehörenden Personen angezeigt. Der Zahlungsstatus wird bei Stripe-Zahlungen automatisch aktualisiert.

Benutzerdefinierte Felder

Alle Felder, die du im Formular-Builder definiert hast, erscheinen ebenfalls im Teilnehmerprofil. Dazu gehören Textfelder, Dropdowns, Checkboxen, Datums- und Zahlenfelder sowie bedingte Felder, die nur bei bestimmten Antworten sichtbar waren. Alle benutzerdefinierten Felder sind durchsuchbar und filterbar – sie werden wie Standardfelder behandelt.

Check-in-Management

Das Check-in-System von Quick Event ist QR-Code-basiert. Jeder Teilnehmer erhält bei der Registrierung einen individuellen QR-Code – entweder per E-Mail, als PDF-Ticket oder als Apple Wallet Pass. Am Eventtag scannst du den Code direkt im Browser über die mobile Check-in-Ansicht, ohne eine zusätzliche App installieren zu müssen.

Der Check-in dauert typischerweise weniger als zwei Sekunden. Nach dem Scan siehst du sofort den Namen, das gebuchte Kontingent und ob der Teilnehmer bereits eingecheckt ist. Mehrere Check-in-Stationen können gleichzeitig betrieben werden, und die Daten synchronisieren sich in Echtzeit.

Über das Dashboard verfolgst du den Check-in-Fortschritt live: Wie viele Teilnehmer sind bereits vor Ort, wie viele fehlen noch? Anwesenheitsberichte können nach dem Event exportiert werden.

Export und Reporting

Obwohl Quick Event die meisten Analysen direkt in der App ermöglicht, kannst du Teilnehmerdaten jederzeit als CSV-Datei exportieren. Der Export berücksichtigt aktive Filter – das heißt, du exportierst nur die Teilnehmer, die deiner aktuellen Filterung entsprechen. Die Spaltenauswahl lässt sich anpassen, sodass nur relevante Felder in der Exportdatei erscheinen.

Das integrierte Reporting-Dashboard zeigt Registrierungstrends, Check-in-Statistiken und Conversion Rates an. Für weiterführende Integrationen steht eine REST API zur Verfügung, über die Teilnehmerdaten programmatisch abgerufen und aktualisiert werden können.