Formularios y registro
El generador de formularios es la herramienta clave para crear formularios de registro para tus eventos. En lugar de formularios rígidos y estándar, puedes arrastrar y soltar para crear cualquier número de campos personalizados, definir reglas condicionales para la visibilidad condicional y validar todo automáticamente, sin escribir una sola línea de código. Este artículo cubre todo el proceso, desde el diseño del formulario y el registro hasta la confirmación automática.
Descripción general
El editor visual del estudio te permite añadir, mover y configurar campos. Siempre verás una vista previa en tiempo real del formulario tal como lo verán tus participantes. Todas las entradas se validan de forma automática y fiable durante el registro, tanto en el navegador como en el servidor, lo que garantiza que no se guarden datos erróneos o incompletos.
No hay límite de campos. Ya sea que necesite tres campos estándar o treinta campos personalizados con lógica anidada, el generador admite ambos. Todos los datos del formulario se integran directamente en el sistema de gestión de participantes , donde pueden buscarse, filtrarse y exportarse.
Tipos de campo
El generador de formularios ofrece nueve tipos de campos diferentes, cada uno adecuado para diferentes escenarios de entrada. Cada tipo de campo incluye sus propias reglas de validación y opciones de visualización.
Entrada de texto
Texto : Campo de texto de una sola línea para información breve, como nombre, empresa o puesto. Puede establecer longitudes mínimas y máximas, así como definir texto de marcador de posición.
Correo electrónico : Campo de texto con validación automática de correo electrónico. El formato se verifica tanto en el navegador como en el servidor. Las direcciones no válidas se marcan inmediatamente con un mensaje de error.
Número : Campo de entrada numérico con valores mínimos y máximos opcionales. Ideal para información como edad, número de personas o presupuestos.
Área de texto : campo de texto de varias líneas para entradas más largas, como comentarios, solicitudes especiales o instrucciones dietéticas.
Campos de selección
Seleccionar : Lista desplegable para seleccionar opciones predefinidas. Ideal para campos como saludo, talla de camiseta o selección de taller.
Radio : Botones de opción que permiten seleccionar solo una opción. Todas las opciones son visibles simultáneamente, lo que facilita la decisión cuando hay pocas opciones.
Casilla de verificación : Casillas de verificación para selección múltiple. Los participantes pueden activar varias opciones simultáneamente, por ejemplo, para áreas de interés o servicios adicionales.
Campos especiales
Fecha — Campo de fecha con widget de calendario. Para información como cumpleaños, fecha de llegada o de salida. El formato se valida automáticamente.
Título : No es un campo de entrada, sino un encabezado para la estructuración visual del formulario. Utilice los campos de título para agrupar campos relacionados en secciones lógicas, por ejemplo, "Datos personales", "Detalles de la reserva" o "Solicitudes especiales".
Disposición de arrastrar y soltar
Los campos se pueden reorganizar con la función de arrastrar y soltar. Simplemente tome un campo por su controlador y arrástrelo a la nueva posición. Los demás campos se ajustarán automáticamente. Esto le permite cambiar la estructura del formulario en segundos sin tener que eliminar y volver a crear campos.
Al mover un campo, verá un marcador visual que indica dónde se insertará. Esta información inmediata facilita la edición intuitiva: mantendrá una visión general incluso con formularios con muchos campos.
lógica condicional
Los campos condicionales solo aparecen si se cumplen ciertos requisitos. Definen reglas condicionales basadas en las respuestas de otros campos. Esto acorta el formulario para los participantes que no han seleccionado ciertas opciones y aumenta la tasa de finalización.
Un ejemplo típico: El campo "Datos de la empresa" solo se muestra si el participante ha seleccionado "Negocio" en "Tipo de registro". O bien, el campo "Alergias" solo aparece si está activado "Catering requerido". Se pueden combinar varias condiciones, lo que permite implementar ramificaciones incluso complejas.
La lógica es invisible para los participantes. Solo ven los campos relevantes para su selección. Esto reduce la confusión y genera datos más limpios.
Validación automática de entradas
Quick Event revisa automáticamente todas las entradas de los participantes: los errores se muestran junto al campo correspondiente; por ejemplo, si un campo obligatorio se deja en blanco, una dirección de correo electrónico no es válida o un número está fuera del rango permitido. Los participantes ven la información al introducirla, no solo después de enviarla. Como organizador, no necesita configurar nada: las reglas de validación se generan automáticamente a partir de la configuración de sus campos.
Optimización móvil
Todos los formularios están optimizados desde cero para dispositivos móviles. Los campos se ajustan automáticamente al ancho de la pantalla, son lo suficientemente grandes como para usar en pantallas táctiles y los mensajes de validación son fáciles de leer incluso en pantallas pequeñas.
Los campos de selección en dispositivos móviles utilizan el menú desplegable nativo del sistema operativo, lo que permite un manejo sencillo y rápido. Los campos de fecha abren el calendario nativo. El formulario se carga rápidamente y funciona de forma fiable incluso con una conexión móvil lenta.
Tipos de registro
No todos los eventos son iguales. Por eso, Quick Event admite diferentes tipos de registro, que pueden combinarse según el tipo de evento.
Registro público
Con el registro público, cualquier visitante de la página del evento puede registrarse directamente. La página de destino está optimizada para SEO, por lo que los participantes potenciales también pueden encontrar el evento a través de buscadores. Este modo es ideal para conferencias, ferias comerciales, charlas públicas y cualquier evento que busque el máximo alcance.
Registro privado (sólo por invitación)
Con el registro privado, solo los contactos invitados pueden registrarse. El acceso se controla mediante el sistema de gestión de contactos integrado: invitas a las personas por correo electrónico y solo ellas reciben un enlace de registro personalizado. Este modo es ideal para eventos internos de la empresa, veladas de gala exclusivas o talleres privados.
protección con contraseña
Para eventos de acceso público, pero abiertos solo a un grupo específico de personas, puede activar la protección con contraseña. Los participantes deberán introducir una contraseña antes de ver el formulario de registro. Esto le permite compartir el enlace, por ejemplo, a través de un boletín informativo o un portal interno, a la vez que garantiza que solo las personas autorizadas puedan registrarse.
El proceso de registro
El asistente de registro divide el proceso en pasos claramente diferenciados. Los participantes solo ven la información relevante en ese momento, lo que reduce la tasa de abandono y garantiza una guía intuitiva. Un indicador de progreso muestra el progreso del registro en cada momento.
Paso 1: Seleccione el número de personas
En el primer paso, los participantes seleccionan cuántas personas quieren inscribir. Como organizador, estableces el número máximo de personas por registro en el estudio. Si solo se permite una persona por registro, este paso se omite automáticamente y el participante accede directamente a la página de entrada de datos. Si el evento tiene límite de aforo, se mostrarán las plazas disponibles.
Paso 2: Datos del participante y cupo
El formulario de registro se muestra individualmente para cada persona. Los campos se configuran mediante el generador de formularios descrito anteriormente y pueden incluir campos estándar (nombre, correo electrónico, empresa), así como campos personalizados. Los campos condicionales solo aparecen si se cumplen ciertos requisitos.
Si se configuran cupos , cada participante selecciona su tipo de ticket en este paso. Todos los cupos disponibles se muestran con su título, descripción y capacidad restante; los cupos completos se desactivan automáticamente. Para reservas de grupo, varias personas pueden compartir un cupo.
Todas las entradas se validan en tiempo real. Los campos obligatorios, los formatos de correo electrónico y las reglas definidas por el usuario se revisan inmediatamente, por lo que los errores se detectan al ingresarlos. Para varios usuarios, el asistente los guía por cada formulario secuencialmente antes de continuar con el resumen.
Paso 3: Resumen y conclusión
Antes de enviar, los participantes ven un resumen completo: los datos ingresados por cada persona y el cupo de entradas seleccionado. Tras aceptar la política de privacidad , la reserva se completa. Quick Event redirige automáticamente a los participantes a la página de confirmación, donde pueden descargar sus entradas en PDF. Simultáneamente, todos los participantes reciben un correo electrónico de confirmación con su código QR individual.
Estado de la reserva
Cada reserva pasa por un flujo de trabajo con un estado claramente definido. El estado actual determina qué acciones están disponibles y qué procesos automatizados se activan.
Pendiente
Una vez que un participante envía el formulario de registro, la reserva se crea con el estado "Pendiente". Una confirmación automática de recepción informa al participante de que su registro ha sido recibido. Según la configuración, la confirmación puede ser manual por el organizador o automática.
Confirmado
Las reservas confirmadas dan derecho al participante a asistir y registrarse. Tras la confirmación, se enviará automáticamente un correo electrónico con los detalles del evento, un código QR y, si corresponde, la entrada en PDF o el pase de Apple Wallet . El participante aparecerá en la lista de participantes .
Cancelado
Las reservas canceladas liberan automáticamente el espacio reservado, devolviendo así la capacidad asignada. El participante recibe una notificación de cancelación. Las cancelaciones pueden ser iniciadas por el organizador o, si se configura, por el propio participante.
Confirmaciones automáticas
Quick Event envía automáticamente el correo electrónico correspondiente cada vez que cambia el estado. Las plantillas de correo electrónico se pueden configurar en Studio, en la sección "Correos electrónicos", y admiten marcadores de posición para datos de participantes, información de reservas y detalles del evento.
La configuración estándar incluye una confirmación de pedido para nuevos registros, una confirmación de reserva con un código QR cuando el estado cambia a "Confirmado" y una notificación de cancelación. Además, puede crear sus propias plantillas de correo electrónico para recordatorios y seguimiento mediante campañas de correo electrónico .
Inscripción sin cupo
Para eventos sencillos sin categorías de entradas, puede desactivar por completo la selección de cupo . Los participantes procederán directamente a la entrada de datos. Esta opción es ideal para eventos con un solo tipo de participación y sin necesidad de diferenciar por tipo de entrada.
Ejemplos de aplicación
Dependiendo del tipo de evento, necesitarás diferentes campos. Aquí tienes algunas configuraciones típicas.
Eventos corporativos
Para los eventos de empresa, además de los datos estándar, se suele recopilar información como el nombre de la empresa, el puesto, el departamento, el centro de coste y los requisitos dietéticos. Mediante la lógica condicional, se puede garantizar que el campo "Centro de coste" solo se muestre si el participante ha seleccionado una empresa específica.
Cursos de formación y seminarios
En eventos educativos, son relevantes aspectos como los conocimientos previos, los objetivos de aprendizaje, los requisitos de certificación y si los participantes traerán sus propias computadoras portátiles. Los botones de opción son adecuados para evaluar el nivel de conocimientos, mientras que las casillas de verificación permiten seleccionar múltiples áreas de interés.
Eventos de networking
Los eventos comunitarios se benefician de campos como el perfil de LinkedIn, los intereses, "Busco" y "Ofrezco". Esta información ayuda a los participantes a encontrar interlocutores adecuados y te proporciona, como organizador, información valiosa sobre la composición de tu comunidad.
Ferias y congresos
Para eventos grandes con sistemas de reserva complejos, se utilizan campos como el número de stand, el interés en el producto, el presupuesto y la reserva de espacio para reuniones. La lógica condicional es especialmente útil en este caso: los expositores ven campos diferentes a los de los visitantes, y los invitados VIP reciben opciones adicionales.
Integración y Exportación
Todos los datos de formulario recopilados están disponibles a través de varios métodos. La exportación CSV te permite descargar cada registro en un formato compatible con Excel directamente desde el studio. Ya existe un endpoint público de creación de eventos en POST /api/public/create-event; una API REST de lectura completa para el acceso programático a los datos del formulario y la integración con sistemas externos está en la hoja de ruta.
También se planean los webhooks y notificarán a los sistemas externos en tiempo real de cada nuevo registro. Te permitirán crear automáticamente leads en tu CRM, añadir participantes a listas de email marketing o activar flujos de trabajo internos, todo sin esfuerzo manual.
Los datos del formulario también fluyen directamente al sistema de gestión de participantes de Quick Event. Allí, todos los campos personalizados son buscables y filtrables, al igual que los campos estándar. No se requiere un proceso de exportación e importación separado.