Contacten & E-mail

Quick Event combineert contactbeheer en e-mailcampagnes in één systeem. In plaats van contactlijsten in één tool te onderhouden en uitnodigingen in een andere te versturen, werken beide gebieden naadloos samen — van CSV-import en segmentatie tot het versturen naar tienduizenden ontvangers. Elk contact doorloopt een transparante statusworkflow, en elke campagne profiteert van precieze Nederlandse personalisatie.

Overzicht

De contactmodule in Quick Event is geen geïsoleerd adresboek. Het is een zelfstandig CRM voor je evenementen, direct gekoppeld aan e-mailmarketing. Je importeert je gastenlijst, segmenteert op basis van willekeurige criteria, creëert een campagne en verstuurt e-mails — alles binnen dezelfde interface.

De basisworkflow ziet er als volgt uit: Contacten importeren (CSV of handmatig), segmenteren (op status, bedrijf, tags of willekeurige velden), een campagne creëren (een sjabloon kiezen, personaliseren, preview bekijken) en verzenden . De status van elk contact wordt automatisch bijgewerkt — van "Aangemaakt" via "Afgeleverd" en "Geklikt" naar "Geregistreerd" zodra het contact zich registreert via het aanmeldformulier .

Contacten importeren

De snelste manier om contacten in Quick Event te krijgen is via CSV-import. Sleep je bestand naar het uploadgebied of selecteer het — Quick Event detecteert automatisch de kolommen en stelt een toewijzing voor aan de standaardvelden (Voornaam, Achternaam, E-mail, Bedrijf, Functie, Aanhef, Titel). Je kunt de toewijzing aanpassen vóór het importeren en extra kolommen toevoegen als aangepaste velden.

De import zelf is snel: 1.000 contacten in 10–15 seconden . Tijdens de import controleert Quick Event op duplicaten. Deze detectie maakt gebruik van fuzzy matching op het e-mailadres, zodat duidelijke typefouten en variaties worden geïdentificeerd. Als een match wordt gevonden, wordt het bestaande contact bijgewerkt in plaats van tweemaal te worden aangemaakt. Je ziet de resultaten direct na de import: hoeveel contacten zijn aangemaakt, hoeveel zijn bijgewerkt en hoeveel zijn overgeslagen.

Naast bulkimport kun je ook individuele contacten toevoegen — bijvoorbeeld als je snel iemand aan de gastenlijst wilt toevoegen tijdens een telefoongesprek. Alle contacten verschijnen direct in de contactlijst en zijn beschikbaar voor campagnes.

Statusworkflow

Elk contact in Quick Event doorloopt een zevenfasen statusworkflow die het hele uitnodigingsproces in kaart brengt. De status wordt automatisch bijgewerkt met relevante gebeurtenissen — je hoeft niets handmatig te onderhouden.

De zeven fasen in detail:

Aangemaakt — Het contact is aangemaakt (via import of handmatig) maar is nog niet gecontacteerd. In behandeling — Een e-mail is in de wachtrij geplaatst en wordt verzonden. Afgeleverd — De e-mail is succesvol afgeleverd. Geklikt — De ontvanger heeft op een link in de e-mail geklikt. Gestart — De ontvanger heeft het registratieformulier geopend, maar heeft het nog niet voltooid. Geregistreerd — De ontvanger heeft zich succesvol geregistreerd en staat nu vermeld als deelnemer . Geweigerd — Het contact is handmatig gemarkeerd als "geweigerd" of heeft zich expliciet afgemeld.

Deze tracking maakt gerichte follow-up campagnes mogelijk. Je kunt bijvoorbeeld een herinnering sturen naar alleen contacten met de status "Afgeleverd" of "Geklikt" — dat wil zeggen, mensen die de uitnodiging hebben ontvangen maar nog niet hebben gereageerd. Dit voorkomt onnodige dubbele contacten en vergroot de kans op registratie.

Segmentatie

Segmentatie in Quick Event werkt via combineerbare filters — hetzelfde principe als in deelnemersbeheer . Je kunt contacten filteren op status, bedrijf, functie, aanhef, geïmporteerde aangepaste velden of andere vastgelegde gegevens. Filters kunnen vrij worden gecombineerd, waardoor je zelfs smalle doelgroepen kunt definiëren: "Alle contacten met de status 'Afgeleverd', 'Bedrijf' bevat 'Consulting', 'Functie' bevat 'Manager'."

Sla veelgebruikte segmenten op als een filterset en pas ze met één klik opnieuw toe. Opgeslagen filters zijn beschikbaar voor alle teamleden en worden dynamisch bijgewerkt — nieuwe contacten die aan de criteria voldoen, verschijnen automatisch in het segment.

Je kunt bulkoperaties uitvoeren op gefilterde contactlijsten: hun status wijzigen, ze toewijzen aan een campagne, ze exporteren als een CSV-bestand, of ze verwijderen. Dit bespaart aanzienlijk veel tijd bij het omgaan met grote gastenlijsten die honderden of duizenden contacten bevatten.

Campagnes creëren

Een e-mailcampagne in Quick Event begint met het selecteren of creëren van een sjabloon. De e-maileditor biedt gestructureerde secties voor de onderwerpregel, aanhef, hoofdtekst, call to action en voettekst. Je werkt direct binnen het sjabloon en ziet meteen hoe de e-mail eruit zal zien.

Personalisatie gaat verder dan eenvoudige placeholders. Quick Event genereert automatisch correcte Nederlandse aanheffen — "Geachte mevrouw Dr. Jansen" of "Beste heer Professor Schmidt" — gebaseerd op het geslacht, de titel en de achternaam van het contact. Dit werkt ook voor Belgische en Nederlandse conventies. Naast de aanhef zijn placeholders beschikbaar voor voornaam, achternaam, bedrijf, functie en alle evenement-specifieke gegevens (datum, locatie, contingentnaam).

Voor teams die snel professionele e-mails nodig hebben, biedt Quick Event AI-gegenereerde inhoud . Beschrijf het doel van de e-mail in een paar woorden — "Herinnering voor het gala van volgende week, formeel" — en de AI creëert een compleet concept dat je kunt aanpassen.

Voordat je verzendt, bekijk je de e-mail in de preview-weergave en stuur je optioneel een test-e-mail naar jezelf. Hierdoor kun je personalisatie, lay-out en links op verschillende apparaten testen voordat de campagne naar alle ontvangers wordt verzonden.

Verzending

E-maillevering in Quick Event is gebaseerd op de SendGrid-infrastructuur , die ook wordt gebruikt door bedrijven zoals Uber, Spotify en Airbnb. Alle abonnementen omvatten onbeperkte e-maillevering zonder extra kosten per e-mail.

De status van elk contact wordt automatisch bijgewerkt tijdens het verzendproces.

AVG & Afmelden

Elke e-mail bevat automatisch een afmeldlink die het contact onmiddellijk uitsluit van toekomstige campagnes. Alle gegevens worden verwerkt in Europese datacenters.