Hoe werkt het deelnemersbeheer in Quick Event?

Quick Event biedt compleet deelnemersbeheer met onbeperkte capaciteit : • Onbeperkt aantal deelnemers: Geen limieten op het aantal bevestigde deelnemers • Google-achtige directe zoekfunctie: Vind elke deelnemer in minder dan 1 seconde • Directe in-app filtering: Geen Excel-exports nodig voor geavanceerde filtering • Realtime updates: Automatische synchronisatie van alle deelnemersdata • 360° deelnemersprofielen: Complete evenementgeschiedenis en communicatiegeschiedenis De administratie maakt onderscheid tussen contacten (potentiële deelnemers) en deelnemers (bevestigde registraties).

Wat is het verschil tussen contacten en deelnemers?

Contacten vs. deelnemers - twee verschillende gebieden: Contacten (Contactbeheer): • Potentiële deelnemers voor e-mailcampagnes • 7-staps statusworkflow (Aangemaakt → Uitgenodigd → Geregistreerd) • Massa-uitnodigingen en segmentatie • Import/export voor contactlijsten Deelnemers (deelnemersbeheer): • Bevestigde registraties en boekingen • Check-in status en QR-codebeheer • Complete boekingsdetails en betalingsstatus • Naamkaartjes en PDF-generatie De workflow: Contacten worden deelnemers door succesvolle registratie.

Hoe werkt het zoeken en filteren van deelnemers?

Google-achtige directe zoekfunctie zonder Excel-export: Intelligente full-text zoekfunctie: • Zoekt automatisch in alle deelnemersvelden • Resultaten in minder dan 1 seconde • Intelligente conceptherkenning Geavanceerde filtering: • Onbeperkt combineerbare filters • Alle aangepaste velden kunnen worden gefilterd • Opgeslagen filtersets • Exporteer alleen gefilterde resultaten Geen Excel-afhankelijkheid: • Alle functies direct in de app • Direct filteren en sorteren • Mobiel-geoptimaliseerde zoekfunctie

Welke deelnemersdata wordt verzameld en beheerd?

Uitgebreide gegevensverzameling in 4 categorieën: 1. Basisgegevens: • Voornaam, achternaam, e-mail, telefoon • Bedrijf, functie, aanhef, titel 2. Boekingsdetails: • Tickettype, boekingsnummer, boekingsdatum • Prijs, betalingsstatus, betaalmethode, factuurnummer 3. Evenementgegevens: • Evenementnaam, evenementdatum, check-in tijd • Tafeltoewijzing, workshopselectie, dieetwensen 4. Aangepaste velden: • Alle door jou gedefinieerde velden • Dropdownwaarden, keuzerondjes • Conditionele en speciale velden Alle velden zijn doorzoekbaar en filterbaar!

Hoe werkt het check-in beheer?

Professioneel check-in systeem met 2-seconden garantie: QR-code check-in: • Elke deelnemer ontvangt een individuele QR-code • Check-in in minder dan 2 seconden via mobiele app • Offline synchronisatie voor evenementen zonder internettoegang Check-in functies: • Mobiele check-in app voor iOS/Android • Meerdere check-in stations tegelijkertijd • Realtime statistieken en monitoring • Check-in status in deelnemerslijst Rapportage: • Live dashboard met check-in aantallen • Export van check-in lijsten • Aanwezigheidsrapporten en statistieken

Welke export- en rapportagefuncties zijn beschikbaar?

Flexibele export- en rapportagemogelijkheden: CSV/Excel export: • Alle deelnemersdata of alleen gefilterde lijsten • Aanpasbare kolomselectie • Boekingsdata en aangepaste velden inbegrepen Analytics & Rapportage: • Realtime dashboard met KPI's • Registratietrends en conversiepercentages • Check-in statistieken en aanwezigheidsanalyse Integratie: • API-toegang voor externe systemen • Webhook-integratie voor automatische updates

Deelnemersbeheer

Deelnemersbeheer is het hart van elk evenement. Quick Event brengt alle bevestigde registraties, boekingsgegevens en check-in statussen samen op één plek — met full-text zoekfunctie, geavanceerde filters en realtime synchronisatie. Geen Excel-export nodig, geen databreuken.

Overzicht

Quick Event maakt onderscheid tussen twee belangrijke gebieden: Contacten en Deelnemers . Contacten zijn potentiële gasten die je wilt uitnodigen voor je evenement — ze doorlopen een meerstaps statusworkflow van "Aangemaakt" naar "Uitgenodigd" naar "Geregistreerd". Deelnemers daarentegen zijn mensen die het registratieproces succesvol hebben voltooid en een bevestigde boeking hebben.

Zodra iemand zich registreert via het registratieformulier , wordt er automatisch een deelnemersprofiel aangemaakt. Dit profiel bevat alle ingevulde formuliervelden, boekingsinformatie (geselecteerd contingent , betalingsstatus) en de check-in status. Als de persoon eerder als contact was opgeslagen, wordt hun contactstatus bijgewerkt naar "Geregistreerd".

In plaats van deelnemersdata naar Excel te exporteren en daar moeizaam te filteren, biedt Quick Event alle zoek- en filterfuncties direct in de app. Dit bespaart tijd en voorkomt verouderde gegevens.

Full-text zoekfunctie

De zoekbalk zoekt automatisch in alle deelnemersvelden — naam, e-mail, bedrijf, boekingsnummer en alle aangepaste velden. Resultaten verschijnen in minder dan een seconde, zelfs met duizenden deelnemers. Je hoeft niet te weten in welk veld een term staat: voer gewoon de zoekterm in en Quick Event vindt de overeenkomende vermeldingen.

Geavanceerde filters

Naast de vrije tekstzoekfunctie kun je een onbeperkt aantal filters combineren. Filter op check-in status, contingent, betalingsstatus, registratiedatum of elk aangepast veld. Filters kunnen onbeperkt worden gecombineerd, wat complexe zoekopdrachten mogelijk maakt — bijvoorbeeld "alle deelnemers van bedrijf X die het VIP-contingent hebben geboekt en nog niet zijn ingecheckt."

Opgeslagen filtersets

Veelgebruikte filtercombinaties kunnen worden opgeslagen als een filterset en met één klik opnieuw worden toegepast. Dit is vooral handig voor terugkerende taken zoals "Alle VIP-gasten die niet zijn ingecheckt" of "Deelnemers zonder betaling." Opgeslagen filters zijn beschikbaar voor alle teamleden.

Deelnemersdata en -profielen

Elke deelnemer heeft een compleet profiel dat alle relevante informatie samenstelt. De gegevens zijn verdeeld in drie secties.

Stamgegevens

De stamgegevens omvatten de kernvelden die tijdens de registratie worden verzameld: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, en optioneel bedrijf, functie, aanhef en titel. Deze velden zijn standaard inbegrepen en vormen de basis voor communicatie, het afdrukken van naamkaartjes en het genereren van PDF's.

Boekingsgegevens

Elke registratie omvat boekingsinformatie: het geselecteerde contingent (tickettype), de betalingsstatus en, indien van toepassing, het factuurnummer. Groepsboekingen tonen alle personen die aan de boeking zijn gekoppeld. De betalingsstatus wordt automatisch bijgewerkt voor Stripe-betalingen.

Aangepaste velden

Alle velden die je hebt gedefinieerd in de formulierbouwer verschijnen ook in het deelnemersprofiel. Dit omvat tekstvelden, dropdowns, keuzerondjes, datum- en nummervelden, evenals conditionele velden die alleen zichtbaar waren voor bepaalde antwoorden. Alle aangepaste velden zijn doorzoekbaar en filterbaar — ze worden hetzelfde behandeld als standaardvelden.

Check-in Beheer

Het check-in systeem van Quick Event is gebaseerd op QR-codes. Elke deelnemer ontvangt bij registratie een individuele QR-code — via e-mail, als PDF-ticket of als Apple Wallet-pas . Op de dag van het evenement scan je de code direct in je browser via de mobiele check-in weergave, zonder dat je een extra app hoeft te installeren.

De check-in duurt doorgaans minder dan twee seconden. Na het scannen zie je direct de naam, het geboekte contingent en of de deelnemer al is ingecheckt. Meerdere check-in stations kunnen tegelijkertijd werken en de gegevens synchroniseren in realtime.

Via het dashboard kun je de check-in voortgang live volgen: Hoeveel deelnemers zijn er al ter plaatse, hoeveel ontbreken er nog? Aanwezigheidsrapporten kunnen na het evenement worden geëxporteerd.

Export en Rapportage

Hoewel Quick Event de meeste analyses direct in de app toestaat, kun je deelnemersdata op elk moment als CSV-bestand exporteren. De export houdt rekening met actieve filters — wat betekent dat je alleen de deelnemers exporteert die overeenkomen met je huidige filtering. De kolomselectie kan worden aangepast, zodat alleen relevante velden in het exportbestand verschijnen.

Het geïntegreerde rapportagedashboard toont registratietrends, check-in statistieken en conversiepercentages. Een REST API is beschikbaar voor verdere integratie, waardoor deelnemersdata programmatisch kan worden opgehaald en bijgewerkt.