Gestión de participantes
La gestión de participantes es fundamental en cada evento. Quick Event reúne todas las inscripciones confirmadas, los datos de reserva y el estado del check-in en un solo lugar, con búsqueda de texto completo, filtros avanzados y sincronización en tiempo real. Sin necesidad de exportar a Excel ni interrupciones en los datos.
Descripción general
Quick Event distingue dos áreas clave: Contactos y Asistentes . Los contactos son invitados potenciales que desea invitar a su evento; pasan por un proceso de varias etapas: desde "Creado" hasta "Invitado" y "Registrado". Los asistentes, por otro lado, son personas que completaron el proceso de registro y tienen una reserva confirmada.
Al registrarse mediante el formulario de registro , se crea automáticamente un perfil de participante. Este perfil contiene todos los campos del formulario completados, información de la reserva ( cupo seleccionado, estado del pago) y el estado del check-in. Si la persona ya estaba registrada como contacto, su estado se actualiza a "Registrado".
Búsqueda y filtrado
En lugar de exportar los datos de los participantes a Excel y filtrarlos allí, Quick Event ofrece todas las funciones de búsqueda y filtrado directamente en la aplicación. Esto ahorra tiempo y evita que los datos se desactualicen.
Búsqueda de texto completo
La barra de búsqueda busca automáticamente en todos los campos de los participantes: nombre, correo electrónico, empresa, número de reserva y cualquier campo personalizado. Los resultados aparecen en menos de un segundo, incluso con miles de participantes. No necesita saber en qué campo se encuentra un término: simplemente introduzca el término de búsqueda y Quick Event encontrará las entradas que coincidan.
Filtros avanzados
Además de la búsqueda de texto libre, puede combinar cualquier número de filtros. Filtre por estado de registro, cupo, estado de pago, fecha de registro o cualquier campo personalizado. Los filtros se pueden combinar sin restricciones, lo que permite realizar consultas complejas; por ejemplo, "todos los participantes de la empresa X que reservaron el cupo VIP y aún no se han registrado".
Conjuntos de filtros guardados
Las combinaciones de filtros de uso frecuente se pueden guardar como un conjunto de filtros y reaplicar con un solo clic. Esto es especialmente útil para tareas recurrentes como "Todos los invitados VIP que no se han registrado" o "Participantes sin pago". Los filtros guardados están disponibles para todos los miembros del equipo.
Datos y perfiles de los participantes
Cada participante cuenta con un perfil completo que recopila toda la información relevante. Los datos se dividen en tres secciones.
Datos maestros
Los datos maestros incluyen los campos principales recopilados durante el registro: nombre, apellidos, correo electrónico, número de teléfono y, opcionalmente, empresa, cargo, tratamiento y título. Estos campos se incluyen por defecto y constituyen la base para la comunicación, la impresión de credenciales y la generación de PDF.
Datos de reserva
Cada registro incluye información de la reserva: el cupo seleccionado (tipo de ticket), el estado del pago y, si corresponde, el número de factura. Las reservas de grupo muestran a todas las personas asociadas a la reserva. El estado del pago se actualiza automáticamente para los pagos con Stripe.
Campos personalizados
Todos los campos definidos en el generador de formularios también aparecen en el perfil del participante. Esto incluye campos de texto, menús desplegables, casillas de verificación, campos de fecha y número, así como campos condicionales que solo eran visibles para ciertas respuestas. Todos los campos personalizados permiten búsquedas y filtros; se tratan igual que los campos estándar.
Gestión del check-in
El sistema de registro de Quick Event se basa en códigos QR. Cada participante recibe un código QR individual al registrarse, ya sea por correo electrónico, como entrada en PDF o como pase de Apple Wallet . El día del evento, escanea el código directamente en tu navegador usando la vista de registro móvil, sin necesidad de instalar ninguna aplicación adicional.
El registro suele tardar menos de dos segundos. Tras escanear, verá inmediatamente el nombre, el cupo reservado y si el participante ya se ha registrado. Pueden operar varias estaciones de registro simultáneamente y los datos se sincronizan en tiempo real.
El panel te permite seguir el progreso del registro en vivo: ¿Cuántos participantes ya están presentes y cuántos faltan? Los informes de asistencia se pueden exportar después del evento.
Exportación e informes
Aunque Quick Event permite la mayoría de los análisis directamente en la aplicación, puedes exportar los datos de los participantes como archivo CSV en cualquier momento. La exportación tiene en cuenta los filtros activos, lo que significa que solo se exportan los participantes que coinciden con el filtro actual. La selección de columnas se puede personalizar para que solo aparezcan los campos relevantes en el archivo de exportación.
El panel de informes integrado muestra las tendencias de registro, las estadísticas de check-in y las tasas de conversión. Dispone de una API REST para una mayor integración, lo que permite recuperar y actualizar los datos de los participantes mediante programación.