Formulieren & Registratie

De formuliergenerator is de centrale tool voor het creëren van registratieformulieren voor je evenementen. In plaats van rigide, standaardformulieren kun je met drag-and-drop een willekeurig aantal aangepaste velden creëren, als-dan regels definiëren voor conditionele zichtbaarheid, en alles wordt automatisch gevalideerd—zonder één regel code te schrijven. Dit artikel behandelt het gehele proces, van formulierontwerp en registratie tot automatische bevestiging.

Overzicht

De visuele editor in de Studio laat je velden toevoegen, verplaatsen en configureren. Je ziet altijd een live preview van het formulier zoals het aan je deelnemers zal verschijnen. Alle invoer wordt automatisch en betrouwbaar gevalideerd tijdens de registratie—zowel in de browser als op de server—zodat er geen foutieve of onvolledige gegevens worden opgeslagen.

Er is geen limiet aan het aantal velden. Of je nu drie standaardvelden nodig hebt of dertig aangepaste velden met geneste logica—de generator ondersteunt beide. Alle formuliergegevens stromen direct in Quick Event's deelnemersbeheersysteem en is daar beschikbaar voor zoeken, filteren en exporteren.

Veldtypen

De formuliergenerator biedt negen verschillende veldtypen, elk geschikt voor verschillende invoerscenario's. Elk veldtype heeft zijn eigen validatieregels en weergaveopties.

Tekstinvoer

Tekst — Een enkelregelig tekstveld voor korte informatie zoals naam, bedrijf of functie. Je kunt minimale en maximale lengtes instellen en placeholdertekst definiëren.

E-mail — Tekstveld met automatische e-mailvalidatie. Het formaat wordt zowel in de browser als op de server gecontroleerd. Ongeldige adressen worden onmiddellijk gemarkeerd met een foutmelding.

Nummer — Numeriek invoerveld met optionele minimum- en maximumwaarden. Geschikt voor informatie zoals leeftijd, aantal personen of budgetten.

Tekstvak — Meerregelig tekstveld voor langere invoer zoals opmerkingen, speciale verzoeken of dieetinstructies.

Selectievelden

Selectie — Dropdownlijst voor individuele selectie uit vooraf gedefinieerde opties. Ideaal voor velden zoals aanhef, T-shirtmaat of workshopselectie.

Radio — Radiobuttons waarbij precies één optie kan worden geselecteerd. Alle opties zijn tegelijkertijd zichtbaar, wat de beslissing vergemakkelijkt bij weinig keuzes.

Checkbox — Checkboxes voor meervoudige selectie. Deelnemers kunnen meerdere opties tegelijkertijd activeren — bijvoorbeeld voor interessegebieden of aanvullende diensten.

Speciale velden

Datum — Datumveld met kalenderwidget. Voor informatie zoals verjaardag, aankomst- of vertrekdatum. Het formaat wordt automatisch gevalideerd.

Titel — Geen invoerveld, maar een kop voor de visuele structurering van het formulier. Gebruik titelvelden om gerelateerde velden in logische secties te groeperen — bijvoorbeeld "Persoonlijke gegevens", "Boekingsdetails" of "Speciale verzoeken".

Drag-and-drop indeling

Velden kunnen worden herschikt met drag-and-drop. Pak een veld eenvoudigweg bij de hendel en sleep het naar de nieuwe positie. De andere velden passen zich automatisch aan. Dit stelt je in staat de formulierstructuur in seconden te wijzigen zonder velden te hoeven verwijderen en opnieuw aan te maken.

Wanneer je een veld verplaatst, zie je een visuele markering die aangeeft waar het zal worden ingevoegd. Deze directe feedback maakt bewerken intuïtief—je behoudt het overzicht, zelfs bij formulieren met veel velden.

Conditionele logica

Conditionele velden verschijnen alleen als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Ze definiëren als-dan regels op basis van de antwoorden in andere velden. Dit verkort het formulier voor deelnemers die bepaalde opties niet hebben geselecteerd en verhoogt de voltooiingsgraad.

Een typisch voorbeeld: Het veld "Bedrijfsgegevens" wordt alleen weergegeven als de deelnemer "Zakelijk" heeft geselecteerd onder "Registratietype". Of het veld "Allergieën" verschijnt alleen als "Catering vereist" is geactiveerd. Meerdere voorwaarden kunnen worden gecombineerd, waardoor zelfs complexe vertakkingen kunnen worden geïmplementeerd.

De logica is onzichtbaar voor deelnemers. Ze zien alleen de velden die relevant zijn voor hun selectie. Dit vermindert verwarring en leidt tot schonere gegevens.

Automatische validatie van invoer

Quick Event controleert automatisch alle invoer van je deelnemers: fouten worden direct naast het relevante veld weergegeven—bijvoorbeeld als een verplicht veld leeg is gelaten, een e-mailadres ongeldig is, of een nummer buiten het toegestane bereik valt. Deelnemers zien de feedback terwijl ze hun informatie invoeren, niet pas na het indienen. Als organisator hoef je niets te configureren—de validatieregels worden automatisch gegenereerd vanuit je veldconfiguratie.

Mobiele optimalisatie

Alle formulieren zijn vanaf de basis geoptimaliseerd voor mobiele apparaten. De velden passen zich automatisch aan de schermbreedte aan, invoervelden zijn groot genoeg voor touchscreengebruik, en de validatieberichten zijn gemakkelijk leesbaar, zelfs op kleine schermen.

Selectievelden op mobiele apparaten maken gebruik van het native dropdownmenu van het besturingssysteem, wat een vertrouwde en snelle bediening mogelijk maakt. Datumvelden openen de native kalender. Het formulier laadt snel en functioneert betrouwbaar, zelfs met een trage mobiele verbinding.

Registratietypes

Niet elk evenement is hetzelfde. Daarom ondersteunt Quick Event verschillende registratietypes, die kunnen worden gecombineerd afhankelijk van het type evenement.

Openbare registratie

Met openbare registratie kan elke bezoeker van de evenementpagina zich direct registreren. De landingspagina is SEO-geoptimaliseerd, zodat potentiële deelnemers het evenement ook via zoekmachines kunnen vinden. Deze modus is geschikt voor conferenties, beurzen, openbare lezingen en elk evenement dat streeft naar maximaal bereik.

Privé registratie (alleen op uitnodiging)

Met privé registratie kunnen alleen uitgenodigde contacten zich registreren. Toegang wordt gecontroleerd via het geïntegreerde contactbeheersysteem : Je nodigt mensen uit via e-mail, en alleen zij ontvangen een gepersonaliseerde registratielink. Deze modus is ideaal voor interne bedrijfsevenementen, exclusieve gala-avonden of besloten workshops.

Wachtwoordbeveiliging

Voor evenementen die openbaar toegankelijk moeten zijn, maar alleen voor een specifieke groep mensen, kun je wachtwoordbeveiliging activeren. Deelnemers moeten dan een wachtwoord invoeren voordat ze het registratieformulier zien. Dit stelt je in staat de link te delen, bijvoorbeeld via een nieuwsbrief of een intern portaal, terwijl je tegelijkertijd ervoor zorgt dat alleen geautoriseerde personen zich kunnen registreren.

Het registratieproces

De registratie-assistent verdeelt het registratieproces in duidelijk gescheiden stappen. Deelnemers zien alleen de informatie die op dat moment relevant is – dit vermindert het uitvalpercentage en zorgt voor intuïtieve gebruikersbegeleiding. Een voortgangsindicator toont te allen tijde hoe ver de registratie is gevorderd.

Stap 1: Selecteer het aantal personen

In de eerste stap selecteren deelnemers hoeveel personen ze willen registreren. Als organisator stel je het maximale aantal personen per registratie in de Studio in. Als slechts één persoon per registratie is toegestaan, wordt deze stap automatisch overgeslagen en gaat de deelnemer direct naar de pagina voor gegevensinvoer. Als het evenement een capaciteitslimiet heeft, worden de resterende plaatsen weergegeven.

Stap 2: Deelnemersgegevens en contingent

Het registratieformulier wordt individueel voor elke persoon weergegeven. De velden worden geconfigureerd met behulp van de hierboven beschreven formuliergenerator en kunnen zowel standaardvelden (naam, e-mail, bedrijf) als aangepaste velden bevatten. Voorwaardelijke velden verschijnen alleen als aan bepaalde voorwaarden is voldaan.

Als contingenten zijn geconfigureerd, selecteert elke deelnemer in deze stap zijn tickettype. Alle beschikbare contingenten worden weergegeven met hun titel, beschrijving en resterende capaciteit – volgeboekte contingenten worden automatisch gedeactiveerd. Bij groepsboekingen kunnen meerdere personen een contingent delen.

Alle invoer wordt in realtime gevalideerd. Verplichte velden, e-mailformaten en door de gebruiker gedefinieerde regels worden onmiddellijk gecontroleerd, zodat fouten worden gedetecteerd zodra ze worden ingevoerd. Voor meerdere gebruikers leidt de assistent hen sequentieel door elk formulier voordat ze verdergaan naar de samenvatting.

Stap 3: Samenvatting en afronding

Voordat ze indienen, zien deelnemers een volledig overzicht: de gegevens die door alle personen zijn ingevoerd en de geselecteerde ticketcontingenten. Na akkoord te gaan met het privacybeleid, is de boeking voltooid. Quick Event leidt deelnemers vervolgens automatisch door naar de succesvolle pagina, waar ze hun tickets als PDF kunnen downloaden. Tegelijkertijd ontvangen alle deelnemers een bevestigingsmail met hun individuele QR-code.

Boekingsstatus

Elke boeking doorloopt een duidelijk gedefinieerde statusworkflow. De huidige status bepaalt welke acties beschikbaar zijn en welke geautomatiseerde processen worden geactiveerd.

In behandeling

Zodra een deelnemer het registratieformulier indient, wordt de boeking aangemaakt met de status "In behandeling". Een automatische ontvangstbevestiging informeert de deelnemer dat hun registratie is ontvangen. Afhankelijk van de configuratie kan de bevestiging handmatig door de organisator of automatisch worden gedaan.

Bevestigd

Bevestigde boekingen geven de deelnemer recht op deelname en check-in. Bij bevestiging wordt automatisch een e-mail verzonden met evenementdetails, een QR-code en, indien van toepassing, het PDF-ticket of de Apple Wallet-pas. De deelnemer verschijnt dan in de deelnemerslijst .

Geannuleerd

Geannuleerde boekingen geven de gereserveerde plaats automatisch vrij, waardoor de toegewezen capaciteit weer beschikbaar komt. De deelnemer ontvangt een annuleringsmelding. Annuleringen kunnen worden geïnitieerd door de organisator of—indien geconfigureerd—door de deelnemer zelf.

Automatische bevestigingen

Quick Event stuurt automatisch de juiste e-mail wanneer de status verandert. De e-mailsjablonen kunnen in de Studio onder "E-mails" worden geconfigureerd en ondersteunen placeholders voor deelnemersgegevens, boekingsinformatie en evenementdetails.

De standaardconfiguratie omvat een orderbevestiging voor nieuwe registraties, een boekingsbevestiging met een QR-code wanneer de status verandert naar "Bevestigd," en een annuleringsmelding. Daarnaast kun je je eigen e-mailsjablonen creëren voor herinneringen en follow-ups via e-mailcampagnes .

Registratie zonder contingent

Voor eenvoudige evenementen zonder ticketcategorieën kun je de contingentselectie volledig uitschakelen. Deelnemers gaan dan direct door naar gegevensinvoer. Deze optie is geschikt voor evenementen waar slechts één type deelname is en geen differentiatie per tickettype vereist is.

Toepassingsvoorbeelden

Afhankelijk van het evenementtype heb je verschillende velden nodig. Hier zijn enkele typische configuraties.

Bedrijfsevenementen

Voor bedrijfsevenementen verzamel je, naast standaardgegevens, vaak informatie zoals bedrijfsnaam, functie, afdeling, kostenplaats en dieetwensen. Met behulp van conditionele logica kun je ervoor zorgen dat het veld "Kostenplaats" alleen wordt weergegeven als de deelnemer een specifiek bedrijf heeft geselecteerd.

Trainingen en seminars

Voor educatieve evenementen zijn velden zoals voorkennis, leerdoelen, certificaatvereisten en of deelnemers hun eigen laptops meenemen relevant. Radiobuttons zijn geschikt voor het beoordelen van kennisniveaus, terwijl checkboxes de selectie van meerdere interessegebieden mogelijk maken.

Netwerkevenementen

Community-evenementen profiteren van velden zoals LinkedIn-profiel, interesses, "Ik zoek" en "Ik bied aan". Deze informatie helpt deelnemers geschikte gesprekspartners te vinden en geeft jou, als organisator, waardevolle inzichten in de samenstelling van je community.

Beurzen en congressen

Voor grote evenementen met complexe boekingssystemen worden velden zoals standnummer, productinteresse, budget en het boeken van vergaderslots gebruikt. Conditionele logica is hier bijzonder nuttig: exposanten zien andere velden dan bezoekers, en VIP-gasten ontvangen aanvullende opties.

Integratie en Export

Alle verzamelde formuliergegevens zijn beschikbaar via verschillende methoden. Met de CSV-export kun je elke registratie in een Excel-compatibel formaat direct vanuit de Studio downloaden. Een publiek evenement-creatie-eindpunt bestaat al op POST /api/public/create-event; een volledige lees-REST API voor programmatische toegang tot formuliergegevens en integratie met externe systemen staat op de roadmap.

Webhooks zijn ook gepland en zullen externe systemen in real time op de hoogte stellen van elke nieuwe registratie. Ze stellen je in staat automatisch leads aan te maken in je CRM, deelnemers toe te voegen aan e-mailmarketinglijsten, of interne workflows te activeren — alles zonder handmatige inspanning.

De formuliergegevens stromen ook direct in Quick Event's deelnemersbeheersysteem . Daar zijn alle door de gebruiker gedefinieerde velden doorzoekbaar en filterbaar, net als de standaardvelden. Een apart export- en importproces is niet vereist.