Hoe maak ik contingenten (ticketcategorieën) aan in Quick Event?

In de studio, onder Contingenten, kun je een onbeperkt aantal ticketcategorieën aanmaken. Elk contingent heeft een titel, een optionele beschrijving en een optionele capaciteitslimiet. • Onbeperkt aantal: Maak zoveel contingenten aan als je nodig hebt — Standaard, VIP, Early Bird, Workshop Add-ons • Capaciteitslimieten: Definieer een limiet per contingent of laat het veld leeg voor onbeperkte beschikbaarheid. • Groepsboekingen: Gebruik "personen per eenheid" om tafeltickets, familiepakketten of teamtickets weer te geven. • Early Bird: Creëer je eigen beperkte hoeveelheidstoewijzing voor gespreide beschikbaarheid Zodra een contingent is uitverkocht, wordt het automatisch gedeactiveerd in het registratieformulier.

Hoe werkt de generatie van PDF-tickets?

Quick Event genereert automatisch printklare PDF-tickets — professioneel en direct klaar om te verzenden: • Snelheid: 500 PDF-tickets in ongeveer 30 seconden • Sjablooneditor: Pas het sjabloon aan met logo, deelnemersnaam, QR-code en alle velden via drag-and-drop. • Automatische levering: PDF's worden bijgevoegd bij de bevestigings-e-mail. • Opnieuw downloaden: Deelnemers kunnen hun ticket op elk moment downloaden via de bevestigingspagina. De ingebedde QR-code is uniek per deelnemer en wordt gescand bij de ingang.

Ondersteunt Quick Event Apple Wallet-passen?

Ja. Naast PDF-tickets biedt Quick Event Apple Wallet-passen met de volgende voordelen: • Toegang via vergrendelscherm: De pas wordt direct op de iPhone opgeslagen — je hoeft geen e-mails te doorzoeken of PDF's te openen. • Offline bruikbaar: De pas werkt zonder internetverbinding bij de ingang. • QR-code inbegrepen: Zelfde code als in het PDF-ticket Wallet-passen worden via e-mail verzonden samen met het PDF-ticket en kunnen als alternatief via de bevestigingspagina worden toegevoegd.

Hoe werkt de QR-code check-in ter plaatse?

Check-in vindt plaats direct in de mobiele browser — geen app-installatie vereist: • Snelheid: Check-in duurt minder dan 2 seconden • Meerdere stations: Elk aantal apparaten (tablet, smartphone, laptop) kan tegelijkertijd als check-in station werken. • Realtime synchronisatie: Alle stations synchroniseren direct — een check-in bij station A is onmiddellijk zichtbaar bij station B. • Dubbele detectie: Dubbele check-ins worden gedetecteerd en weergegeven met een melding. • Live dashboard: Volg de check-in voortgang in realtime Open de check-in pagina voor je evenement in je browser en richt je camera op de QR-code.

Hoe veilig zijn QR-codes?

Elke QR-code bevat een versleuteld token dat uniek is voor elke deelnemer: • Uniek: Elke deelnemer ontvangt een individuele code — vervalsing of delen is vrijwel onmogelijk. • Fraudebestendig: Elke code is uniek en kan niet worden gekopieerd of overgedragen. • Directe verificatie: Ongeldige of reeds gebruikte codes worden onmiddellijk gedetecteerd tijdens de scan. • Meerdere keren beschikbaar: De QR-code is opgenomen in het PDF-ticket, de wallet-pas en de bevestigings-e-mail. Op deze manier heeft de deelnemer altijd ten minste één toegangsmethode — zelfs als de PDF niet direct beschikbaar is.

Tickets, Passen & Check-in

Van ticketcategorie en PDF-ticket tot scan bij de ingang — Quick Event dekt de gehele levenscyclus van een evenementticket. Dit artikel legt uit hoe je ticketcontingenten aanmaakt, automatisch PDF-tickets en Apple Wallet-passen verzendt, en incheckt via QR-code op de dag van het evenement.

Overzicht

Een contingent is een ticketcategorie met een eigen naam, optionele prijs en optionele capaciteitslimiet. Typische voorbeelden zijn "Standaard Ticket," "VIP," "Early Bird," of "Workshop Add-on." Elk contingent kan gratis of betaald zijn, een vaste deelnemerslimiet hebben, of onbeperkt beschikbaar zijn.

Wanneer een persoon zich registreert , selecteert hij of zij één of meer ticketcontingenten. Quick Event creëert dan een boeking met de geselecteerde tickets. Na succesvolle registratie ontvangen deelnemers automatisch een PDF-ticket via e-mail — optioneel ook een Apple Wallet-pas.

Contingenten aanmaken

In de studio vind je de beheersectie voor alle ticketcategorieën onder "Contingenten ." Elk contingent heeft een titel en een optionele beschrijving. Maak zoveel contingenten aan als je wilt — er is geen limiet.

Je stelt capaciteitslimieten in voor elk contingent. Zodra een contingent is uitverkocht, wordt het automatisch gedeactiveerd in het registratieformulier . Als je geen limiet nodig hebt, laat je het veld leeg — Quick Event behandelt het contingent dan als onbeperkt beschikbaar.

Voor gespreide beschikbaarheid maak je eenvoudig meerdere contingenten aan, bijv. een "Early Bird" contingent met een beperkt aantal eenheden en een regulier contingent. Als het Early Bird contingent uitverkocht is, krijgen deelnemers automatisch toegang tot het reguliere contingent.

Groepsboekingen kunnen worden ingesteld met behulp van het veld "Personen per eenheid" . Een tafelticket voor 4 personen registreert automatisch alle 4 personen met één enkele boeking. Hierdoor kun je familiepakketten, tafelreserveringen of teamtickets aanmaken zonder dat deelnemers meerdere keren hoeven te boeken.

PDF-tickets

Een PDF-ticket kan automatisch worden bijgevoegd bij elke bevestigde registratie. Quick Event genereert PDF's server-side met 300 DPI — printklaar en professioneel. Generatie is snel: 500 PDF-tickets worden in ongeveer 30 seconden aangemaakt.

In de studio ontwerp je de PDF-sjabloon met behulp van de geïntegreerde sjablooneditor. Plaats het eventlogo, de naam van de deelnemer, de QR-code, capaciteit en andere velden via slepen en neerzetten. De QR-code wordt automatisch ingesloten en bevat het versleutelde check-in token van de deelnemer.

PDF-tickets worden automatisch bijgevoegd bij de bevestigingsmail . Deelnemers kunnen hun ticket op elk moment opnieuw downloaden zonder contact op te hoeven nemen met de organisator. Dit werkt via een gepersonaliseerde link op de bevestigingspagina.

Apple Wallet

Naast PDF-tickets biedt Quick Event ook Apple Wallet-passen . Een Wallet-pas wordt direct op het vergrendelscherm van de iPhone opgeslagen — deelnemers hoeven bij de ingang geen e-mail te zoeken of een PDF te openen.

Wallet-passen bevatten dezelfde QR-code als het PDF-ticket en werken ook offline — een internetverbinding is niet vereist om ze bij de ingang te tonen.

In de studio activeer je de wallet-pas onder PDF & Passen . Daar configureer je de kleuren, het logo en welke informatie op de pas verschijnt. De wallet-pas wordt via e-mail verzonden samen met het PDF-ticket en kan als alternatief via de bevestigingspagina worden toegevoegd.

Check-in

Op de dag van het evenement kun je QR-codes direct scannen in je mobiele browser . Quick Event vereist geen native app — de check-in weergave werkt in elke moderne browser op smartphones of tablets. Open eenvoudig de check-in pagina van je evenement en richt je camera op de QR-code.

Een enkele check-in duurt doorgaans minder dan twee seconden . Na het scannen zie je direct de naam van de deelnemer, het geboekte contingent en of de persoon al is ingecheckt. Dubbele check-ins worden gedetecteerd en weergegeven met een melding.

Meerdere check-in stations kunnen tegelijkertijd werken. Elk apparaat met browsertoegang kan dienen als station — een speciale tablet, de smartphone van een helper of een laptop bij de receptie. Alle stations synchroniseren in realtime : Wanneer een deelnemer incheckt bij station A, ziet station B onmiddellijk de bijgewerkte status.

Via het dashboard kun je de check-in voortgang live volgen: Hoeveel deelnemers zijn ter plaatse, hoeveel ontbreken er nog? Deze cijfers worden bijgewerkt met elke individuele registratie.

QR-codes

Elke deelnemer ontvangt een unieke QR-code bij registratie. De code bevat een versleuteld token dat exclusief aan de betreffende deelnemer is toegewezen. Dit elimineert vrijwel de mogelijkheid van delen of vervalsing.

QR-codes zijn ingebed in het PDF-ticket, opgenomen in de Apple Wallet-pas en ook beschikbaar als een aparte afbeelding in de bevestigingsmail. Dit zorgt ervoor dat deelnemers altijd minstens één toegangsmethode hebben — zelfs als het PDF-ticket niet direct beschikbaar is, is de QR-code in de e-mail of Wallet voldoende.

Tijdens het scannen verifieert Quick Event het token server-side in realtime. Ongeldige, verlopen of reeds gebruikte codes worden onmiddellijk gedetecteerd en dienovereenkomstig weergegeven. Alle communicatie tussen de scanner en de server is versleuteld.

Tickets (betaald)

Wijs een prijs toe aan elk contingent en Quick Event regelt de rest. Bij registratie doorlopen deelnemers een veilige Stripe Connect checkout — kaart, Apple Pay, Google Pay, SEPA en andere lokale methoden worden ondersteund. Na een succesvolle betaling ontvangt de deelnemer hetzelfde PDF-ticket en Apple Wallet-pas als voor een gratis evenement, en de gelden worden door Stripe direct op jouw bankrekening uitbetaald.

Terugbetalingen worden met één klik vanuit de studio gedaan (Boekingen → Terugbetaling), BTW-conforme facturen worden automatisch gegenereerd en geschillen worden via het Stripe Dashboard afgehandeld. Quick Event houdt het geld nooit vast — Stripe Connect stuurt elke uitbetaling rechtstreeks naar de organisator. De kosten bedragen €0,99 + 2,75 % per verkocht betaald ticket, verrekend met elke Stripe-uitbetaling — geen maandelijkse kosten, geen setupkosten, je betaalt alleen als je geld verdient. Zie /pricing voor de volledige uitsplitsing en de details van de Stripe-integratie .